Vor wenigen Tagen nahm ein Makler aus Bayern Kontakt mit mir auf und schilderte, dass ihm sein Unternehmen über den Kopf wachse. Häufige 60-Stunden-Wochen belasteten ihn und sein Privatleben und er müsse raus aus dem Hamsterrad seines Unternehmens.
So geht es nicht nur dem Makler H., wie ich im Laufe meiner Tätigkeiten und Beratungen regelmäßig feststellen muss.
Versicherungsmakler und Kunden können heutzutage viele Möglichkeiten des Miteinanders nutzen, an die vor Jahren noch nicht zu denken war. Online-Beratungen oder Apps sind nur ein Beispiel dafür, wie Digitalisierung und Automatisierung in den Alltag eingezogen sind.
Aber diese sind kein Selbstzweck. Sie sollten eine Unterstützung für effiziente Abläufe bei der Beratung und Schadenmeldung sein, ohne den persönlichen Kontakt zu verlieren.
Für Vermittler und Kunden kann so ein gemeinsames Ziel verfolgt werden. Kunden wollen maximalen Service, möglichst 7 Tage der Woche und 24 Stunden am Tag, und Vermittler wollen vor allem die administrativen Prozesse schlank und zeitsparend gestalten. Produktanbieter und Servicedienstleister haben sich darauf eingestellt und unterstützen solche effizienten Abläufe.
Digitalisierung und Kommunikationsprozesse
Ein leistungsfähiges Maklerverwaltungsprogramm (MVP) ist das Herzstück effizienter Büroarbeit. Die modernsten Programme helfen, Kundendaten, Verträge und Schäden zentral zu verwalten. Automatisierte Workflows und Schnittstellen (zum Beispiel BiPRO, GDV, digitale Maklerpost) sparen Zeit und vermeiden Fehler. Auch digitale Signaturen beschleunigen Abläufe erheblich. Entscheidungen für das individuell passende MVP bieten Checklisten und Leitfäden.
Für optimierte Kommunikationsprozesse mit den Kunden werden Video-Plattformen wie Teams oder Google genutzt und durch Makler- und Kundenportale oder Apps unterstützt, damit Vermittler und Kunden Dokumente rund um die Uhr selbst abrufen oder Schäden zeitnah melden können. Der Kern der Digitalisierung ist nicht die Technik allein. Es gilt für beide Seiten, mit weniger Aufwand mehr zu erreichen. Mehr Zeit zu gewinnen und nicht in administrativen Warteschleifen hängenzubleiben – das ist das Ziel.
Effiziente Kommunikation ist der Schlüssel zu reibungslosen Abläufen. Interne Abstimmungen im Maklerunternehmen lassen sich über Tools wie Microsoft Teams oder Google Workspace verbessern. Ein eigenes Kundenportal ermöglicht es Mandanten, Dokumente selbst abzurufen oder Schäden online zu melden. Standardisierte Textbausteine und E-Mail-Vorlagen sparen zusätzlich Zeit im Alltag. Diese sind besonders für Standardprozesse im E-Mail-Verkehr, bei Schadenmeldungen, Einladungen zu Jahresgesprächen oder bei Jubiläen zu empfehlen.
Mit der rasant fortschreitenden Anwendung der künstlichen Intelligenz (KI) wird es weitere Möglichkeiten geben, denen sich die Servicedienstleister bereits zuwenden. Für Vermittler und Kunden gilt es also, neugierig zu bleiben und sich den neuen Möglichkeiten zu öffnen. KI-Assistenten können bei der Erstellung von Texten, E-Mails oder Social-Media-Beiträgen unterstützen. Automatische Terminplanung mit Tools wie Calendly oder Spracherkennungssysteme für Gesprächsnotizen sind weitere Bausteine für mehr Effizienz im Büro.
Datenqualität und Arbeitsteilung im Maklerunternehmen
Leidige Themen in vielen Maklerunternehmen sind Reporting und Controlling, deren Basis ein kontinuierlicher Überblick über Bestands- und betriebswirtschaftliche Daten sind. Besonders bei Strategieberatungen und Bewertungen von Firmen und Beständen müssen wir immer wieder massive Mängel in diesem Bereich feststellen.
Saubere Daten sind aber die Basis für fundierte Entscheidungen durch Unternehmer. Regelmäßige Datenpflege, das Entfernen von Dubletten und die Analyse wichtiger Kennzahlen – etwa Bestandsprovision pro Kunde oder Reaktionszeiten – ermöglichen gezielte Verbesserungen. Dashboards in Power BI oder im MVP schaffen Transparenz und zeigen Optimierungspotenziale auf. Erfreulich, dass einige Maklerpools auch mit meiner Unterstützung inzwischen über sogenannte Unternehmerreports die angebundenen Vermittler mit diesen Daten unterstützen.
Nicht nur beim oben erwähnten Makler K. war bei Analysen der Probleme in der Maklerfirma festzustellen, dass es an einer effizienten Büroorganisation mangelt. Keine klare Aufgabenteilung und -beschreibung, unklare Entscheidungswege und -vollmachten und kein System der Rücksprachen sowie Quartals- und Jahresgespräche. Früher oder später führt das zu Unzufriedenheiten auf Seiten der Mitarbeitenden und Inhaber.
Klare Zuständigkeiten und gut dokumentierte Prozesse sind Grundvoraussetzungen für Effizienz. Digitale To-do-Tools erleichtern das Aufgabenmanagement ebenso wie Prozessbeschreibungen und definierte Vorauswahl von Produktpartnern für bestimmte Kundenwünsche und -probleme. Standard Operating Procedures (SOPs) sorgen dafür, dass Urlaubsvertretungen oder neue Mitarbeitende sofort arbeitsfähig sind. Im Grunde geht es um eine professionelle Personalführung, für die wir Maklern als Unternehmer ein Kompedium von Entscheidungshilfen an die Hand geben.
Fazit: Effizienz im Maklerbüro entsteht nicht über Nacht – sie ist das Ergebnis durchdachter Prozesse, klarer Verantwortlichkeiten und intelligenter Technik. Wer bereit ist, in moderne Tools, Automatisierung und Schulung zu investieren, wird langfristig mit höherer Produktivität, zufriedeneren Kunden und einer stärkeren Marktposition belohnt. Für interessierte Makler stellen wir eine Checkliste zum Thema Digitalisierung und „Effizienz im Maklerbüro: 7 Wege für Versicherungsmakler, ihre Prozesse zu optimieren“ bereit.
Mehr Zufriedenheit der Kunden ist durch die Rund-um-die-Uhr-Verfügbarkeit von Informationen und Serviceleistungen, einer verbesserten Servicequalität durch automatisierte Prozesse, weniger Fehler und schnellere Reaktionszeiten gefördert. Zusätzliche Vorteile ergeben sich durch die Möglichkeiten der Zeit- und Ressourceneinsparung, größere Nachhaltigkeit unter anderem durch papierlose Kommunikation und die Wahl des Kommunikationsweges, so wie es der Einzelne für sich gut findet.
