Besonders in den Ballungszentren und Metropolenregionen macht der Weg zur Arbeit kaum noch Spaß. S-Bahnen, Regionalzüge und Straßenbahnen sind heillos überfüllt – und so mancher Fahrradfahrer kommt beispielsweise nur zu bestimmten Uhrzeiten mit den Öffentlichen mit. Doch auch Autobahnen, Bundes- und innerörtlichen Straßen sind zu den Hauptverkehrszeiten zuverlässig verstopft – Baustellen und Unfälle tun ihr Übriges, um planbare Termine und einen pünktlichen Arbeitsbeginn zu sabotieren.

So ergeht es auch vielen Mitarbeitern von Maklerfirmen. Den zu Fuß erreichbaren Arbeitsplatz gibt es kaum noch. Die Mitarbeiter kommen aus anderen Orten oder Ortsteilen und müssen sich eher der Qual als der Wahl bei zeitaufwändigen Wegen zur Arbeit stellen. In Großregionen sind Arbeitnehmer nicht selten mehr als 60 bis 90 Minuten unterwegs – und nach Feierabend das Ganze nochmal. In ländlichen Gegenden ist es nicht viel besser.

Mobiles Arbeiten: Aus der Not geboren – und doch viel mehr? 

Neben langer Wege gibt es aber noch weitere Faktoren, die dazu beigetragen haben, dass mobiles Arbeiten für Arbeitnehmer und Arbeitgeber interessant wurde. Zunächst ist an die technischen Grundlagen zu denken. Noch vor Jahren war es technischen und aus Datenschutzgründen kaum möglich, von außen in die Verwaltungssysteme der jeweiligen Firma einzugreifen. Hinzu kamen diverse rechtliche Themen, die einer Klärung bedurften. 

Doch die rasante Entwicklung der Digitalisierung hat dazu beigetragen, dass mobiles Arbeiten so einfach wie noch nie geworden ist. Selbstverständlich brauchen die Inhaber von Maklerfirmen für das mobile Arbeiten ihrer Mitarbeiter im Innen- und Außendienst vor allem Betriebs- und Verwaltungssysteme, die technisch, rechtlich und sicher für mobile Zugriffe außerhalb der Firma geeignet sind.

Besonders die Maklerverwaltungsprogramme (MVP) brauchen für Browser, Tablets und Smartphones sowie die Arbeit mit dem Laptop optimierte Anwendungen, die es den Mitarbeitern ermöglicht, auf den gesamten Datenbestand und benötigte Programme zugreifen zu können. Der Datenzugriff muss über eine verschlüsselte SSL-Verbindung erfolgen. Die Daten werden dann online über eine Internet-Verbindung vom Server abgerufen. Dies gilt auch für die Arbeit von Mitarbeitern von Maklerfirmen mit MVPs von Maklerpools.

Aus Sicht des Arbeitgebers ergeben sich daraus weitere Anforderungen, die vor Einführung der Möglichkeit des mobilen Arbeitens für Mitarbeiter zu lösen sind. Erinnert sei an entsprechende Stellen- und Aufgabenbeschreibungen, Veränderungen im Arbeitsvertrag und -ablauf, Klärung von steuerlichen Fragen oder auch die veränderten Situation zur Bereitstellung von Arbeitsplätzen und der Erreichbarkeit in der Maklerfirma selbst.

Mobiles Arbeiten und Digitalisierung in der Maklerfirma

Schauen wir uns den Zusammenhang von Digitalisierung in der Maklerfirma und der Möglichkeit des mobilen Arbeitens am Beispiel der Advertum AG, ansässig am Rande von Stuttgart, etwas genauer an.

Die Advertum AG Versicherungsmakler hat bereits vor mehr als 25 Jahren damit begonnen, ihre Geschäftsvorfälle so weit wie möglich zu digitalisieren. Dazu gehörte naturgemäß alles was an Papier vorhanden war, so den Kunden und Verträgen zuzuordnen, dass es nicht nur zusammen gefunden und gesehen werden konnte, sondern auch übersichtlich und für das tägliche Arbeiten zweckmäßig vorhanden war. 

Vorstand Jörg Hofmann beschreibt den jetzt erreichten Status so: „Heute verarbeiten wir nicht nur die tägliche Eingangspost elektronisch. Viele Arbeitsprozesse, wie die Prüfung und Vorbereitung von Prämienrechnungen der Versicherer, laufen im Hintergrund automatisch. Nur Krisenfälle landen noch beim Sachbearbeiter, natürlich digital.“ 

Will man also an mobiles Arbeiten für Innendienstmitarbeiter oder den Zugriff der Außendienstmitarbeiter auf Kundendaten von unterwegs denken, dann müssen sämtliche Arbeitsprozesse digital gesteuert und gespeichert werden. Das ist die Basis dafür, dass jeder Mitarbeiter von jedem Rechner und an (fast) jedem Ort auch alle Vorgänge je nach Zuständigkeit sehen und bearbeiten kann. Hierbei kommt es also darauf an, dass Betriebstechnik, Software und Workflow aufeinander abgestimmt arbeiten.

Advertum macht dies als eine der wenigen Maklerfirmen in Deutschland mit einer firmeneigenen Software, der sogenannten AdVision, die laufend aktualisiert und weiter-entwickelt wird. Die AdVision enthält die Basis für künftige Anforderungen des Daten-transfers und Austausches, der innerhalb der Assekuranz auch durch Bipro-Schnittstellen gefordert wird.  Diese Möglichkeiten führten bei AdVertum seit 2010 dazu, dass nach weiteren Optimierungs- und Verbesserungsmöglichkeiten für die Mitarbeiter gesucht wurde.

Jörg Hofmann schildert das damalige Vorgehen so: „Ein wichtiger Punkt war die damals zunächst probeweise Einführung eines Homeoffice-Arbeitsplatzes. Neben der Ausstattung des Homeoffice mit klaren Regeln – Arbeitsdisziplin, Abgeschlossenheit et cetera – und mit zunächst der Möglichkeit einen Tag in der Woche zu Hause zu arbeiten, wollten wir die Arbeits- und Freitzeitmöglichkeiten optimieren und für den Mitarbeiter Kosten sparen. Natürlich ging es um die Fahrtstrecken, die nicht selten im Stuttgarter Raum bis zwei Stunden des Tages aufgefressen haben.“ 

Mobiles Arbeiten ersetzt nicht die Abstimmung im Team

Inzwischen kann man auf umfangreiche Erfahrungen mit dem Optimum von mobilem Arbeiten bei großen und mittleren Firmen zurückgreifen. Im Kern bestätigt sich die Bauernregel vom „Zuviel ist Ungesund“. Bei Advertum hat man nach meiner Erfahrung den richtigen Mittelweg gefunden.

„Wir haben mit dem Homeoffice überwiegend sehr gute Erfahrungen“, bilanziert auch Jörg Hofmann. „Wichtig ist es dabei, dass das Regelwerk klar gestaltet und eingehalten wird. Heute haben praktisch in allen Teams die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zwei Homeoffice-Tage in der Woche. Einen Tag in der Woche haben wir vorgesehen, damit sich die ganze Firma treffen kann. Das ist bei uns der Donnerstag. Andere Tage im Team sind dem Umstand geschuldet, dass die Kolleginnen und Kollegen mit mindestens einer bis zwei Personen noch präsent im Büro sein sollen.“ 

Macht mobile Arbeit glücklich?

Wenn vom Makler als Arbeitgeber die Voraussetzungen für mobiles Arbeiten geschaffen wurden, dann brauchen die Mitarbeiter von Maklerunternehmen, über die hier ja exemplarisch geschrieben wird, nur noch einen modernen Laptop, schnelles WLAN und

eine gute Telefonanbindung. Dann kann es eigentlich losgehen. Doch Vorsicht, das war noch nicht alles. Auch ein ruhiger Arbeitsplatz ohne fremde Mithörer oder Störungen wird gebraucht. Im Freibad mit entsprechender Geräuschkulisse wird ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin kaum Anfragen von Maklerkunden entgegennehmen können.

Zum Start des mobilen Arbeitens sind Mitarbeiter berechtigt gut gestimmt. Der Wegfall der Arbeitswege wird meist sehr positiv gefunden. So sind auch viele Mitarbeiter bereit, den digitalen Workplace anzunehmen, der für das Unternehmen und den Mitarbeiter vorteilhaft ist. Zur besseren Motivation kommen Vorteile bei der Erreichbarkeit, aus dem digitalen Informationsaustausch, beschleunigten Abstimmungsprozessen beispielsweise bei Projekten und aus der ganzheitlicher Kundenbearbeitung durch verschiedenen Spezialisten dazu.

Es ist aber auch auf Gefahren und Risiken hinzuweisen, die die Inhaber der Maklerfirmen durch sinnvolle Regularien weitgehend neutralisieren können. Zu langfristig negativen Erscheinungen kann die mangelhafte Abgrenzung zwischen Privatsphäre und Tätigkeit für die Maklerfirma bei den Mitarbeitern gehören. Ebenfalls negative Folgen sind für den Teamgeist oder Gefahren der „Vereinsamung“ möglich, wenn nicht rechtzeitig und regelmäßig gegengesteuert wird. Klare Regeln in der Personalführung helfen auch hier.

Dem Makler, der die Vorteile des mobilen Arbeitens erkannt hat und diese auch partiell für Innendienstmitarbeiter ermöglichen will, ist eine Qualifizierung in Sachen Personalführung bei Mitarbeitern mit mobilem Arbeitsplatz sehr zu empfehlen. Denn es gibt sowohl andere inhaltliche als auch rechtliche Anforderungen in dieser Situation als bei Mitarbeitern, die täglich ins Büro kommt.

Aufgepasst: Das Arbeitsrecht und mobiles Arbeiten

Eine Vielzahl von Urteilen zeigen, dass die Mitarbeiter an mobilen Arbeitsplätzen sich der speziellen arbeitsrechtlichen Situation bewusst sein müssen. Keiner weiteren Erklärung bedarf sicher die Frage des besonderen Datenschutzes. Mit einem Kunden am Telefon über Gesundheitsfragen zu sprechen und Familienangehörige hören zu, das geht natürlich gar nicht. Ein separater Raum, der den Ansprüchen an mobiles Arbeiten genügt, ist eine Voraussetzung.

Aus Sicht von Berufsgenossenschaften und Unfallkassen kann aber auch der Weg zum Kaffeeautomaten oder zur Toilette im Bereich des mobilen Arbeitens zum Problem werden. In verschiedenen Medien wurde inzwischen auf den Fall einer Arbeitnehmerin aus Rheinland-Pfalz verwiesen, die im eigenen Haus einen Unfall erlitt, als sie sich etwas zu trinken holen wollte und vom Weg aus dem Arbeitszimmer in die Küche stürzte.

Das Bundessozialgericht entschied, dass es sich hier um keinen Arbeitsunfall handelt (B2 U5/15R). Im Urteil heißt es: „Die Klägerin befand sich zum Unfallzeitpunkt nicht auf einem Betriebsweg. Sie ist auf dem Weg von der Arbeitsstätte zur Küche und damit in den persönlichen Lebensbereich ausgerutscht. Diesen Weg hat sie nicht zurückgelegt, um ihre versicherte Beschäftigung auszuüben, sondern um Wasser zum Trinken zu holen.“ 

Natürlich ist hier der Gesetzgeber zur Nachbesserung gefordert. Das Bundesarbeits-ministerium steht vor zwei Aufgabenkomplexen. Zum einensoll es ein Recht auf mobiles Arbeiten geben. Schätzungen gehen davon aus, dass sich zirka vierzig Prozent aller Arbeitsplätze für mobiles Arbeiten – zumindest theoretisch – eignen würden.  Die anhaltenden Diskussionen um Klimawandel, Umweltbelastungen durch Individualverkehr sowie die Unternehmerinteressen zur Senkung von Kosten werden deshalb das Thema mobiles Arbeiten befördern.

Zum anderen sind aber auch die mit mobilem Arbeiten verbundenen rechtlichen Fragen besser zu regeln. Man kann also gespannt sein, ob und mit welchen Inhalten das sogenannte Homeoffice-Gesetz kommen wird. Im Koalitionsvertrag ist es zumindest avisiert.

Fazit

Die technischen Möglichkeiten der mobilen Arbeit von Mitarbeitern von Maklerfirmen können für beide Seiten viele Vorteile bringen. Sie stellen auch eine Teilhabe von Arbeit- gebern und Arbeitnehmern an den Möglichkeiten und Vorteilen der Digitalisierung dar.

Bereits eine zeitweise Arbeit im Homeoffice spart für Arbeitnehmer Zeit und Fahrkosten, erhöht die Flexibilität für alle Seiten und fördert den Lebenswert für die Betroffenen und deren Familien. Das entsprechende Knowhow kann durch externen Wissenstransfer angeeignet werden.

Makler als Arbeitgeber können von motivierten Mitarbeitern, teilweise sinkenden Kosten, mehr Flexibilität in der Erreichbarkeit und besseren Kundenservices profitieren. Natürlich muss die Möglichkeit des mobilen Arbeitens auch zu den betrieblichen Erfordernissen passen und durch innerbetriebliche Regelungen und rechtliche Rahmenbedingungen begleitet werden.

Der Blick hinter die Kulissen von Advertum beim Thema Digitalisierung und mobiles Arbeiten kann weitere Makler ermutigen – dem Vorstand Jörg Hofmann herzlichen Dank für den Blick hinter die Kulissen.

Beispiele wie dieses zeigen, wie es gehen kann. Von IT-Konzernen wie HP kann man aber auch lernen, dass ausufernde „Heimarbeit“ von Entwicklern auch Kehrseiten beim Teamgeist oder der gewünschten Innovationsfreude haben kann. Dem kann der inspirierte Makler nun von Beginn an gegensteuern.