Dreh- und Angelpunkt im Maklerunternehmen ist ein modernes und digitales Tool zur Kunden- und Vertragsverwaltung. Das dürfte inzwischen Allgemeinwissen im Unternehmer-Knowhow sein. Dennoch beginnen die Möglichkeiten für die Prozessoptimierung nicht erst mit einem Maklerverwaltungsprogramm (MVP) von externen Software-Häusern oder Maklerpools als Dienstleister.
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Bereits die Nutzung aller Möglichkeiten der Microsoft-Office-365-Plattform bietet hier zahlreiche einfache Lösungen. Denken wir nur an Standard-Briefe für wiederkehrenden Schriftverkehr, die die Mitarbeiter als Mailvorlage nutzen können.
Auch die Möglichkeiten von MS „Power Automate“ stehen Ihnen offen, wenn Sie ein Microsoft-Konto oder ein Office-365-Abonnement haben. Damit kann man für die eigenen Workflows die bereitgestellten Vorlagen nutzen oder eigene benutzerdefinierte erstellen. Diese Vorlagen eignen sich sehr gut für Anfänger, da sie einen Startpunkt für die Erstellung des individuell gewünschten Workflows bieten. Außerdem könnten mit MS „Power Automate“ auch Kundenanfragen, Terminhaltung oder Datei- und Datentransfers einfach verfolgt werden
Praxisbeispiel einer mittleren Maklerfirma: Die Vielzahl individueller Kundenschreiben wurde durch einheitliche Schreiben, die in der Dateibezeichnung bereits Thema und Anlass für das Schreiben erkennen lassen, für alle Mitarbeiter als Mailvorlagen bereitgestellt. Kurzer Klick auf die Suchfunktion mit dem gewünschten Thema und der Mitarbeitende hat eine Mailvorlage, die als digitaler Serienbrief nur noch geringen Anpassungsbedarf hat.
10 Prozent Automatisierung sind nicht 100 Prozent, aber …
Dennoch plädiere ich für ganzheitliche Lösungen über ein modernes Maklerverwaltungsprogramm, statt Insellösungen in die Prozesse im Maklerunternehmen zu integrieren. Denn es besteht immer die Gefahr, dass Automatisierung von Prozessen durch Einzellösungen und deren Programmierung mehr Zeit und sonstige Kosten hervorruft, die dem Ziel und Zweck widersprechen. Deshalb ist Mut angesagt, sich einem eigenen MVP oder einer Poollösung zuzuwenden.
Wenn erstmalig 10 Prozent der Prozesse in Ihrem Maklerunternehmen weitgehend automatisiert werden oder weitere 10 Prozent zu bereits automatisierten Prozessen, dann hat das enorme Bedeutung in der Zeiteinsparung beziehungsweise -gewinnung von zusätzlichen Ressourcen für zusätzliche Tätigkeiten für die Kunden. Schauen wir uns dazu einige Zahlen an:
Ein-Personen-Maklerunternehmen
210 Arbeitstage à 8 Stunden = 1.680 Arbeitsstunden
Arbeitszeiteinsparung 10% = 168 Arbeitsstunden = 21 Arbeitstage
Mittleres Maklerunternehmen (8 Vollzeit-Mitarbeiter)
210 Arbeitstage à 8 Stunden x 8 = 13.440 Arbeitsstunden
Arbeitszeiteinsparung 10% = 1.344 Arbeitsstunden = 168 Arbeitstage
Die hier exemplarisch aufgezeigten 10 Prozent Einsparung lassen sich auf vielen Wegen erreichen. Dazu auf der folgenden Seite einige einfache Praxisbeispiele.
Tipp 1: Digitaler Kalender für Kundentermine
Kunden vereinbaren den individuell passenden Kundentermin im digitalen Kalender. Der sonst übliche Anruf kann wegfallen, die Mitarbeiter bleiben für andere Aufgaben frei.
Zusätzlicher Kundennutzen: Der digitale Kalender ist rund um die Uhr erreichbar, keine Wartezeiten in der Telefonschleife und automatischer Eintrag im eigenen Kundenkalender.
Tipp 2: Digitales Kundenportal oder Kunden-App
Kunden können Veränderungen der Stammdaten (Umzug, Kontowechsel etc.) selbst eingeben und alle Verträge bei allen Versicherern werden automatisch aktualisiert.
Der sonst übliche Anruf kann wegfallen, die Mitarbeiter bleiben für andere Aufgaben frei.
Zusätzlicher Kundennutzen: Das digitale Kundenportal oder die Kunden-App sind immer erreichbar, keine Wartezeiten in der Telefonschleife und fehlerfreie (-arme) Umsetzung in kurzer Zeit.
Tipp 3: Einsatz von Chatbots für Kundenkontakt auf der Homepage
Derartige Chat-Angebote haben in den vergangenen Monaten dank künstlicher Intelligenz enorm an Reife gewonnen und lassen sich nur noch schwer als nicht-menschlich generierte Kommunikation erkennen. Oft genügen die Auskünfte im Chat den entsprechend affinen Kunden bereits als Erstinformation, können aber auch eine Überleitung zu einer persönlichen Beratung sein.
Zusätzlicher Kundennutzen: Das digitale Chat-Angebot ist immer erreichbar und unterstützt den Kunden, der sofort eine Auskunft haben möchte.
Für den Start ins neue Jahr 2025 wünsche ich allen Lesern meiner Kolumne viel Erfolg, Gesundheit und immer einen Blick über den eigenen Tellerrand hinaus.
