Hilfe, ich brauche ein (neues) Maklerverwaltungsprogramm (MVP). Immer wieder sind solche Wünsche bei Versicherungsmaklern zu hören. Zunehmender Kostendruck und fortschreitende Digitalisierung aller Prozesse zwischen Vermittler und Produktgebern verstärken diese Wünsche. Machen wir uns hier auf den Weg nach dem perfekten MVP.

Die Suche nach dem perfekten MVP beginnt ganz unterschiedlich. Jungmakler, gerade wenn diese aus der Ausschließlichkeit oder von einem Vertrieb kommen, stehen plötzlich vor der Frage etwas in die eigene Verantwortung nehmen zu müssen, was ihnen der bisherige „Dienstherr“ gestellt hat.

Vermittler, die vor rund fünf Jahren Makler wurden, haben oft einfach erst mal optimistisch angefangen, Sicherheit für Kunden zu verkaufen. Früher oder später bemerkt man die Grenzen von Excel-Tabellen, ein paar Daten beim Pool A und ein paar Daten beim Pool B sowie jeder Menge Papier.

Und um es klar zu sagen: Diese Kollegen ernten von mir bei Coachings vor Ort viel Sympathie und Respekt, weil sie sich nicht im warmen Bett der gebundenen Vermittler ausgeruht, sondern selbst die Initiative ergriffen haben. Machen statt warten – das ist anerkennenswert.

Aber Makler und Coach kommen gemeinsam schnell zum Fazit: Die „Manufaktur Makler“ funktioniert bei einigen hunderten Kunden nicht mehr. Der Schrei nach Professionalität wird lauter. Meist sind es die eher stillen Fragen an Maklerkollegen, die zeigen was los ist. Mit welchem Kundenverwaltungsprogramm arbeitest Du denn? Was kostet denn Dein MVP? Oder: Wie bekomme ich denn die Daten vom einen zum anderen MVP?

Auch erfahrene Makler geraten unter Handlungsdruck in Sachen MVP

Die Suche nach einem neuen oder perfekten MVP ist aber nicht nur auf den geschilderten Kreis der Makler begrenzt. Auch bei gestandenen Maklern nimmt die Erkenntnis zu, dass es das alte MVP nicht mehr bringt. Vor Ort sieht das dann so aus, dass die alte Shareware-Version des Maklers nun doch in die Jahre gekommen ist.

Oder: Die Bedienerfreundlichkeit des alten MVP ist in der Zeit des Drag and Drop nicht mehr das Wahre. Oder: Das bisherigen MVP lässt sich einfach nicht auf Smartphones oder Tablet-PCs nutzen. Ganz zu schweigen von einer Verbindung vom MVP mit einem Kundenportal oder einer individuellen Kunden-App. Deshalb soll mehr als ein Drittel der Makler bereit sein, sein MVP zu wechseln.

Software ist nicht gleich Software

Nun sind sich Makler unterschiedlicher Gruppierungen über die Notwendigkeit des digitalen Neuanfangs klar, wie geht es weiter. Immer wieder werden Berater und Kollegen gefragt, was denn nun das ideale MVP sei. Zig Namen werden genannt, jeder schildert seine Erfahrungen und pflanzt so schon die Keime der Enttäuschung in den Kopf des Kollegen. Denn Software ist nicht Software. Makler ist nicht Makler. Und auch das technische Können der Nutzer ist unterschiedlich ausgeprägt.

Die Wahl des MVP kann so eine Qual werden, denn auch eine Orientierung an den in diversen Studien ausgewiesenen meistgenutzten Maklerverwaltungsprogrammen hilft kaum weiter. Am ehesten erhält man Informationen wie viele Makler aus einer begrenzten Gruppe von Befragten das eine oder andere Programm nutzen.

Keine Antworten wird man durch solche Studien darüber erhalten, wie es den betreffenden MVP-Herstellern wirtschaftlich geht, ob es diese in Zukunft noch geben wird und ob diese dem rasanten technischen Fortschritt überhaupt noch Herr werden können. Die Gerüchte über total veraltete IT-Plattformen machen die Runde. So gibt es nicht wenige Stimmen, die sagen, dass einigen MVP-Herstellern das Wasser schon bis zum Hals steht, aber man noch so lange es geht die Lizenzeinnahmen noch mitnimmt, solange es geht.

Anderer Ansatz für die Wahl des neuen Maklerverwaltungsprogramms

Bevor ich mich bei Coachings und Strategieberatungen bei Maklern in technischen Details, der Zahl von verkauften Lizenzen oder der Zukunftsfähigkeit von MVP-Anbietern verliere, stelle ich oft eine andere Frage: Wie soll Ihre (Makler-)Firma in Zukunft aussehen? Die daraus folgenden Antworten können einen Weg zur Auswahl des passenden MVP ebnen. Nehmen wir einige konkrete Fälle als Beispiel:

Neumakler, ehemaliger AO-Mitarbeiter, 49 Jahre

Das Motiv zum Abschied aus der AO: Er oder Sie wurde wegen Erfolglosigkeit Opfer einer Umstrukturierung. Zeithorizont für den Maklerberuf: zirka 15 Jahre. Er verlässt sich auf sich und keine anderen. Will für sich allein arbeiten.

Empfehlung: Prüfen Sie, zu welchem Pool Sie am besten passen und nutzen Sie deren MVP.

Jungmakler, ehemaliger Banker, Mitte 30, Familie, Kinder

Das Motiv zum Abschied aus der Bank: Job war mir zu bürokratisch. Keine Kundenorientierung. Makler hat einen starken Drang nach Selbstverwirklichung. Zeithorizont für den Maklerberuf: 35 Jahre. Will ein Unternehmen für sich und seine Kinder aufbauen.

Empfehlung: Prüfen Sie mit Unterstützung von Experten, welches zukunftsfähige MVP zu Ihnen und Ihren Beratungsschwerpunkten passt. Orientieren sich an dem, was das MVP können soll und was zeitgemäße Funktionalität braucht. Wichtig: Möglichkeiten der Erweiterung durch optionale Funktionen, Lizenzen und gegebenenfalls ein sicheres Ausstiegsszenario prüfen.

Erfahrener Makler, Mitte 50, größerer Kundenbestand

Technisch interessiert. Hat die digitalen Grenzen seines MVP erkannt. Will für seine Kunden eine App, Möglichkeit von Online-Abschlüssen und moderne Kommunikation.

Empfehlung: Prüfen Sie zuerst mit Unterstützung von Experten, wie Sie die vorhandene Kundendaten über das alte MVP oder über die Versicherer in ein passendes neues MVP importieren können. Wägen Sie ab, ob ein eigenes neues MVP oder die Nutzung eines führenden MVP eines Maklerpools der bessere Weg ist.

Wenn Sie den Weg zu einem Pool nicht wollen, dann schauen Sie sich auch die Angebote zu MVP an, die von einigen Maklerkollegen entwickelt wurden. In diesem Segment gibt es beispielsweise mit Finass (Makler Frank Weber) oder Insurgo (Makler Yannick Leippold) mögliche interessante Alternativen. Einfaches Handling, technisch auf der Höhe der Zeit. Makler-Entwickler, die ihren Job verstehen.

Die Problematik des MVP-Wechsels liegt ihm Detail

Hier ist nicht der Platz um die vielen technischen Hürden und Details darzustellen, die den Weg zum neuen MVP stören können. Dennoch – neben den schon genannten Aspekten – lohnt noch ein Blick auf einige weitere Entscheidungspunkte zum Pro oder Contra eines Wechsels.

Das neue MVP sollte möglichst nahe an den Prozessen der Versicherer und Dienstleister sein. In der Spitze sind moderne MVP in der Lage, Veränderungen bei den Kundendaten, Abschlüsse und Vertragsanpassungen, Schadensregulierungen oder auch Inkassostörungen vom Versicherer über Nacht in das MVP zu bekommen. Eine solche durchgehende digitale Prozessgestaltung erspart viel Zeit und Kosten.

Mehr als nur Datenverwaltung

Ein modernes MVP ist nicht nur ein System zur Datenverwaltung. Idealerweise kann aus dem neuen MVP die Kundenkommunikation manuell oder auch automatisiert umgesetzt werden. Dies gilt auch für die Kommunikation zu den Versicherern. Die Änderung einer Kundenanschrift an zig Versicherer zusenden ist nicht mehr zeitgemäß. Moderne MVP erledigen dies automatisch allein.

Der Übergang zu einem neuen MVP sollte bestenfalls auch schon vorgenommene Digitalisierungen und Archivierungen – beispielsweise von Form von PDF-Dokumenten – möglich machen. Dieser Aspekt gehört berechtigt zu den größten Ängsten beim MVP-Wechsel bei Maklern, die befürchten, dass genau das Dokument, was man im Fall der Fälle sucht, dann nicht mehr da ist.

Datenimport gehört zu den schwierigsten Themen

Die Frage des Datenimports wurde schon angerissen und gehört zu den schwierigsten Themen überhaupt. Nur so viel: Wer glaubt, dass mit GDV-Datentransfer oder Bipro alles kinderleicht geht, der irrt gewaltig. Natürlich sind die Ansprüche der Nutzer unterschiedlich. Aber die vertrieblich gewünschten Kerndaten sind eben mehr als ein paar Stammdaten der Versicherer.

Wenn Datentransfers im gewünschten Maße nicht möglich sind gibt es noch eine Handlungsoption, die zwar keine Begeisterung bei betroffenen Makler hervorruft, aber dennoch gangbar ist: Sicherung der bisherigen Datenbestände und der entsprechenden Dokumentationen auf einen Datenträger und Neustart mit einem modernen MVP mit den Daten der Versicherer.

Mehraufwand ist schnell wieder drin

Das ist dann zwar ein harter Break, aber nach einem Jahr zeigt sich, dass auch das eine echte Option sein konnte. In der Praxis hat sich gezeigt, dass spätestens nach einem Jahr kaum noch auf die Festplatte mit den alten Daten geschaut wird. Die Vorteile des neuen modernen MVP überwiegen bei weitem die Nachteile. Und nach so einem Zeitraum sind dann hilfreichen Routinen beim Makler und seinen Mitarbeitern wieder da.

Ja, mit dem Wechsel zu einem neuen MVP müssen manche historischen Vorgänge und Daten oder vermerkte weiche Kundendaten peu à peu neu erfasst werden. Das ist erst einmal mehr Aufwand. Aber die nach kurzer Zeit erreichte neue Produktivität wird diesen begrenzten Mehraufwand an Zeit und Kosten schnell auffangen.