Kennen Sie das? Kaum in den Büroalltag gestartet und schon ist wieder Mittag? Zwei Kundengespräche und schon ist der Nachmittag herum. Die Zeit scheint zu rasen. Aber nicht nur viele Termine und Aufgaben sind schuld daran. Ein Blick auf das eigene Zeitmanagement tut Not.

Viele Versicherungsvermittler sind hervorragende Verkäufer. Sie haben aber oft auch ein Problem. Mit der Selbstorganisation hapert es. Anzeichen dafür sind in Vermittlerbüros für den externen Besucher schnell erkannt.

Chaotisch oder schlechtes Zeitmanagement?

So fallen mir bei Beratungsterminen bei Maklern vielfach Aktenberge auf den Schreibtischen oder sogar auf dem Fußboden, überfüllte Ablagefächer oder auch seit Wochen veraltete Schaufenstergestaltungen auf.

Problembewusstsein ist manchmal durchaus anzutreffen. Da hört man „Sorry, ich bin ein bisschen chaotisch“. Oder: „Ist gestern spät geworden“. Oder: „Sie finden sicher noch ein Plätzchen für Ihre Tasse Kaffee.“ Ganz einfach – hier ist Not am Mann. Zeitnot. Dabei stellt sich im Gespräch später heraus, dass die Zeit gar nicht so sehr knapp ist.

Zeit für Postings ab dem frühen Morgen in sozialen Netzwerken, Erledigung von Lieblingsaufgaben oder auch für andere angenehme Angewohnheiten ist durchaus vorhanden. Das wäre im Grunde auch nicht schlimm, wenn nicht am Ende des Tages viel Zeit verflossen wäre. Aber das Zuschließen des Büros mit dem Wissen, dass viele Aufgaben nicht geschafft wurden, macht unzufrieden und stört früher oder später auch einen ruhigen Schlaf.

Wenn die Kunden verärgert sind, wird’s höchste Zeit

Sich von lieb gewonnenen Gewohnheiten zu verabschieden ist nicht leicht. Manchmal braucht es erst eines heftigen Anstoßes von Außen. Vergessene Termine. Nicht eingehaltene Versprechen. Verärgerte Kunden. Dann wird es höchste Zeit das Thema Zeitmanagement anzugehen. Die Erkenntnis, dass etwas passieren muss, ist schon mal gut. Die folgenden Schritte sind schon schwerer.

Holt man sich einen externen Berater, der ein individuelles Coaching aufsetzt? Geht man zu einem Seminar für Zeitmanagement? Beides kann hilfreich sein, wenn man den festen Willen zu Veränderungen im eigenen Tagesablauf, der Selbstorganisation und den Prozessabläufen im eigenen Büro und Alltag hat. Nicht das Wissen um Möglichkeiten des effektiven Umgangs mit der Zeit ist das Problem, sondern die konsequente Umsetzung.

Umgestaltung des Tagesablaufs mit System

Vielen Menschen hilft ein neues System, um in neue Zeitabläufe oder auch Aufgaben hineinzuwachsen. Denken Sie an einige Diät- oder Fitness-Programme. Stunden- oder taggenaue Vorgaben, was zu tun ist – das scheinen wir Menschen zu brauchen. Der routinierte Tagesablauf muss durchbrochen werden. Dazu gehören alle Aufgaben und Gewohnheiten auf den Tisch der Prüfung.

Nehmen wir uns ein Beispiel: Wenn Sie eine detaillierte Telefon-Abrechung von Ihrem Anbieter bekommen, dann schauen Sie einmal fokussierter darauf, wann und wie lange Sie telefonieren. Daraus können sich schon zwei Schlussfolgerungen ergeben. Das ist zum einen: Zu welchen Tageszeiten telefonieren Sie am meisten? Und zum anderen: Wie lange telefonieren Sie mit wem? Verfolgen wir diese Erkenntnisse mal weiter.

Schwerpunktzeiten freihalten

Wenn Sie erkennen, dass Ihre Schwerpunktzeiten zum Telefonieren vormittags zwischen 10:00 und 11:30 Uhr und nachmittags zwischen 15:00 und 16:30 Uhr liegen, dann sollten Sie in dieser Zeit nichts anderes machen.

Die restlichen Zeiten können dann für Marktrecherchen, Erstellung von Angeboten, Dokumentation und persönliche Kundenberatungen genutzt werden. So kommen Sie zu einer neuen Struktur für die Woche, die sich beispielsweise auch in den Öffnungszeiten für Ihr Ladenbüro niederschlagen sollten. Legen Sie die Zeiten genau fest und halten Sie diese ein.