Die Corona-Pandemie hat, wie wir alle wissen, einiges durcheinandergebracht. Dazu gehört auch das althergebrachte Verständnis, dass man immer vom gleichen Ort aus arbeiten muss. Muss man wirklich? Nö, eigentlich nicht. Wo das „Homeoffice“ ist, kann ja eigentlich egal sein. Hauptsache, es gibt stabiles Internet, um sich mit den Kollegen und Geschäftspartnern zu vernetzen und seine Aufgaben zu erledigen.
Natürlich geht das nicht in allen Branchen. Aber für eine zunehmende Zahl von Mitarbeitenden ist eine Workation, also eine Mischung aus Arbeit (work) und Urlaub (vacation) ins Machbare gerückt. Und das Interesse ist durchaus da. Wie die Tourismusstudie des ADAC aus dem vergangenen Jahr zeigt, sind zwei Drittel der Menschen (stark) an einer Workation interessiert. Knapp jeder Zehnte hat die Zusage seines Arbeitgebers, ein solches Angebot zu nutzen – oder tut das schon.
Hohes Potenzial sieht die ADAC-Studie vor allem in den Berufsfeldern Organisation/Projektmanagement, IT/Telekommunikation und Beratung. Die Studienautoren ziehen denn auch den Schluss, dass Workation auch in Deutschland ein Trend werden könnte – wenn nicht unbedingt für die breite Masse. „Zur Steigerung der Arbeitgeberattraktivität könnte Workation jedoch ein interessanter Baustein werden, denn das Interesse der Beschäftigten ist groß. Unternehmen in Deutschland sollten sich mit diesem Thema daher auseinandersetzen“, so ein Fazit der Studie.
Sie sollten nicht nur, sie müssen sogar, sind die Autoren des Portals workation.de überzeugt. Auch sie haben eine Umfrage zum Thema durchgeführt. Und dort geben 62 Prozent aller Befragten an, dass es für sie bei der Jobwahl entscheidend ist, ob der Arbeitgeber eine Workation anbietet oder nicht. 51 Prozent bevorzugen einen Chef, der ihnen im Arbeitsvertrag eine solche Gelegenheit ermöglicht – nur 38 Prozent würden ein höheres Gehalt vorziehen. Das sollte Personalverantwortliche in Unternehmen, die Probleme haben, Arbeitskräfte zu finden, aufhorchen lassen.
Das Blöde daran: Selbst wenn ein Arbeitgeber seiner Truppe eine Workation ermöglichen will – das ist nicht ganz einfach. Es gibt in Sachen Arbeitsrecht, Sozialversicherung, Steuern und Aufenthaltsrecht allerhand zu beachten. Und beim Versicherungsschutz natürlich auch.
„Sobald ein Unternehmen eine Workation genehmigt, gehen damit sowohl Arbeitnehmer- als auch Arbeitgeberpflichten einher. Konkret bedeutet dies, dass ein Unternehmen auch dann seine Fürsorgepflichten einhalten muss, wenn die Workation privat initiiert wurde – also von der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter ausging“, sagt Torben Roß, Vertriebsdirektor der auf Auslandskrankenversicherungen spezialisierten BDAE Gruppe.
Damit eine Workation aufenthaltsrechtlich korrekt stattfinden könne, müssten vorab bestimmte Anforderungen geklärt sein, weiß der Experte. Dazu gehört etwa, um welchen Ort oder Staat (EU, EWR, Drittstaat) und welche Art der Tätigkeit es sich handelt. Ist etwa ein Visum zur Einreise erforderlich – und wenn ja, welches? Braucht man eine Aufenthaltserlaubnis zur Ausübung einer Erwerbstätigkeit? Diese Fragen müssen geklärt sein.
„Aus arbeitsrechtlicher Sicht ist es auch zwingend erforderlich, den Arbeitsort bei einer Workation festzulegen“, sagt Roß. Nur so sei ein Unternehmen rechtlich abgesichert, wenn es nicht genehmigte Auslandsaufenthalte von Mitarbeitenden gebe. Grundsätzlich bestehe eine freie Rechtswahl hinsichtlich des anzuwenden Rechtes, aber Rechtsunsicherheiten und Schwierigkeiten im Streitfall könnten auftreten, wenn objektive Kriterien außer Acht gelassen würden. Roß: „Daher hat der ‚gewöhnliche Verrichtungsort‘ Vorrang. Dieser sollte in Deutschland verbleiben und es muss sich um ein vorübergehendes Tätigwerden im Ausland handeln. Dann bleibt deutsches Recht anwendbar.“
Unternehmen sollten aber beachten, dass auch bei zulässiger Rechtswahl oder bei Anwendung deutschen Rechts die Normen des Landes gelten, in dem die Workation stattfindet. Roß liefert dafür ein Beispiel: „Der 14. Juli ist in Frankreich Nationalfeiertag. Eine Marketingmanagerin, die zu dieser Zeit eine Workation in Paris macht, darf dann nicht arbeiten. Sie muss für diesen Tag einen Urlaubsantrag bei ihrem Arbeitgeber in Deutschland stellen.“
Geht es um Steuern, ist vor allem ein Faktor wichtig: die Aufenthaltsdauer. Grundsätzlich richtet sich die Steuerpflicht nach dem Hauptwohnsitz. Arbeitet jemand aber länger als 183 Tage im Ausland wird die Person dort steuerpflichtig. Zudem gibt es zwischen Deutschland und vielen anderen Staaten bilaterale Abkommen, die eine mögliche Doppelbesteuerung nach sich ziehen können. Das sollte im Vorfeld gecheckt werden.
Wie sieht es nun aber mit dem Versicherungsschutz aus? „Wie bei rein geschäftlich motivierten Reisen hat der Arbeitgeber auch im Rahmen der Workation eine gewisse Fürsorgepflicht gegenüber seinen Mitarbeitenden und sollte möglichst auch für diese Reisen haften“, sagt Jessica Heußmann von der Produktentwicklung der Hanse-Merkur. Elementar sei eine leistungsstarke Auslandsreisekrankenversicherung, inklusive Krankenrücktransport. „Diese gibt sowohl dem Workation-Nehmer als auch dem Arbeitgeber Sicherheit.“
Dem stimmt auch BDAE-Experte Roß zu: „Das Niveau des Sozialversicherungssystems variiert je nach Aufenthaltsland erheblich. Insbesondere außerhalb der EU ist es in vielen Ländern nur rudimentär ausgestaltet und erreicht nicht annähernd das Leistungsniveau der deutschen Sozialversicherung.“ Entscheidend bei der Wahl der Auslandsreisekrankenversicherung sei aber, dass diese auch bei beruflich bedingten Aufenthalten leistet, was bei einer Workation der Fall ist.
Wieder ein Beispiel hierzu: Wenige Tage nach ihrer Ankunft auf Sizilien erwischt es Salesmanagerin Johanna: Sie erkrankt an Dengue-Fieber und muss mehrere Tage stationär im Krankenhaus behandelt werden. Roß: „Zwar ist Johanna über die gesetzliche Krankenversicherung auch bei Erkrankungen im Ausland abgesichert. Allerdings zahlt diese oft nur einen Teil der Kosten. Das Problem: Die medizinische Behandlung von Dengue-Fieber ist auf Sizilien teurer als in Deutschland. Dank ihrer Auslandskrankenversicherung muss Johanna für die zusätzlichen Kosten, welche nicht von ihrer Krankenkasse übernommen werden, nicht selbst aufkommen.“
Der BDAE bietet Auslandsreisekrankenversicherungen für alle Bedarfe an: für Aufenthalte bis zu fünf Jahre oder länger, aber auch für kurze Aufenthalte. Zusätzlich gibt es auch einen Auslandsrechtsschutz, eine Auslandshaftpflicht und Auslandsunfallversicherung im Angebot.
Denn auch weitere Versicherungen wie die oben genannten oder eine Reiserücktrittsversicherung können sinnvoll sein, gleiches gilt für Bausteine wie Versicherungen für das Reisegepäck oder eine Reiseunfallversicherung. „Hierbei sollte aber stets eine individuelle Bewertung erfolgen, im Idealfall im Austausch mit einem Versicherungsprofi“, sagt Hanse-Merkur-Expertin Heußmann. Die Hanse-Merkur hat Mitte 2023 einen speziellen Workation-Tarif gestartet. Der Arbeitgeber schließt dabei einen Gruppenvertrag mit der Hanse-Merkur ab, in dem er alle Workation-Arbeitnehmer anmelden und absichern kann.
Enthalten sind Leistungen der Auslandskrankenversicherung der Hanse-Merkur für die Dauer der Workation, auch bei Vorerkrankungen. Darüber hinaus sind Begleitpersonen bei Kindern versichert, Zahnersatz sowie Schwangerschaftsbehandlungen ebenfalls. Zudem umfasst der Tarif auch den medizinisch sinnvollen Krankenrücktransport. Die maximale Dauer des Auslandsaufenthalts liegt bei 184 Tagen pro Jahr. Bei der Entwicklung des neuen Tarifs war es der Hanse-Merkur wichtig, „dass Unternehmen mithilfe eines Baukastensystems individuell entscheiden können, welche Absicherungen sie einschließen möchten – und die Option zu integrieren, dass sowohl der Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer selbst die Versicherungsbeiträge übernehmen kann“, sagt Heußmann.
Workation könnte ein Trendthema werden, gerade im Hinblick auf den Fachkräftemangel. Denn die Möglichkeit, Arbeit und Urlaub zu kombinieren, bietet schließlich nicht jeder an.
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