Erst (Laden) aufräumen, dann (Leute) einstellen

Wahrscheinlich hast du auch schon gemerkt, dass es immer schwieriger wird, passende Mitarbeiter zu finden. Hier ist ein Weg, wie du Überlastung im Team reduzierst oder den nächsten Wachstumsschritt gehst, ohne sofort neue Leute einzustellen.

Bevor du neue Mitarbeiter suchst, schau dir deinen Betrieb an. Was läuft rund? Was läuft schief? Wer macht was, und warum eigentlich?

In vielen Betrieben fehlt nicht Personal, sondern Struktur. Zuständigkeiten sind unklar. Abläufe unnötig kompliziert. Informationen hängen irgendwo in Emails oder Köpfen.

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Schritt 1: Organisieren

Ein Betrieb ist kein Bauchladen. Es braucht Klarheit. Wer ist wofür zuständig? Wo entstehen Wartezeiten, Schleifen oder doppelte Arbeit? Was kann weg? Oft reicht ein Blick von außen oder eine weiße Wand mit Klebezetteln. Rollen definieren. Prozesse vereinfachen. Ballast abwerfen.

Und ganz wichtig: Frag dein Team. Die Leute wissen oft genau, wo es hakt. Wer Mitarbeiter einbindet, bekommt bessere Ideen und mehr Rückhalt für Veränderungen. Und plötzlich fällt dir auf: Die Aufgaben sind nicht zu viele, sie sind nur falsch verteilt. Manche machen Dinge, für die sie völlig über- oder unterqualifiziert sind. Und kommen nicht mehr dazu, das zu tun, wofür sie eigentlich mal eingestellt wurden: Marketing, Vertrieb, Kundenberatung.

Schritt 2: Automatisieren.

Routine frisst Qualität. Was sich wiederholt, gehört ins System. Ein gutes Verwaltungsprogramm kann mehr als Kundendaten speichern. Es kann Aufgaben steuern, Termine koordinieren, automatisch nachfassen, Vorlagen ausspielen. Wer hier einmal investiert, spart jeden Tag Zeit. Und Nerven!

Eine mögliche Erkenntnis: Wenn alles besser organisiert und vieles automatisiert ist, wird klar, dass man gar keine neue Stelle braucht. Oder eine ganz andere, als gedacht.

Schritt 3: Rekrutieren.

Erst jetzt ergibt Recruiting wirklich Sinn. Denn jetzt ist klar, welche Aufgaben wirklich offen sind. Jetzt weißt du, was du bietest und was du brauchst. Jetzt kannst du eine gezielte Job-Kampagne buchen, statt ins Blaue zu schalten.

Wer zu früh rekrutiert, verschiebt das Problem oft nur und wundert sich später, warum der Neue nicht passt oder nach ein paar Monaten wieder weg ist. Klare Rollen, strukturierte Abläufe und digitale Unterstützung sind heute kein Extra mehr, sondern Voraussetzung.

Denn gute Leute gehen nicht dorthin, wo es Jobs gibt. Sie gehen dorthin, wo Arbeit möglich ist, die Spaß macht und Sinn ergibt. Also: Erst (Laden) aufräumen. Dann (Leute) einstellen.

Über den Autor

Hans Steup ist Versicherungskaufmann und war lange Jahre Vertriebsunterstützer bei der Allianz. Heute betreibt Steup den Spezial-Stellenmarkt Versicherungskarrieren und berät Finanzdienstleister zu Content-Marketing-Strategien und zu Social Media.