Der Rosenmontag lief für Frau K.*, einzige Mitarbeiterin des Versicherungsmaklers S.* in Norddeutschland, anders als gewohnt (*beide Namen geändert). Während Menschen in anderen Regionen sich am Karneval oder Fasching des Lebens erfreuen, brach für Frau K. die Welt zusammen. Sie fand im Büro ihren Chef tot am Boden liegend. Eine schreckliche Situation.
Persönliche Betroffenheit mischte sich mit Hilflosigkeit, wie sie mit der Situation umgehen soll. Einen Notfallplan hatte ihr Chef nicht erstellt und auch die Situation wurde miteinander nie besprochen.
Dabei hatte es Makler S. irgendwie wohl schon geahnt, dass so etwas passieren könnte. Vor knapp einem Jahr hatte er sich an den für ihn zuständigen Regionaldirektor eines Maklerpools und an Kollegen gewandt. „Ich sollte wohl mal etwas für den Fall der Fälle machen.“ Doch im Alltag ging das Thema Notfallplan für Makler schnell wieder verloren. In gewissem Maße auch verständlich, denn wer beschäftigt sich schon gerne mit dem eigenen Ernstfall bei schwerer Krankheit oder sogar dem Tod?
Der erste Schritt der Nachfolgeplanung muss ein Notfallplan sein
Besonders bei Einzelunternehmerinnen und -unternehmern muss der erste Schritt einer Nachfolgeplanung ein Notfallplan sein. Dabei kommt es nicht darauf an, ob die Maklerin 40 Jahre oder der Makler 60 Jahre alt ist. Notfälle können in jeder Altersgruppe durch Unfall, Krankheit oder Schlimmeres eintreten. Deshalb „dränge“ ich in meinen Strategie- und Nachfolgeberatungen immer auch bei meinen Mandaten darauf, dass dieses Thema zuerst angegangen wird.
Dabei ist es egal, aus welcher Motivation man sich mit dem Thema befasst. Viele denken bei einer Notfallplanung an die eigenen Angehörigen, anderen ist wiederum wichtig, dass es für die Kunden und Mitarbeitenden gut weiter geht. Natürlich spielt auch das Thema Vererbung des Lebenswerkes eine Rolle. Keines der Themen wurde durch Makler S. in einem Plan gebracht. Und so kann es sein, dass seine Mitarbeiterin Frau K. nun ihren Job selbst mit wegorganisieren muss.
Auch bei einer juristischen Rechtsform der Maklerfirma als GmbH oder GmbH & Co. KG ist ein Notfallplan sinnvoll, auch wenn eine solche Firmierung grundsätzlich bei Tod des Gesellschafters nicht vor dem Ende steht. Der Notfall ist auch für eine GmbH klar und deutlich in der Satzung mit allen wichtigen Fragen zu regeln und durch ein entsprechendes Testament zu untermauern.
Der Inhalt eines Notfallplans ist umfassender als man denkt
Der Inhalt von Notfallplänen wird vielfach unterschätzt. Mit einigen wenigen Regelungen, wer sich im Fall der Fälle um die Kunden kümmern soll, ist es nicht getan. In einer Checkliste für die im Notfall zu regelnden Themen haben wir allein schon zwölf größere Bereiche erfasst, an die mit zahlreichen Details zu denken wäre. Damit kann für einen eigenen und persönlichen Notfallplan schnell selektiert werden, was zu tun ist, und was für die Umsetzung der notwendigen Maßnahmen priorisiert werden soll.
Schauen wir uns einige dieser Themenbereiche hier kurz an:
- Verfügungen für den Notfall
- Kunden, vermittelte Verträge, MVP
- Maklerverträge und -vollmachten
- Vereinbarungen mit Produktgebern
- Bank, Geschäftskonto, Finanzen und Steuern
- Verträge mit Mitarbeiter
- Versicherungen für die Firma
- Technik, Passwörter
- Digitales Erbe und weitere
Ohne abschließend an alles gedacht zu haben, gibt es über 180 Einzelpositionen, die einmal zu bedenken und entsprechend in einem analogen oder besser digitalen Notfallplan zu regeln sind. Diese Einzelpositionen ermöglichen umfassende Kontrollmöglichkeit für die persönliche Vorbereitung auf einen Tag X, der hoffentlich spät kommt. Wir empfehlen diesen Notfallplan dann einmal im Jahr zu aktualisieren und mit einer bevollmächtigen Person zu besprechen.
Lesen Sie auf der kommenden Seite, wie es um die Rechtsnachfolgeklausel in Maklerverträgen bestellt ist.
Rechtsnachfolgeklausel in Maklerverträgen
Fast 75 Prozent der Maklerinnen und Makler in Deutschland arbeiten als Einzelunternehmen. Für diese ist es besonders wichtig, dass mit den Kunden Maklerverträge und -vollmachten geschlossen sind, die möglichst eine konkrete Rechtsnachfolgeklausel enthalten. Auch der Bezug zu Verträgen, die über einen Maklerpool laufen, kann die Sicherheit zum Bestand im Ernstfall verbessern. Dennoch lohnt es sich immer, diese Klauseln auf Wirksamkeit prüfen zu lassen. Oft sind diese Formulierungen zur Rechtsnachfolge nicht wirksam.
Eine wirksame Notfallmaßnahmen kann die Frage der Umfirmierung vom Einzelunternehmen oder einer anderen Form der Personengesellschaft in eine Kapitalgesellschaft sein. So zerfällt der Kundenbestand einer GmbH im Todesfall im Gegensatz zum Einzelunternehmen nicht, er wird über die Firma zum „Erbgut“. Wie damit umgegangen wird, kann und sollte im Gesellschaftsvertrag (oder GmbH-Satzung) eindeutig geregelt werden.
Dennoch gilt es, auch Formulierungen in Gesellschafterverträgen gut zu überlegen. Nicht immer ist die Idee der Übernahme von Gesellschaftsanteilen durch alle Erben eine gute. Das kann unter anderem zu Erbstreitigkeiten führen oder zu Auseinandersetzungen mit den noch vorhandenen Gesellschaftern.
Außerdem ist dringend ein Abgleich der privaten testamentarischen Regelungen mit Gesellschaftsverträgen anzuraten. Dies sollte auch in regelmäßigen Abständen einer Überprüfung unterzogen werden, da sich bekanntlich Zeiten und Beziehungen auch ändern können.
Rechtzeitig den Notfall und die Nachfolge regeln
Makler S. ist nie über den Punkt hinausgekommen, dass eine Notfall- und Nachfolgeregelung auch schriftlich niedergelegt werden muss. Erst im schweren Krankheitsfall zu überlegen, was und wie geregelt werden soll, führt zu keinem optimalen Ergebnis. Dies gilt sowohl für die Bevollmächtigung einer oder mehrerer Personen für den Fall der Fälle als auch für die Weitergabe der Firma an einen externen Nachfolger.
Je nach Situation im Unternehmen kann es schon sinnvoll sein, sich mit einem Zeitvorlauf von drei bis fünf Jahren mit den Themen Nachfolge und Notfall zu befassen. Wenn Sie beispielsweise eine Umfirmierung planen, dann können die einzelnen notwendigen Schritte einige Monate oder auch Jahre dauern. Auch die Beauftragung von Bevollmächtigten braucht Zeit für Überlegungen und Festlegungen, wenn wir nur an das komplizierte Thema der Bankbürgschaften denken. Nicht jede privatschriftliche Bankvollmacht für den Notfall wird von den Banken sofort anerkannt. Es braucht Zeit und Konsequenz eine solide und wirksame Notfallregelung gut vorzubereiten. Weitere Hinweise finden Sie in dieser Fachbroschüre.
Fazit
Die Inhaber von Maklerunternehmen sind häufig die Schlüsselpersonen im Unternehmen. Ein unplanmäßiger Ausfall oder im Notfall kann den Fortbestand des Unternehmens komplett infrage stellen. Es hat sowohl erhebliche Auswirkungen auf das persönliche und das Familienvermögen als auch auf Kunden und Verträge. Jeder Unternehmer sollte deshalb ein Notfallkonzept haben, das sich aus einem Notfallplan, einem Unternehmertestament und einem Vorsorgeauftrag zusammensetzen sollte.
