Im ersten Teil der Serie ging es generell um die Notwendigkeit des Controllings, welche Zahlen für Makler wichtig sind und welche Tools zum Einsatz kommen können.
Bei den Möglichkeiten zur Erstellung standardisierter Reportings über Maklerverwaltungsprogramme (MVPs) als Grundlage für zukunftsorientiertes Controlling sehe ich noch viel Luft nach oben. Gerade wenn wir an die Möglichkeiten von künstlicher Intelligenz denken. Auch in entsprechenden Checklisten für die Auswahl vom MVPs wird der Punkt Reporting noch zu wenig beleuchtet. Teilweise müssen Zusatztools gebucht werden, um beispielsweise Möglichkeiten zur Provisionskontrolle oder einen Abgleich mit MS-Outlook zu bekommen.
Dementsprechend fällt es vielen Maklerinnen und Maklern auch schwer, über Selektionen im MVP die gewünschten Daten aufbereitet zu bekommen. Hilfreich finde ich die Angebote von einigen MVP-Anbietern, die Selektionsmöglichkeiten per Youtube-Video zu erklären und die Selektion auch als Standardreportings zu speichern.
Im Segment Reporting und Controlling werden sich die Möglichkeiten unter dem Begriff künstliche Intelligenz (KI) in Zukunft vervielfachen. KI wird hier als Sammelbegriff für Abläufe im gesamten Workflow verstanden, die mit Hilfe von Algorithmen und Erkenntnissen aus den Quellen der KI aus großen Mengen an Daten wahrnehmbare (kognitive) Ergebnisse erzeugen können.
Viele Geschäftsprozesse bei Versicherern und Vermittlerunternehmen können basierend auf den vielen vorhandenen Daten durch den Einsatz KI-fähiger Lösungen und Technologien verbessert und beschleunigt werden. KI-unterstützte Geschäftsabläufe bringen den Kunden Zeit- und Servicevorteile und ermöglichen es den Unternehmen, sich auf andere komplexe oder kritische Themen zu konzentrieren.
Deshalb ist es auch nützlich, dass sich der 150. Podcast von Pfefferminzia genau mit diesem Thema beschäftigt hat, es lohnt sich da wirklich einmal reinzuhören. Auch der 5. Independence Day der #DIE34er hatte kürzlich das Thema KI-Einsatz im Maklerunternehmen.
„Die fortgeschrittene Digitalisierung und speziell die Integration von KI-Tools sind für die Zukunft unserer Branche entscheidend. Der Independence Day beleuchtete nicht nur die Potenziale, sondern betonte auch die praktische Umsetzbarkeit dieser Werkzeuge im täglichen Geschäft“, kommentierte Frank Rottenbacher, Vorstand des Bundesverbandes Finanzdienstleistung AfW, als Initiator der #DIE34ER Community.
Die Wirkung von gewonnenen Daten und Erkenntnissen zu vertiefen, geht am besten, wenn diese im Führungsteam beziehungsweise im ganzen Team besprochen werden. Denn nur wenn möglichst alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Ziele und aus den Daten abgeleiteten Maßnahmen des Unternehmens verstehen und die aktuellen Entwicklungen kennen, wird auch ein bewusstes Handeln im Alltag durch alle möglich.
Stagniert der Umsatz oder fällt sogar, dann gilt es zügig die Ursachen zu erkennen. Stimmt das Zeitmanagement des Vertriebes nicht mehr, dann gilt es herauszufinden, woran das liegt. Dazu die Ideen der Mitarbeiter aufzugreifen, kann das Controlling des Unternehmers mit wertvollen Impulsen versehen. Schauen wir uns dazu zwei Beispiele an.
Seit Monaten sinkt die Zahl der Kunden und Verträge. Im Reporting des Büroleiters an den Inhaber ist zu erkennen, dass es vor allem Ein-Vertrags-Kunden sind, die abwandern. Eine vertiefende Analyse aus Kundenbefragungen zeigt, dass diese Kunden zu Online-Plattformen abgewandert sind.
Nach einer Diskussion im Team entscheidet der Inhaber, dass zum 1. Januar des Folgejahres die Möglichkeit von Online-Abschlüssen über die Homepage des Unternehmens ermöglicht wird und die Kunden per Newsletter mehrfach im Jahr auf diese Möglichkeit aufmerksam gemacht werden. Der Inhaber der Firma beauftragt Herrn X das Projekt zu begleiten und bittet um ein monatliches Reporting zum 3. Werktag des Folgemonats zu Besuchen und Abschlüssen auf der entsprechenden Landingpage.
Merke als Unternehmer: Wenn Mitarbeiter wissen, warum sie etwas tun, sind sie motivierter. Sie verrichten nicht nur ihre Arbeit, sondern denken mit, sind kreativ. Fördern Sie als Inhaber durch eine gute Personalführung genau diese innovative Unternehmens- und Veränderungskultur.
Seit Wochen fühlt sich der Innendienst der Maklerfirma überlastet, die Zahl der Überstunden steig – ebenso die Krankheitsquote. Mehre Mitarbeiter drohen mit Kündigung. Da aus dem Team keine praktikablen Vorschläge zur Besserung der Situation kamen und eine Neueinstellung von Mitarbeitern scheiterte, beauftragt der Inhaber einen Unternehmensberater mit der Suche nach Lösungen.
Nach Analyse des Status quo unterbreitet der Unternehmensberater mehrere Vorschläge. Nach Entscheidung des Inhabers aus verschiedenen Möglichkeiten wurden die Einrichtung einer „Schaden-Seite“ und einer „FAQ-Seite“ auf der Homepage des Unternehmens gestartet, die zu einer deutlichen Entlastung im Bereich der Erreichbarkeit neben weiteren organisatorischen Maßnahmen führte.
Merke als Unternehmer: Verwechseln Sie nicht Maßnahmen und Ziele. Das Ziel formulieren Sie (oder Mitarbeiter erkennen es) mit der Antwort auf die Frage „Warum tue ich etwas?“. Formulieren Sie Ziele immer SMART – spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert.
Ein möglichst einfaches und standardisiertes Reporting ist die Grundlage für ein Controlling des Maklerunternehmens. Die Analyse und Auswertung aktueller Zahlen ermöglicht das Verfolgen der gesteckten Ziele, hilft Fehlentwicklungen rechtzeitig zu erkennen und zu vermeiden und gibt Antwort auf die Frage: Ist der eingeschlagene Weg der richtige?
