Die private Nutzungsmöglichkeit eines betrieblichen Pkw wird – falls kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geführt wird – mit einem Prozent des Bruttolistenpreises pro Monat versteuert, zusätzlich mit 0,03 Prozent des Bruttolistenpreises pro Kilometer, den man mit dem Pkw zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zurücklegt (sogenannte Firmenwagenbesteuerung).

Diese typisierende Berechnungsmethode gilt unabhängig davon,

– ob nur ein Gebrauchtwagen überlassen wird, der zum Zeitpunkt der Überlassung einen wesentlich geringeren Zeitwert hat, oder
– dass Neufahrzeuge üblicherweise mit hohen Rabatten auf den Listenpreis verkauft werden.

Für eine tatsächliche private Nutzung eines dienstlichen Pkw, der zu privaten Zwecken zur Verfügung steht, spricht der Beweis des ersten Anscheins. Durch den sogenannten Gegenbeweis kann der Beweis des ersten Anscheins jedoch entkräftet oder erschüttert werden. Der angenommenen Privatnutzung des betrieblichen Fahrzeuges können unter besonderen Umständen gleichwertige, im Privatvermögen des Unternehmers vorhandene Fahrzeuge entgegenstehen und zwar dann, wenn allen Nutzungsberechtigten gleichwertige Fahrzeuge zur Verfügung stehen. Das Halten dieser gleichwertigen Fahrzeuge wäre wirtschaftlich unvernünftig, wenn stattdessen das betriebliche Fahrzeug genutzt würde.

Praxistipp: Gleichwertige Fahrzeuge im Privatvermögen können danach ein wichtiges Argument gegen eine unterstellte Privatnutzung und damit gegen die Anwendung der Ein-Prozent-Regelung darstellen. Es kann sich lohnen zu überprüfen, ob der Anscheinsbeweis durch im Privatvermögen gleichwertige Fahrzeuge entkräftet wird und gegebenenfalls ein entsprechender Verweis an die Finanzverwaltung auf diese steuerzahlerfreundliche Rechtsprechung angebracht ist.

Poolfahrzeuge

Stehen einem Arbeitnehmer innerhalb eines Monats mehrere Autos zur privaten Nutzung zur Verfügung, ist für jedes die private Nutzung mit monatlich ei-nem Prozent des Listenpreises anzusetzen und zu addieren. Beachten Sie aber, dass die Finanzverwaltung es zulässt, den Listenpreis des überwiegend genutzten Wagens zugrunde zu legen, wenn die Nutzung der Autos durch andere zu Ihrer Privatsphäre gehörende Personen so gut wie ausgeschlossen ist. Dem Nutzungswert für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ist immer der Listenpreis des überwiegend für diese Fahrten genutzten Kfz zugrunde zu legen.

Steht ein betriebliches Auto mehreren Arbeitnehmern zur privaten Nutzung zur Verfügung, ist der geldwerte Vorteil von ein Prozent des Listenpreises entsprechend der Zahl der Nutzungsberechtigen – unabhängig vom Umfang der tatsächlichen Nutzung – aufzuteilen. Der geldwerte Vorteil für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ist bei jedem Arbeitnehmer dann mit 0,03 Prozent des Listenpreises je Entfernungskilometer zu ermitteln und anschließend durch die Zahl der Nutzungsberechtigten zu teilen.

Übersteigt die Zahl der Nutzungsberechtigten die in einem sogenannten Fahrzeugpool zur Verfügung stehenden Fahrzeuge, ist bei pauschaler Nutzungswertermittlung für Privatfahren der geldwerte Vorteil mit einem Prozent der Listenpreise aller Wagen zu ermitteln und diese Summe dann durch die Zahl der Nutzungsberechtigten zu teilen. Für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte wird der geldwerte Vorteil mit 0,03 Prozent der Listenpreise aller Kfz ermittelt und durch die Zahl der Nutzungsberechtigten geteilt. Dieser Wert wird dann bei jedem Arbeitnehmer mit den jeweiligen Entfernungskilometern multipliziert.

Grundsätzlich bleibt es aber dabei, dass ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch der beste Nachweis für den Umfang der betrieblichen Nutzung ist.

Elektronisches Fahrtenbuch darf nicht manipulierbar sein

Die strengen Formerfordernisse, die an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geknüpft werden, gelten gleichermaßen für elektronische Fahrtenbücher.

Hinzu kommen folgende weitere Punkte:

– Hard- und Software müssen ordnungsgemäß bedient werden und Manipulationen ausgeschlossen sein.
– Nachträgliche Veränderungen müssen technisch ausgeschlossen sein beziehungsweise programmseitig dokumentiert werden.

Da es für Hard- und Software kein Gütesiegel seitens der Finanzverwaltung gibt, ist beim Einsatz elektronischer Fahrtenbücher unbedingt darauf achten, dass diese Anforderungen an die EDV erfüllt werden.

Praxistipp: Im Rahmen einer Betriebsprüfung steht der Finanzverwaltung das Recht zu, auf die Datenbasis des elektronischen Fahrtenbuchs zuzugreifen. Daher ist zusätzlich für eine Lesbarkeit des Fahrtenbuchs für die Zeiten etwaiger Prüfungen und im Rahmen der Aufbewahrungsfristen Sorge zu tragen. Dadurch wird dann schnell erkennbar, wenn die erforderlichen Angaben und Daten nicht aktuell eingetragen wurden, sodass die Anerkennung versagt werden kann. Zu beachten ist auch, dass die Eintragungen nicht veränderbar sind.

Unterjähriger Wechsel der Bewertungsmethode innerhalb eines Veranlagungszeitraums

Die fahrzeugbezogene Methodenwahl ist jeweils für einen Veranlagungszeitraum bindend. Um die Fahrtenbuchmethode zu Grunde legen zu können, müssen Sie das Fahrtenbuch also für den gesamten Veranlagungszeitraum führen, in dem Sie das Fahrzeug nutzen. Ein unterjähriger Wechsel von der Ein-Prozent-Regelung zur Fahrtenbuchmethode für dasselbe Fahrzeug ist demnach nicht zulässig. Bei mehreren privat genutzten Fahrzeugen hingegen muss die Methodenwahl nicht einheitlich getroffen werden. Bei einem unterjährigen Fahrzeugwechsel ist eine Änderung der Bewertungsmethode zulässig.

Werbungskostenabzug bei über den Nutzwert hinausgehenden Zuzahlungen

Zuzahlungen, die Sie für die Nutzung eines Dienstwagens Ihrem Arbeitgeber zahlen, können von dem ermittelten geldwerten Vorteil abgezogen werden. In welcher Höhe dies möglich ist, ist noch vom Bundesfinanzhof (BFH) zu klären. Das Finanzgericht Baden-Württemberg hat entgegen der Auffassung der Finanzverwaltung entschieden, dass der Arbeitnehmer einen Anspruch auf Werbungskostenabzug bei den Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit hat, wenn die Zuzahlungen höher sind als der ermittelte Nutzungswert. Die Finanzverwaltung vertritt hingegen die Ansicht, dass der geldwerte Vorteil sich maximal auf Null reduzieren kann.

Praxistipp: Falls die Zuzahlungen des Arbeitnehmers den Nutzungswert übersteigen, sollte er den „Restbetrag“ als Werbungskosten in seiner Steuererklärung geltend machen. Darüber hinaus sollte er gegen nachteilige Steuerbescheide Einspruch einlegen und einen Antrag auf Ruhen des Verfahrens stellen, bis der BFH die Frage geklärt hat.

Über den Autor:

Frank Balmes ist Rechtsanwalt bei PKF Fasselt Schlage in Köln

Über PKF Fasselt Schlage

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