Sie waren wohl die ersten sagenhaften kleinen Helfer. Die kleinen Kerle mit den roten Mützen. Als Heinzelmännchen erledigten sie nachts das, was tagsüber nicht erledigt werden konnte. Die Zeiten haben sich gewandelt. Heute heißen die Helfer App, Software oder auch Checkliste. Befassen wir uns mit einigen davon etwas intensiver.

Es liegt wohl in der Natur der Menschen, dass wir uns im Tagesablauf zunächst mit den Dingen und Vorgängen befassen, die wir gern und gut tun. Und wenn dann noch ein Kunde anruft und mit Tamtam sein Problem als das wichtigste der Welt auf unseren Schreibtisch bringt, dann ist klar was passiert. Wir lassen wichtige Dinge liegen und widmen uns dem scheinbar eiligen Thema.

Zeitgewinn durch „eilig und wichtig“

Fester Bestandteil von Seminaren zum Zeitmanagement ist ein inzwischen legendär gewordenes Kreuz aus zwei Pfeilen die für „eilig und wichtig“ stehen. Das Kreuz geht auf den ehemaligen General und dann späteren Präsidenten der USA, Dwight D. Eisenhower, zurück. Er soll mit den sich kreuzenden Pfeilen seine Tagesaufgaben strukturiert haben, eine Methode die auch heute noch hervorragend funktioniert.

Die Kategorisierung nach Aufgaben die a) wichtig und eilig, b) wichtig aber nicht eilig, c) unwichtig aber sehr eilig und d) unwichtig und nicht eilig sind, kann zu einem wichtigen kleinen Helfer im Zeitmanagement werden.

Aufgaben der Kategorie a) „wichtig und eilig“ werden oft Chefsache oder der betreffenden Spezialisten sein. Aufgaben aus b) und c) sind in den normalen Arbeitsprozess terminlich einzuordnen und untereinander wieder mit Prioritäten zu versehen. Und Aufgaben aus d) kann man oft ganz schnell beenden: Papierkorb. Den Lesern von Pfefferminzia.de stellen wir das „Eisenhower-Kreuz“ hier zum Pfefferminzia-Vorzugspreis zum Download zur Verfügung.

Elektronische Kalender-, Aufgaben- und Mailfunktionen

Eisenhower stand gewissermaßen Pate für diverse Funktionen der Kalender- und Mailprogramme verschiedener Anbieter. Priorisierung nach „eilt und wichtig“ geht dann mit farblichen Markierungen oder Fähnchen. Delegierungen oder Wiedervorlagen auch kein Problem. Und der Klick auf den Papierkorb oder ein Mailordner mit „offenen Mailvorgängen“ ist auch kein Problem, den virtuellen Schreibtisch zu priorisieren und zu sortieren.

Ich bin bei Maklerbesuchen zur Ermittlung qualitativer Aspekte für den Wert von Maklerbeständen oder ganzen Firmen begeistert, wenn ich sehe, wie Makler und deren Mitarbeiter die Kalender-, Aufgaben- und Mailfunktionen von MS-Outlook oder auch ähnlichen Systemen in Maklerverwaltungsprogrammen (MVP) nutzen.

Effektiv delegiert der Makler an seinen Mitarbeiter mit speziellen Aufgaben und Kenntnissen die entsprechenden Vorgänge. Die Erledigung wird im MVP registriert und dokumentiert und alle offenen Vorgänge bleiben beim Chef (oder der Chefin) in der elektronischen Liste zur Bestimmung der weiteren Verfahrensweise. Keine Zettelwirtschaft, dafür aber zeitsparendes Supercontrolling stationär oder auf dem Smartphone.

Etwas weiter gehen Beratungstools zu Teilbereichen der Beratung oder der kompletten Risikoerfassung beim Kunden. Prüfenswert sind beispielsweise die Tools das Münchner Maklers Joachim Haid, der vielen Maklern und Versicherern auch als Riester-Spezialist bekannt ist. Unter dem Firmennamen Softfin bietet er neben Bewertungs- und Beratungstools zum Thema Riester auch entsprechende CRM-Tools an.

Die CRM-Tools basieren auf einer speziellen Open-Source-Datenbank und stehen interessierten Maklers in zwei verschiedenen Varianten zur Verfügung. Im Gegensatz zu standardisierten CRM-Tools ist hier sogar eine Konfiguration entsprechend der individuellen Anforderungen und Wünsche möglich.