Die Vermittler von Versicherungen und Finanzdienstleistungen haben meist viel auf dem Kasten. Zur fachlichen Kompetenz kamen im Laufe der Jahre Menschenkenntnis und Grundlagen der Unternehmens- und Personalführung hinzu. Nach meinen Eindrücken beschäftigt man sich aber mit Fragen der Arbeitsorganisation und des Zeitmanagements zu selten.

Für den aufmerksamen Besucher sind Anzeichen für das fehlende gewisse Etwas im Umgang mit der Zeit überladene Schreibtische, die berühmte Zettelwirtschaft an Pinnwänden und – bei einer tieferen Analyse – auch fehlende Prozessbeschreibungen bei mittelständischen Maklerfirmen, nicht vorhandene Wochenpläne oder ein Mix aus analoger und digitaler Terminhaltung.

Es scheint doch so zu sein, wie es der Arzt und Philosoph Albert Schweitzer einmal drastisch formuliert haben soll:

„Der Mensch beherrscht die Natur, bevor er gelernt hat, sich selbst zu beherrschen.“

Tipp 1: Fixe Zeiten für wiederkehrende Aufgaben

Stellen Sie sich Ihr Gehirn einmal als Festplatte vor. Ein großer Teil ist durch Persönliches aus Kindheit, Jugend und Gegenwart gefüllt. Dazu kommt Fach- und Alltagswissen und das übliche Klein-Klein eines Selbstständigen. Letzteres wird oft als Arbeitsgedächtnis bezeichnet. Darin befinden sich Bitten um Rückruf, Anforderungen von Angeboten und Besuchswünsche von Kunden oder Maklerbetreuern.

Selbst das bestens strukturierte Gehirn (Festplatte) wird irgendwann an seine Kapazitätsgrenzen kommen. Kopfschmerzen, Unausgeglichenheit oder gesunkene Kreativität sind die Folge. Die Grenzen zum Ausgebranntsein sind früher erreicht, als es der betroffene Vermittler selbst merkt. Das Unterbewusstsein arbeitet weiter, auch wenn Ruhephasen angesagt sind. Es wird Zeit, das Gehirn zu entlasten.

Wir haben für unsere Kunden wichtige Hinweise für eine solche Entlastung zusammengestellt, aus denen wir einige herausgreifen wollen. Tipp 1 ist die Entwicklung positiver Routinen im Arbeitsalltag durch feste Termine für wiederkehrende Aufgaben.

Strukturieren Sie Ihre normale Arbeitswoche durch Fixpunkte für wiederkehrende Aufgaben. Erfassen Sie zunächst, welche grundlegenden Tätigkeiten Sie jede Woche immer wieder durchführen. Und dann gehen Sie in eine neue Wochenplanung mit festen Terminblöcken.

Für einige Makler wird der optimale Weg darin bestehen, dass Rücksprachen mit den Mitarbeitern zum Wochen- oder Monatsbeginn durchgeführt werden. Darauf können sich dann auch die Mitarbeiter durch das Sammeln von Vorgängen für die Rücksprache einstellen. Die „Störung“ durch Rückfragen zwischendurch kann dann entfallen.

Feste Terminblöcke für bestimmte Aufgaben

Gerne machen sich Vermittler auch feste Terminblöcke für Kundentermine, Besuchszeiten für Maklerbetreuer oder auch für private Termine (Fitness-Studio, Zeit für die Kinder). Eine Assistentin oder Sekretärin wird dann genau wissen, wann der Chef oder die Chefin Zeit für bestimmte Kunden oder Besucher Zeit hat. Rückfragen zwischen Tür und Tor entfallen. Die persönliche Festplatte wird entlastet.

Bestimmen Sie vor der Anlage von fixen Zeitblöcken, wann Ihre optimalen Zeiten für Kreativität, Kundenberatungen oder auch Konfliktthemen sind. Dafür sollten Sie dann die besten Zeiten nach Ihrer biologischen Uhr reservieren. Für die anderen Zeiten, also wenn Sie eher abgespannt sind, sollten formelle Arbeiten wie die Ablage von Dokumenten genutzt werden. Nutzen sie dafür immer wieder die gleichen Randstunden des Tages oder der Woche. Solche Routinen werden Sie entlasten.

Tipp  2: To-Do-Listen und standardisierte Mails

Für die Entlastung Ihrer Festplatte und den Gewinn von mehr Zeit sollten Sie sich ein passendes System erstellen oder dieses mit einem Coach erarbeiten. Das System sollte relativ einfach sein und kann unter Nutzung der Funktionen des jeweiligen digitalen Kalenders und den entsprechenden Aufgabenfunktionen auf Laptop und Smartphone leicht für die Mitarbeiter zugänglich gemacht werden.

Als Zeitsparer haben sich digitale To-Do-Listen bewährt. Nehmen wir ein Beispiel: Sie haben als Vermittler an einem bestimmten Tag zwei Kundentermine. Dazu haben sich noch einige Aufgaben angesammelt, die erledigt werden müssen. In die Tages-To Do-Liste übertragen Sie diese Aufgaben und priorisieren diese nach der Eisenhower-Methode nach „wichtig“ und „eilt“.

Ergänzen Sie nun die Aufgaben- und Terminliste um den jeweils geschätzten Zeitbedarf. Planen Sie eher großzügig und verplanen Sie maximal 80 Prozent Ihre Zeitbudgets. Sie werden schnell merken, ob Ihre persönliche Zeit für die Aufgaben genügt und ob Sie Aufgaben delegieren oder terminlich verschieben müssen.

So kann die To-Do-Liste aussehen

Auf dem von uns empfohlenen Muster für eine To-Do-Liste „Was ist heute Wichtiges und Eiliges zu erledigen“ haben wir deshalb nicht nur „Priorität“ und „Thema“ vermerkt, sondern auch „Wer?“ und „Wie?“. Bei Letzterem können Sie über die Art der Erledigung auch Einfluss auf Ihr Zeitbudget nehmen. Manche Anfrage kann man statt in einem 30-minütigen Anruf auch in einer E-Mail beantworten – je nach Priorität.

Apropos E-Mail. In großen Unternehmen oder auch Firmen mit sich immer wieder wiederholenden E-Mails hat es sich bewährt, diese zu standardisieren und als Sammlung für alle Mitarbeiter anzulegen. Man spricht dabei auch von E-Mail- Templates. Dafür sind dann bestimmte Stichwörter oder Parameter festzulegen. Nehmen wir als Beispiel die Einladung von Kunden zum Jahresgespräch.

Mit dem Stichwort „Jahresgespräch“ wird eine neue Standardmail mit Anrede, Text und Grußformel erstellt, die im Grunde nichts anderes darstellt, als ein herkömmlicher Serienbrief, der individuell oder für eine Gruppe von Kunden versendet werden kann. Je nach Schnittstelle des eigenen E-Mail-Programms oder Mail-Servers zum Maklerverwaltungsprogramm können dann individuelle Besonderheiten oder Varianten eingebaut werden. Die Zeitersparnis ist enorm.

Tipp 3: Wer hat die Macht? Der Mailbriefkasten oder Sie?

Bleiben wir noch ein wenig bei Zusammenhang von E-Mails, Mailbriefkasten und Zeitmanagement. Beim Coaching von Vermittlern drängt sich oft der Eindruck auf, dass einkommende Mails der „Herr“ und der Empfänger der Mails, per PC oder Smartphone, der „Knecht“ ist. Mit hektischem Blick werden eingehende Mails sofort nach Eingang geöffnet und bearbeitet. Das bringt auf die Dauer Stress pur.

Schalten Sie als ersten Schritt die Push-Mitteilung für Mails auf Ihrem Smartphone und Ihrem PC/Laptop aus. Zweiter Schritt: Legen Sie Zeiten fest, zu denen Sie am Tag oder in der Woche Mails lesen und bearbeiten. Entscheiden Sie über das „Wann“. Natürlich haben wir eine schnelllebige Zeit in Fragen der digitalen Kommunikation. Aber es ist ein Trugschluss, dass für eine fundierte Beratung der Kunden alles und jederzeit sofort erfolgen muss.

Kein hektisches Überfliegen mehr

Wenn Sie zu einer für Sie guten Zeit Mails lesen, dann haben Sie auch die Chance, die Mails wirklich komplett zu lesen. Hektisches Überfliegen des Textes führt nicht selten zum Überlesen wichtiger Passagen und oberflächlichen Bewertungen oder Reaktionen. Sie werden sich so Peinlichkeiten aus Nachfragen ersparen, die im Text schon längst dargestellt oder beantwortet wurden.

Kennen Sie das: „Danke für Ihre Mail, ich habe diese erhalten“? Solche Mails sind sicher nett gemeint. Dennoch nehmen diese Mails sowohl dem Absender als auch dem Empfänger aufsummiert viel Zeit. Überlegen Sie sich also genau, ob, wann und wie Sie antworten. Ich selbst arbeite auch gern in solchen Fällen mit der Betreffzeile. Ein eingefügtes „Danke“ in die Betreffzeile plus eom (end of massage) tut es vielfach auch. Und der Empfänger weiß Bescheid und kann die Mail gleich löschen.

Mailfunktionen richtig nutzen

Die weitere Bearbeitung der empfangenen E-Mail bietet weitere Potenziale zur Zeitersparnis, wenn man die Mailfunktionen richtig nutzt. Dazu gehört die Umwandlung einer Mail in eine „Aufgabe“ mit Terminstellung im elektronischen Kalender ebenso wie die Weiterleitung zur Erledigung (gegebenenfalls inklusive Terminstellung) für den Mitarbeiter, Kollegen und Kooperationspartner. Auch die Funktion „Nachverfolgung“ hilft.

Noch einige Anmerkungen zum Zeitfresser „Ablage“ von E-Mails. Entscheiden Sie sich auch hier für zeitsparende Effizienz. Doppelablagen der eingegangenen und gesendeten Mails sind nach meinen Erfahrungen nicht mehr zeitgemäß. Die Mehrzahl der genutzten E-Mail-Programme bietet über die Suchfunktion für aktuelle Fälle den schnellsten Weg. Zur Dokumentation kann die pauschale Archivierung von E-Mails genutzt werden. Dabei gilt es allerdings auf die Speicherkapazitäten auf Hardware und Server zu achten.

Zwei weitere Tipps zum besseren Zeitmanagement gibt es am kommenden Montag.