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Wenn ich ehrlich bin, war der Auslöser kein Technik-Enthusiasmus, sondern Frust. Nach jedem Beratungsgespräch saß ich am Schreibtisch und dokumentierte, trug nach, formulierte. Eine BFV/Asscompact-Befragung von 565 Vermittlern aus dem Sommer 2025 zeigt: 46 Prozent brauchen sechs bis zehn Stunden pro Woche für regulatorische Aufgaben, 28 Prozent noch mehr. Das war auch mein Alltag. Also begann ich, mein Büro Schritt für Schritt mit künstlicher Intelligenz (KI) umzubauen – abends und mit viel Ausprobieren.
Der erste Baustein war die Beratungsdokumentation per Diktat. Nach dem Termin spreche ich zwei Minuten ins Telefon: Wer war dabei, worum ging es, was habe ich empfohlen, welche Einwände gab es? Daraus erstellt die KI in unter einer Minute einen strukturierten Protokollentwurf, den ich prüfe und ablege. Was früher der unangenehmste Teil des Tages war, ist heute eine Randnotiz.
Der zweite Baustein ist mein Postfach. Mein Mail-Agent kennt meinen Geschäftskontext. Eine ausführliche E-Mail, die mich sonst 30 bis 45 Minuten kostet, ist oft in rund 5 Minuten erledigt: Entwurf öffnen, ergänzen, prüfen, freigeben.
Besonders deutlich wird das bei einer Schadenmeldung. Ich nenne die Eckdaten und füge Fotos oder ein Gutachten hinzu. Der Mail-Agent zieht die relevanten Angaben aus den Unterlagen und erstellt einen vollständigen Entwurf. Statt alles selbst zu lesen, zu ordnen und zusammenzufassen, muss ich nur noch sorgfältig prüfen. Meine eiserne Regel bleibt: Die KI versendet nichts. Sie entwirft, ich entscheide.
Dazu kommen Online-Terminbuchungen, mit vorheriger Einwilligung aller Beteiligten erstellte Mitschriften von Video-, Telefon- oder persönlichen Terminen und automatische Wiedervorlagen. Aus einer Mitschrift kann die KI einen Protokollentwurf, Aufgaben und eine strukturierte Tabelle vorbereiten.
Ich denke inzwischen in drei Stufen:
Erstens Eingang und Organisation: vorsortieren, Informationen abfragen, Termine buchen.
Zweitens Vorbereitung und Dokumentation: Entwürfe, Mitschriften, Protokolle, Tabellen, Provisionsübersichten und Wiedervorlagen.
Drittens Entscheidung und Freigabe – sie bleiben beim Menschen.
Einiges. Anfangs testete ich zu viele Werkzeuge gleichzeitig und handelte mir mehr Chaos als Entlastung ein. Heute weiß ich: Lieber einen Prozess sauber automatisieren als fünf halb. Die ersten Protokolle waren zu lang und zu förmlich. Und die KI macht Fehler, gelegentlich auch selbstbewusste. Wer die Kontrolle abgibt, hat das Prinzip nicht verstanden.
Dazu kommt der Datenschutz: Kundendaten gehören nicht in irgendein Gratis-Tool, sondern in eine Umgebung, deren Datenverarbeitung geprüft und vertraglich sauber geregelt ist. Das muss vor dem ersten Kundendatensatz geklärt sein, nicht danach.
Ich schaffe in derselben Zeit mehr, halte mehr Vorgänge in Bewegung und reagiere schneller. Aus der gewonnenen Zeit kann Freizeit werden – oder eine höhere Servicequalität. Beides ist ein Gewinn.
Das AfW-Vermittlerbarometer zeigt: 75 Prozent wünschen Unterstützung bei der Tool-Auswahl, 61 Prozent bei der Integration in ihre Abläufe. Genau da liegt die Hürde. Nicht die Technik ist das Problem, sondern der Anfang.
Genauso wichtig ist, wo KI nichts zu suchen hat. Die Beratung bleibt Handarbeit. Produktempfehlung, Risikoeinschätzung und das letzte Wort zur Deckung kommen von mir, nicht aus einem Sprachmodell. KI beschleunigt alles rund um das Gespräch, aber nicht das Gespräch selbst. Wer das umdreht, riskiert das Vertrauen, von dem unser Beruf lebt.
Mein Rat: Klein anfangen. Einen einzigen Prozess auswählen, der jede Woche Zeit frisst, und nur diesen automatisieren. Vier Wochen damit arbeiten, dann den nächsten. Von Tag eins gilt: Nichts verlässt ohne menschliche Freigabe das Haus. So wird aus dem Schlagwort KI eine digitale Assistenz, die jederzeit verfügbar ist, aber nie das letzte Wort hat.
Frank Steinfurt ist Versicherungsmakler in Hamburg. Sein eigenes Büro hat er Schritt für Schritt mit KI automatisiert, von der Beratungsdokumentation per Diktat über Antwortentwürfe im Postfach bis zur Terminplanung. Mit „KI an Bord“ richtet er Maklerkollegen zum Festpreis das Setup ein, das bei ihm selbst im Alltag läuft.
