Das Gros der Unternehmen arbeitet derzeit mit Hochdruck an Lösungen für die Arbeitswelt der Zukunft. Läuft es auf eine Hybrid-Lösung aus Büro und Homeoffice hinaus? Wenn es nach der Allianz geht, dann werden die rund 150.000 Mitarbeiter weltweit auch weiterhin zu großen Teilen aus dem Homeoffice arbeiten – der Versicherungskonzern möchte die interne Arbeitswelt komplett umbauen.
Das wird vermutlich auch andere Unternehmen aus der Branche inspirieren. Hat die in der Versicherungsindustrie lange vorherrschende Präsenzkultur also wirklich ausgedient? Wie müssen die Rahmenbedingungen für das Arbeiten der Zukunft aussehen? Wie das neue Mindset für hybrides Arbeiten? Und wie lässt sich das Engagement und die Produktivität der Mitarbeiter in einer doch sehr konservativ geprägten Branche sicherstellen?
Vor wenigen Monaten haben viele von uns, wenn nicht alle, gedacht, dass Homeoffice bestimmten Arbeitsfeldern vorbehalten sein würde. Jene, die weniger Kontakt mit anderen Menschen haben, weniger Interaktionen pflegen und weniger Vertrauen aufbauen müssen im Zusammenspiel mit ihren Kunden. Jetzt stellen wir weltweit fest: Es funktioniert über fast alle Berufsgruppen hinweg. Mit Ausnahme derer, die in der Fabrik oder am Band stehen müssen. Geht es also um ein notwendiges Übel oder um eine nachhaltige Zukunft für das Arbeitsumfeld der Menschen einer ganzen Branche?
Diese Frage lässt sich recht zügig beantworten: Es geht um eine nachhaltige Zukunft, sofern wir die richtigen Rahmenbedingungen schaffen und Homeoffice weltweite Akzeptanz erfährt. Fast alle Unternehmen stellen derzeit fest, dass sie weniger Büroflächen benötigen und weniger Reisekosten haben. Die Mitarbeiter stellen fest, dass sie weniger Fahrt- und Reisezeiten haben, dass sie flexibler den Arbeitsalltag gestalten können. Und wir werden sicher noch einen weiteren Schritt erleben: Den Schritt vom Homeoffice zum Mobile Office. Sprich: Die Wahl des Arbeitsplatzes statt die Umstellung von Büro auf Zuhause. Denn „Home“ kann überall sein, wo die Arbeitsbedingungen gegeben sind und guter Netzzugang herrscht.
Diese Umstellung wird vielen Mitarbeitern, wie so oft bei Veränderungen, nicht leicht fallen. Der Mensch ist eben ein Gewohnheitstier und braucht eine gewisse (Verarbeitungs-)zeit, dem Neuen etwas Gutes abzugewinnen. Das Arbeitsumfeld von heute auf morgen eigenverantwortlich zu gestalten, sind Arbeitnehmer einfach nicht gewohnt. Ganz im Gegenteil: Wir sind grundsätzlich so sozialisiert, jeden Tag in das vom Unternehmen gestaltete und vorgegebene Arbeitsumfeld einzutauchen. Wir geben uns diesen Rahmenbedingungen hin und sind geübt darin, sie wirklich selbst zu gestalten.
Viele Mitarbeiter berichten darüber hinaus von Schwierigkeiten, dass ihnen der persönliche Kontakt zu den Kollegen und Kunden fehle. Sie klagen über fehlende Pausen, über Ablenkungen durch suboptimale Arbeitsplatzbedingungen und die fehlende Trennung zwischen Arbeit und Privatleben. Zum einen liegt es tatsächlich an jedem Einzelnen, mit alten Gewohnheiten zu brechen und sich neue Rituale zu geben, eigene Rituale. Zusätzlich aber ist es auch eine Frage der Betrachtung und der eigenen Lebenseinstellung, der Entwicklung das Positive abzugewinnen und sie zu schätzen.
Zudem müssen wir Menschen eigenverantwortlich in unserem Arbeitsumfeld entscheiden lernen, was uns gut tut, was wir für eine produktive und sinnhafte Arbeitsumgebung brauchen. Die richtigen Rahmenbedingungen müssen dabei natürlich immer unterstützend greifen und die soziale Akzeptanz für Mobile Office gegeben sein. Haben die Mitarbeiter ein neues Regelwerk für ihren Arbeitsalltag? Haben sie die richtige Arbeitsplatzausstattung? Gibt es Regeltermine für das ganze Team? Sind feste Arbeitszeiten verankert? Gibt es virtuelle Meeting-Regeln? Wie finden schwierige Gespräche statt?
Unternehmen und ihre Führungskräfte tun also gut daran, dem Wandel ein Profil zu geben. Mitarbeiter wollen verstehen, was die neue Arbeitswelt konkret für sie bedeutet, welche Vorteile, aber auch welche Nachteile es möglicherweise mit sich bringt. Wie profitiert das Unternehmen als Ganzes? Hat es gesellschaftliche oder umweltliche Auswirkungen? Die Veränderungsbereitschaft ist ungleich höher, wenn man weiß, wofür. Das gilt es klar zu kommunizieren. Daneben müssen bereichsübergreifend klare Leitlinien für das virtuelle Arbeiten festgelegt werden. Wie erfolgt die Erfolgskontrolle, wie die Leistungskontrolle?
Schließlich muss sich jedes Unternehmen auch mit seiner Zusammenarbeitskultur effektiv auseinandersetzen und ein hohes Maß an Vertrauen und Integrität sicherstellen. Kontroll- und Überwachungsmechanismen sollten spätestens jetzt ausgedient haben, ein neues Führungsmuster einsetzen. Mehr denn je sind Führungskräfte gefragt, die den Diskurs mit der Belegschaft offensiv einfordern, in schwierigen Angelegenheiten Feingefühl zeigen und die richtige Fehlerkultur setzen. Je schneller diese Maßnahmen greifen, umso größer ist die Chance auf eine Aufbruchstimmung, die weit über die eigentliche Unternehmenstransformation hinausreicht.
Katja Nagel ist Gründerin und Inhaberin der Unternehmensberatung Cetacea aus München und berät in dieser Funktion Top-Manager in Sondersituationen. Sie hat mehr als 20 Jahre Erfahrung in Unternehmen und Beratung, insbesondere in den Bereichen Unternehmensentwicklung, Strategie, Marketing und Kommunikation.
