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Tipps vom Rechtsanwalt Diese Dokumente benötigen Vermittler für die Einhaltung der DSGVO

Norman Wirth ist Chef der Kanzlei Wirth Rechtsanwälte in Berlin und Vorstand des AfW.
Norman Wirth ist Chef der Kanzlei Wirth Rechtsanwälte in Berlin und Vorstand des AfW. © Wirth Rechtsanwälte

Der Countdown läuft: Am jetzigen Freitag tritt die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Kraft. Welche Dokumente Vermittler nachweisen müssen, um die neuen Regeln einzuhalten, erklärt Rechtsanwalt Norman Wirth.

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Ab dem 25. Mai 2018 wird es ernst: Dann tritt die neue Datenschutzgrundverordnung in Kraft. Mit ihr wird die Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch Unternehmen und öffentliche Stellen innerhalb der Europäischen Union geregelt. Sie gilt also auch für die gesamte Versicherungs- und Finanzbranche.

 „Viele Unternehmen haben bisher versäumt, die geforderten Änderungen in ihren Abläufen vorzunehmen und die notwendigen Dokumentationen zu erstellen. Aber nichts tun ist keine Option, schon wegen der drohenden Abmahngefahren und behördlichen Sanktionen“, sagt Rechtsanwalt Norman Wirth, der auch Tüv-zertifizierter Datenschutzbeauftragter ist. Und weiter: „Eine sachgerechte und kurzfristig umsetzbare Lösung ist mit überschaubarem administrativem und zeitlichem Aufwand möglich, um sich DSGVO-konform aufzustellen.“

Der Rechtsanwalt hat aufgelistet, welche Dokumente Vermittler benötigen, um die Minimalanforderungen zum Nachweis der Einhaltung der DSGVO zu erfüllen.

  1. Datenschutzinformation: Damit werden Informationspflichten gegenüber der Öffentlichkeit und den Kunden erfüllt. Auf einer vorhandenen Website wird in einer klar verständlichen Sprache erläutert, wie datenschutzkonform mit allen personenbezogenen Daten umgegangen wird.
  2. Datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung: Für bestimmte Verarbeitungsvorgänge oder bestimmte Kategorien von Daten (etwa Gesundheitsdaten) wird eine solche ausdrückliche Einwilligung des Kunden zur Verarbeitung der Daten benötigt.
  3. Datenschutzkonzept: Mit einem solchen, dokumentierten Konzept kommt man der Auskunfts- und Rechenschaftspflicht gegenüber Behörden oder Betroffenen nach und zeigt, wie das eigene Unternehmen die geltenden Datenschutzbestimmungen umsetzt.
  4. Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, inklusive Auftragsverarbeitungsverzeichnis und Risikobewertung: Das ist ein Bestandteil des Datenschutzkonzepts, in das jeder datenschutzrelevante Geschäftsprozess auf Konformität mit den DSGVO-Vorgaben geprüft wird.
  5. Übersicht über die technischen und organisatorischen Maßnahmen, die sogenannten TOMs: Diese Übersicht beschreibt die tatsächliche Umsetzung des Datenschutzes im Unternehmen.
  6. Datensicherheitskonzept: Das Datensicherheitskonzept bezieht sich auf die technische und organisatorische Sicherheit der personenbezogenen Daten und beinhaltet die IT-Richtlinie und diverse Handlungsanweisungen für die Mitarbeiter.
  7. Verpflichtungserklärung zur Vertraulichkeit: Alle Unternehmen müssen ihre Mitarbeiter zur Vertraulichkeit in Sinne der DSGVO verpflichten.

Nicht nur auf dem Papier müsse aber alles stimmen, erinnert Wirth, sondern es müssten auch die erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen umgesetzt sein. Das beginne beispielsweise bei sicheren Passwörtern auf allen Computern und Diensthandys und gehe eventuell bis hin zum Wechsel des Cloud-Anbieters.

Für Vermittler hat die Kanzlei Wirth-Rechtsanwälte gemeinsam mit weiteren Netzwerkpartnern ein onlinebasiertes Tool entwickelt, das bei der Abarbeitung der DSGVO-Vorgaben helfen soll. Diese Lösung basiert drei Stufen: Stufe 1 – Checkliste mit Erläuterungen, Stufe 2 – Fragenkatalog inklusive anschließendem Maßnahmenplan und Stufe 3 – Externer Datenschutzbeauftragter.

Wer Interesse hat, findet das Tool unter www.vermittler-datenschutz.de

Blick in die Zukunft: IDD-lizensiertes Webinar zum Brexit
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Lars Heermann von Assekurata und Christian Nuschele, Vertriebschef von Standard Life, analysieren im Webinar kritisch die Herausforderungen, die der Brexit mit sich bringt.

Darüber hinaus wagen sie einen Blick in die Zukunft, verbunden mit einer Analyse, welche Produkte künftig im Niedrigzinsumfeld punkten können. Neben aktuellen Fakten für ihre Kundenberatung, erhalten Makler durch das Webinar auch IDD-relevante Weiterbildungszeit.

Am Montag, 25. Februar, um 14 Uhr.

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Video-Talk zu Brexit-Maßnahmen britischer Versicherer
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Mit dem bevorstehenden Brexit hat die Standard Life sich entschieden das gesamte Versicherungsgeschäft in Irland anzusiedeln. Eine starke Wirtschaftslage und etablierter Versicherungsmarkt sprechen für den Standort. Zudem können Vermittler ihr Neugeschäft unverändert fortsetzen und alle Kunden weiter auf den gewohnten Service zurückgreifen.

Im Interview spricht Journalist Dr. Marc Surminski mit Lars Heermann, Bereichsleiter Analyse und Bewertung bei Assekurata, und Christian Nuschele, Head of Sales & Marketing bei Standard Life, über die konkreten Schritte.

Das ausführliche Gespräch können Sie unter diesem Link verfolgen.

Warum Multi-Asset-Fonds so beliebt sind
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Im Interview mit dem Wirtschaftsjournalisten Andreas Franik gibt Stephan Hoppe, Direktor Investment Strategie bei Standard Life, Antworten auf diese Fragen und eine Einschätzung für das Börsenjahr 2019.

Ausblick 2019: Wie wirkt sich der Brexit auf meine britische Lebensversicherung aus?
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Niedrige Zinsen, Kursschwankungen an den Aktienmärkten, regulatorische Änderungen und der sich nähernde Brexit haben das Jahr 2018 geprägt. Wie geht es weiter? Und welche Veränderungen erwarten britische Versicherer und ihre Kunden im deutschen Markt?

Das erklärt der Vertriebschef von Standard Life Deutschland, Christian Nuschele, im Gespräch mit dem Wirtschaftsmoderator Andreas Franik auf dem Parkett der Frankfurter Börse.

Aktienorientierte Altersvorsorge: Was bringen eigentlich Small Caps?
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Was genau sind sogenannte Small Caps? Und welche Vorteile bieten sie bei der aktienorientierten Altersvorsorge? Das verrät Michael Heidinger von Aberdeen Standard Investments. Hier geht es zum Interview mit Andreas Franik an der Börse Frankfurt.

Schutz der Kundengelder durch ein zuverlässiges Sicherheitsnetz
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Knapp 200 Jahre krisenfester Unternehmensgeschichte bezeugen, dass der Schutz und die Sicherheit der Kundengelder dem Lebensversicherer Standard Life sehr wichtig sind. Diese werden durch ein zuverlässiges Sicherheitsnetz gewährleistet – auch nach dem Brexit.

Erfahren Sie hier, wie das Sicherheitsnetz von Standard Life genau konzipiert ist und wie die einzelnen Sicherheitsmechanismen ineinandergreifen.