Kim Hahn ist Inhaberin der Maklerfirma Leo Forsbeck in Bad Münstereifel. © Leo Forsbeck
  • Von René Weihrauch
  • 06.01.2021 um 12:08
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Es schont die Umwelt, spart Zeit und ermöglicht ein effizienteres Arbeiten. Dennoch ist das papierlose Büro in vielen Maklerbüros bisher nicht mehr als eine Zukunftsvision. Kim Hahn, Inhaberin der Maklerfirma Leo Forsbeck, ist da schon ein ganzes Stück weiter. Hier erzählt sie von ihren Erfahrungen.

Pfefferminzia: Sie haben in Ihrem Betrieb, wo immer es möglich war, auf papierlose, elektronische Systeme umgestellt und arbeiten nun „papierarm“, wie Sie es formulieren. Was heißt das? 

Kim Hahn: Bis auf die Bereiche, in denen es aufgrund der gesetzlichen Vorgaben nicht möglich ist, haben wir alles digitalisiert. Ausgedruckt wird nur noch, was unbedingt notwendig ist. Aber natürlich gibt es auch bei uns immer noch Aktenordner. Eine komplette Digitalisierung ist bei den bestehenden staatlichen Regulierungen kaum möglich. Dennoch konnten wir das Papieraufkommen schon um etwa 50 Prozent reduzieren, und wir arbeiten jeden Tag daran, dass es noch weniger wird. Natürlich muss man dabei auf Kundenwünsche Rücksicht nehmen. Wenn jemand zum Beispiel lieber einen Brief per Post statt einer E-Mail bekommt, dann richten wir uns selbstverständlich danach. 

Was sind die ersten Schritte auf dem Weg zum papierlosen oder zumindest papierarmen Büro? 

Als erstes gilt es, überhaupt ein Bewusstsein für das Problem zu schaffen. Wenn man wie ich mit Papier groß geworden ist, ist es nicht einfach, umzudenken. Es hilft aber, sich erstmal im Alltag bei jedem einzelnen Blatt Papier zu fragen: Wozu brauche ich das eigentlich? Brauche ich es überhaupt? Außerdem ist es wichtig, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit ins Boot zu holen und zu überzeugen, dass auch sie von der Umstellung profitieren. Nur ein Beispiel: Wer bisher 15 Minuten am Tag Ablage gemacht hat, kann vielleicht künftig 15 Minuten früher Feierabend machen. Man sollte gemeinsam überlegen: Was können wir anders machen? Wenn es im Kopf klick gemacht hat, ist der erste Schritt getan. 

Wie geht es dann weiter? 

So eine Umstellung geht nicht von heute auf morgen, das ist ein längerer Prozess. Mein Tipp: Schritt für Schritt vorgehen, das aber konsequent. Jeden Tag eine halbe Stunde freihalten, in der selektiert wird: Was im Bestand ist in Papierform, was davon kann digitalisiert werden? Diese Dokumente sollten dann am besten auch gleich eingescannt und anschließend entsorgt werden. Wobei die Entsorgung nicht so einfach ist. Wenn ich hochsensible Daten ins Kundenverwaltungsprogramm eingegeben habe, kann ich die Blätter nicht einfach ins Altpapier geben. Dazu braucht es eine abschließbare Tonne, die regelmäßig abgeholt und unter Wahrung des Datenschutzes professionell entsorgt wird.

Ein weiterer Schritt besteht darin, E-MailVerkehr mit Kunden ins Verwaltungsprogramm einzuspeichern. Früher haben wir Mails ausgedruckt und in die Ablage gelegt. Die Erfahrung zeigt, dass es mit einem digitalen Ordner viel einfacher ist, sie bei Bedarf wiederzufinden. Papierarmes Arbeiten ist nicht nur ökologisch sinnvoll, sondern spart beispielsweise auch Zeit. Dann sollte man die Versicherer, mit denen man zusammenarbeitet, bitten, möglichst Mails zu schicken anstatt Papierpost. Und die Anschaffung eines guten Scanners ist hilfreich. Wir hatten hier Akten, die teilweise 50 Jahre alt waren, mit hunderten von Blättern, da ist es gut, wenn man ein leistungsfähiges Gerät hat. Absolut unerlässlich ist ein zuverlässiger Schutz vor CyberAngriffen mit hochwertigen Virenschutzprogrammen und Firewalls sowie eine gute CyberVersicherung. Da sollte man auf keinen Fall sparen. 

Welche Dokumente dürfen überhaupt digitalisiert werden – und welche nicht?

Grundsätzlich kann man so gut wie alles digitalisieren, die Frage ist nur, wie es im Zweifel mit der Rechtskraft vor Gericht aussieht. Zum Beispiel kann es sein, dass Makleraufträge im Original eingefordert werden. Viele Ämter verlangen noch immer Unterlagen wie Kontoauszüge in Papierform. Auch alle Anträge, die gesundheitsrelevante Daten beinhalten, sollte man zur Sicherheit in gedruckter Form aufbewahren, also zum Beispiel Krankenvollversicherungsanträge und Gesundheitsprüfungen. Bei Beratungs- und Dokumentationsverzichtserklärungen besteht eine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung der Originale. Letztlich muss aber jeder ein Gefühl dafür entwickeln, was digitalisiert werden kann und was zur eigenen Sicherheit beziehungsweise im Interesse des Kunden auf Papier erhalten bleiben sollte.

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René

René Weihrauch

René Weihrauch arbeitet seit 35 Jahren als Journalist. Einer seiner Schwerpunkte sind Finanz- und Verbraucherthemen. Neben Pfefferminzia schreibt er für mehrere bundesweit erscheinende Zeitschriften und international tätige Medienagenturen.

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