Mann beim Multitasken: Mit Multitasking hat unser Gehirn Probleme. Besser ist es, Aufgaben nacheinander abzuarbeiten. © Geschäft Foto erstellt von rawpixel.com - de.freepik.com
  • Von Redaktion
  • 20.10.2020 um 14:58
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15 Weiterbildungsstunden müssen Vermittler im Jahr mindestens vorweisen, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Manch einer fragt sich angesichts des allgemeinen Arbeitsaufkommens, wie das denn zu schaffen sei. Thomas Köhler, Gründer und Geschäftsführer der Zaigen GmbH, liefert neun Tipps, wie Versicherungsvermittler im Arbeitsalltag Zeit sparen können.

  1. Pausen nicht vernachlässigen

Geht es um das Thema Zeitersparnis, mag es paradox klingen, sich mit Pausen zu beschäftigen. Jedoch benötigt unser Gehirn diese Pausen dringend, um in den Arbeitszeiten Höchstleistungen erbringen und die anstehenden Aufgaben effektiv erledigen zu können. Wissenschaftler schlagen heute sogar vor, in einem Zeitraum von 60 Minuten nur etwa 50 Minuten zu arbeiten, um danach einen zeitlichen Raum für Pausen von etwa 20 Minuten freizuhalten.

Diese Pausenzeit kann in einem stressigen Alltag vielleicht nicht immer zu erreichen sein. Jedoch kann sich ein Zeitraum von 50 Minuten Arbeit gegenüber 10 Minuten Pause gut bewähren, um jederzeit optimal leistungsfähig zu bleiben. Nach einigen Stunden Arbeit sollte dann auch eine längere Pausenzeit eingeplant werden.

  1. Meetings strukturieren und rigoros in kurzer Zeit erledigen

In vielen Vertriebsagenturen herrscht eine Meeting-Kultur, die Zeit raubt. Meetings haben nur dann einen Sinn, wenn sie effektiv strukturiert sind und möglichst kurze Zeiträume in Anspruch nehmen. Außerdem sollte man in einem Meeting immer auf ein Ergebnis hinarbeiten.

Smalltalk sollte kleinen Zeitinseln, etwa in der Pausenzeit vorbehalten werden. Der reine Austausch von Informationen ist ebenfalls nichts, was in ein Meeting gehört. Hier sind andere Vermittlungswege wie kurze Telefonate, Memos oder E-Mails die besseren und zeitsparenden Alternativen. Außerdem muss nicht jedes Meeting in Persona stattfinden. Telefon- und Videokonferenzen eignen sich sehr dafür, besonders strukturiert und fokussiert in kurzer Zeit Ergebnisse zu erzielen.

  1. Emails sinnvoll bearbeiten und priorisieren

Elektronische Medien bringen viele Vorteile. Diese können sich auch in einer Zeitersparnis widerspiegeln. Allerdings verkehren sich diese Vorzüge ins Gegenteil, wenn man beispielsweise E-Mails nicht sinnvoll einsetzt. Dabei geht es vor allem um den Umgang mit eingehenden E-Mails. Nicht selten wird als erstes am Morgen bei Beginn des Arbeitstages mit dem Lesen der eingegangenen E-Mails begonnen. Nur in den seltensten Fällen haben diese E-Mails eine so hohe Priorität, dass sie an den Arbeitsanfang gehören, wenn die Konzentration am höchsten ist. Es kann deshalb mehr als sinnvoll sein, sich für die Bearbeitung von E-Mails einen bestimmten Zeitraum – etwa am späten Vormittag –freizuhalten, um am Morgen wirklich wichtige und umsatzsteigernde Maßnahmen zu erledigen.

Ebenso wichtig ist die Organisation von E-Mails. Hier kann man beispielsweise im E-Mail-Postfach Unterordner bilden, um grundsätzlich prioritären Nachrichten einen eigenen Ordner zuzuweisen. Wenn man sich mit seinen E-Mails beschäftigt, sollte man so vorgehen, wie es auch bei verkörperten Dokumenten und eingehenden Briefen sinnvoll ist. Briefe nicht mehrfach anfassen, sich daher mit E-Mails auch nicht mehrfach beschäftigen, sondern so oft wie möglich die Angelegenheit mit einer kurzen Antwort oder der Einleitung einer anderen Maßnahme endgültig abschließen.

  1. Mit Apps die Selbstorganisation verbessern und Zeit sparen

Auch einige Apps können dabei helfen, die alltägliche Zeitplanung straffer zu organisieren. Im persönlichen Lebensalltag kann es zum einen darum gehen, die außerberuflichen Verpflichtungen mit Anwendungen wie „Prime Now“ und „Rewe Online“ zu entstressen.

In die vertriebliche Organisation hinein reichen etwa „Evernote“, „Microsoft Teams“ und verschiedene Apps für Videokonferenzen. Hilfsmittel aus der agilen Projektbearbeitung wie „Trello“ können Zeit sparen, weil sie eine strukturierte und einfache Aufgabenerledigung ermöglichen, ohne sich dabei zeitlich zu verzetteln. Viele dieser Apps sind dabei sogar in der Basisversion kostenlos.

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