In kaum einer Branche ist der Spagat zwischen Kundenorientierung und Bürokratie so groß wie in der Versicherungswelt. Besonders in der Gewerbeversicherung erleben viele Makler denselben Engpass: Nicht der Vertrieb bremst das Wachstum, sondern die Administration. Prozesse und Abläufe, die über Jahre gewachsen sind, werden zum Bremsklotz für Betriebe, die eigentlich wachsen könnten.
Maklerteams verbringen täglich Stunden damit, E-Mails zu sortieren, Daten doppelt einzutragen, Dokumente nachzuhalten oder Schäden manuell zu begleiten. Mehr als die Hälfte der Arbeitszeit geht für Verwaltung drauf. Das führt dazu, dass Betriebe häufig den Neukundenstrom bewusst drosseln, um die Bestandsarbeit zu bewältigen. Wachstum wird so zur Belastung, obwohl der Markt enorme Chancen bietet.
Viele Betriebe investieren in neue Tools oder Marketingmaßnahmen, ohne das eigentliche Problem anzupacken: fehlende Prozessklarheit und Datenstruktur. Digitalisierung ohne Standardisierung bleibt Stückwerk. Erst wenn Informationen strukturiert und Abläufe durchgängig gedacht sind, entsteht eine Grundlage für echte Automatisierung.
Und die bedeutet nicht, den Menschen zu ersetzen, sondern ihn zu entlasten. Sie verschiebt den Schwerpunkt der Arbeit. Weg von repetitiver Administration, hin zu wertschöpfender Kundenberatung. Das Ziel ist nicht ein „digitaler Makler“, sondern ein effizienter Maklerbetrieb, der seine Zeit dort einsetzt, wo sie den größten Unterschied erzeugt.
Diese Transformation ist weniger eine technologische als eine organisatorische Aufgabe. Maklerhäuser waren jahrzehntelang personengetrieben, stark abhängig vom Wissen einzelner Mitarbeitender. Künftig entscheidet nicht mehr, wer etwas weiß, sondern wie gut der Betrieb als Ganzes funktioniert. Prozesse werden zum Rückgrat des Unternehmens, Daten zum Rohstoff, aus dem Wert entsteht.
Dazu gehört auch Umdenken in der Führung: Weg von der kurzfristigen Auslastung einzelner, hin zu einer langfristigen Effizienzbetrachtung des gesamten Betriebs. Wer es schafft, Arbeitsabläufe zu standardisieren und die richtigen Systeme einzusetzen, kann mit gleichem Team deutlich mehr Geschäft abbilden – ohne Qualitätsverlust.
Auch wir bei SureIn standen in der Vergangenheit vor genau dieser Herausforderung. Unser eigenes Maklerteam kam an den Punkt, an dem die operative Belastung durch Verwaltungsaufgaben zu groß wurde. Trotz Wachstum stagnierte die Effizienz, weil zu viel Zeit in Routineprozesse, in E-Mails, Dokumentation oder Abstimmungen mit Versicherern floss.
Mit der Zeit wurde klar: Nicht einzelne technische Lösungen schaffen den Unterschied, sondern das Zusammenspiel von klar definierten Prozessen, sauberen Daten und gezielter Automatisierung.
Seite 2: Welche Systeme Maklerbetriebe nutzen könnten
Bei SureIn haben wir unsere internen Abläufe Schritt für Schritt auf eine gemeinsame digitale Basis gestellt. Herzstück ist unsere Universelle Inbox, über die wir sämtliche Kommunikations- und Verwaltungsprozesse zentral steuern. Eingehende Vorgänge aus E-Mail, Portalen und Schadenmeldungen werden dort durch KI-Klassifikation automatisch erkannt, priorisiert und dem richtigen Prozess zugeordnet.
An die Universelle Inbox sind unser CRM und Maklerverwaltungsprogramm (MVP) über Schnittstellen angebunden. So fließen Kunden- und Vertragsdaten automatisch zwischen den Systemen, ohne dass manuelle Doppelerfassungen nötig sind.
Diese Daten bilden zugleich die Grundlage für unsere KI-gestützte Prozessautomatisierung, die auf aktuelle und konsistente Informationen zugreifen kann. In Zukunft werden wir weitere Inputquellen wie Whatsapp for Business integrieren, um noch mehr Kommunikationswege und Datenflüsse zentral zu bündeln.
So wird die Prozessautomatisierung zur nächsten Ebene der Effizienz: Sie übernimmt die operative Weiterbearbeitung vieler Vorgänge, etwa die Dokumentenablage, das Fristenmanagement und Kunden- und Versicherer-Kommunikation. Mitarbeitende können Prozesse prüfen oder anpassen; danach wird der Vorgang automatisch weitergeführt oder abgeschlossen. So wird die Universelle Inbox zum zentralen Steuerungspunkt, in dem Informationen zusammenfließen und Prozesse effizient, transparent und sicher abgewickelt werden.
Die Branche steht am Beginn einer tiefgreifenden Umstrukturierung. Private-Equity-finanzierte Zusammenschlüsse schaffen große Marktplayer, während tausende kleinere Makler vor der Frage stehen: Wie kann ich meine Bestände weiterführen, wenn Fachkräfte knapp und Anforderungen steigen?
Die Antwort liegt nicht zwangsläufig in Größe, sondern in Effizienz. Wer heute beginnt, den eigenen Betrieb datengetrieben aufzubauen, schafft sich einen echten Wettbewerbsvorteil – unabhängig von der Unternehmensgröße. Effiziente Maklerhäuser werden zu gefragten Partnern für Pools, Plattformen und Versicherern, die auf standardisierte Abläufe und saubere Daten setzen.
Die Zukunft des Maklers ist hybrid: persönlich in der Kundenbeziehung, digital im Betrieb. Automatisierung wird dabei nicht zur Bedrohung, sondern zum Enabler. Sie ermöglicht, wieder das zu tun, wofür viele in diesen Beruf gegangen sind – beraten statt verwalten.
Wer jetzt investiert, schafft die Basis, um in einer zunehmend datengetriebenen Branche nicht nur mitzuhalten, sondern zu führen.
Daniel Dierkes ist Geschäftsführer und Mitgründer des Gewerbemaklers SureIn. Er beschäftigt sich mit der Frage, wie Prozessautomatisierung und KI die Arbeit von Versicherungsmaklern verändern und welche Chancen sich daraus für die Branche ergeben.