Luxus-Uhrenmacher Parmigiani Fleurier bei der Arbeit: Die Uhr genau im Blick sollten auch Berater haben. Zu oft verschwenden sie ihre Zeit für Dinge, die gar nicht so wichtig sind. © Getty Images
  • Von Redaktion
  • 28.04.2015 um 05:22
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Telefonate, die eine Stunde dauern, jede neu eintreffende Mail wird sofort gelesen – beim Zeitmanagement besteht bei vielen Beratern noch einiges an Verbesserungspotenzial, weiß unser Gastautor Dr. Peter Schmidt. In seiner neuesten Kolumne gibt er deshalb hilfreiche Tipps, wie Makler & Co. effizienter arbeiten können.

Telefonate vorbereiten um Zeit zu sparen

Wenn Ihnen Ihre Telefon-Abrechung zeigt, dass Ihre Telefonate oft 10 Minuten oder länger dauern, dann haben Sie einen richtigen Zeitfresser entdeckt. Gut vorbereitete Telefonate müssen nicht so lange dauern.

Wenn klar ist, was Sie vom Kunden oder der Versicherungsgesellschaft wollen, dann kann das Anrufthema (Warteschleifen mal ausgenommen) auch in 90 Sekunden statt in 10 Minuten erledigt sein. Die Zeitersparnis über den Tag ist enorm.

Mail kommt, Arbeit bleibt liegen

Zeitfresser Nummer 2 ist der Email-Eingang. An keiner dieser Mailbox hängt kein Schild mit der Ausschrift „Leere mich sofort! Jetzt!“ Aber genau danach verfahren viele Vermittler. Kaum ist die Mail eingegangen und auf dem Bildschirm eingeblendet wird alles stehen und liegen gelassen.

Mails bekommen bei Vermittlern oder deren Angestellten oft eine Priorität, die ihnen gar nicht gebührt. Lassen Sie sich und Ihre Mitarbeiter nicht durch Mails durch den Tag treiben. Erkenntnis des Problems ist ein wichtiger Schritt beim Zeit sparen. Schreiten Sie zur Tat. Reservieren Sie einen bestimmten Tagesabschnitt oder bestimmte Stunden im Arbeitstag für die Mailbearbeitung und dann machen Sie nichts anderes.

Belohnen Sie sich mit Entspannung

Eine komplette Umstrukturierung des Tagesablaufes hat in der Regel nicht den Sinn, dass Sie in der gewonnenen Zeit noch mehr arbeiten. Wenn Ihre Arbeitszeitnutzung schon sehr effizient geworden ist, dann ist es an der Zeit für eine (neue) personelle Verstärkung.

Ziel eines guten Zeitmanagements ist es, die vorhandene Zeit effizient für Ihre Stärken als Verkäufer und Berater zu nutzen. Sie brauchen aber auch Phasen der Entspannung und Regeneration. Häufig sitzende Tätigkeit im Büro oder Auto braucht auch Zeit für sportlichen Ausgleich, Zeit für die Familie oder auch für Weiterbildung. Und die müssen Sie in Ihren Tages- und Wochenablauf einplanen.

To-Do-Listen für die wichtigsten Aufgaben

Mit kleinen Hilfsmitteln können Sie zusätzlich die Zufriedenheit mit den Ergebnissen Ihres Tageswerkes steigern. Mein Tipp sind To-Do-Listen für die wichtigsten Aufgaben des Tages oder eine qualifizierte Telefonliste für den Tag.

Wenn ich die erledigten Aufgaben und Telefonate am Ende des Tages abgehakt sehe dann weiß ich, was ich geschafft habe. Mein Inneres kommt dann zur Ruhe und konzentriert sich dann zum Feierabend auf das „Erledigte“ und nicht auf das „Nichtgeschaffte“. Entspannung kann beginnen.

Aufgaben priorisieren lernen

Ich möchte Ihnen einen aus unseren Erfahrungen beim Coaching von Mitarbeitern und besonders Makler zum Thema „Zeitmanagement“ entwickelten Leitfaden empfehlen.

Der Leitfaden hilft Ihnen sofort bei der Priorisierung Ihrer Aufgaben und bei einer neuen Struktur für den Wochenablauf. Beispiele zu „klassischen“ und „modernen“ Methoden zum „Zeitsparen“ können Ihnen wichtige Impulse geben.

Für Pfefferminzia-Leser fügen wir in den Leitfaden noch vier „Zeitspar-Werkzeuge“ ein.

Nehmen Sie diese morgens nach dem ersten Kaffee auf den Tisch, sortieren und priorisieren Sie die Aufgaben und Telefonate nach Wichtigkeit und Eiligkeit. Und dann kann ein gut strukturierter Tag beginnen an dessen Ende Sie sehen, was Sie geschafft haben.

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