Makler wissen: Als Unternehmerin oder Unternehmer ist es meist nicht mit einer 35-Stunden-Woche getan. Auch nicht mit 40 Stunden, wenn man an die Jahresendmonate 2024 denkt. Nach so einer intensiven Phase stellt sich so die Frage: Soll das jetzt jedes Jahr so weiter gehen? Die Antwort dürfte wohl „nein“ sein. Aber wie kommt man aus diesem Hamsterrad heraus? Hier einige Antworten, die zu Ihrem Plan für 2025 werden können.
Grundvoraussetzung für einen Zeitgewinn für Sie als Unternehmer sowie für Ihre Mitarbeiter zu umsatzförderndem Zeitmanagement ist die Bereitschaft zur Veränderung des aktuellen Geschäftsmodells. Wir sprechen dabei vom Mindset als Gesamtheit von Denkweisen, Überzeugungen und Verhalten, die ausschlaggebend für eine erfolgreiche Veränderungseinstellung sind.
Ihre eigene Veränderungsbereitschaft beruht darauf, dass man Probleme, Tendenzen und neue Möglichkeiten erkennt, diese Handlungsbedarfe für sich anerkennt und dann Ziele festlegt, um effektive Veränderungen einzuleiten und konsequent umzusetzen. Ihre eigene Veränderungsbereitschaft gibt dann auch den Mitarbeitern Sicherheit und Optimismus. Wenn das Mindset stimmt, dann ergibt auch die Unterstützung durch einen externen Coach erst Sinn.
Die Automatisierung von Prozessen ist nicht das Ziel an sich. Automatisierung ist vielmehr der Weg zu einem Ziel. Dieses Ziel definiert der Unternehmer selbst.
Ziele können eine höhere Effektivität oder die Zeitersparnis sein. Ein Startpunkt kann beispielsweise die perspektivisch höhere Zahl von Kunden und Verträgen pro Maklerunternehmen im Prozess sinkender Vermittlerzahlen sein.
Was sollte zuerst automatisiert werden? Der besagte Startpunkt oder eine Fortsetzung bereits begonnener Ansätze von Automatisierung sollten häufig wiederkehrende Vorgänge und wenig komplexe Aufgaben sein, die zu ihrer Erledigung keine oder nur ein geringes Maß an menschlicher Kreativität erfordern. Dazu braucht es zunächst eine Analyse, welche der Aufgaben und Tätigkeiten sich für eine Automatisierung eignen.
Bei klein- und mittelständigen Unternehmen liegt der Anteil an administrativen (also nicht direkt wertschöpfenden) Tätigkeiten bei zirka 30 Prozent. Das sind unter anderem Verwaltungsthemen, Steuerbuchhaltung und Vergütungsabrechnungen. Bei einigen von uns analysierten Unternehmen lag dieser Prozentsatz noch deutlich höher und ging bis 60 Prozent.
Im Maklerunternehmen gibt es zahlreiche Ansätze, „einfache“, verwaltungstechnische und häufig wiederkehrende Vorgänge in den Fokus der Automatisierung zu nehmen. Das beginnt bei Begrüßungsschreiben für Neukunden, Glückwunschreiben zum Geburtstag von Kunden, Adressänderungen für alle Verträge bei verschiedenen Versicherern und geht bis zu Abfragen zu notwendigen Überprüfungen von aktuellen Versicherungssummen und Einladungen für mögliche Jahresgespräche.
Die mit der Automatisierung solcher Vorgänge eingesparte Zeit kann im Unternehmen für Aufgaben mit größerer Wertschöpfung (und damit Wertsteigerung) genutzt werden. Mitarbeiter können die Verlagerung solcher Vorgänge in die digitale Technik dann nutzen, um sich komplexeren Aufgabenbereichen zu widmen, die wiederum den Service für Kunden verstärken, damit die Kundenbindung erhöhen und so wiederum den betriebswirtschaftlichen Status des Unternehmens im Wettbewerb fördern.
Grundvoraussetzung für den ersten Schritt in die Automatisierung im Maklerunternehmen ist die bereits erwähnte Analyse, welche Vorgänge die meiste Zeit fressen, ohne ein adäquates Ergebnis in der Wertschöpfung zu liefern. Als Unternehmensberater für Makler wende ich mich bei der Unterstützung von Makler bei Themen der Automatisierung zunächst den „Lean-Prozessen“ zu. Darunter versteht man eine Management-Methode, die vor allem auf die Reduzierung von Verschwendung von Zeit und Ressourcen und eine effizientere Prozessgestaltung abzielt.
Praxisbeispiel einer mittleren Maklerfirma: Zwei Mitarbeiter sind mit der manuellen Datenübertragung aus den Maklerportalen der Versicherer beschäftigt. Alleiniger Kostenblock für die Firma über 100.000 EUR. Durch Verlagerung in eine MVP mit automatisierten Datentransfer kann ein hoher Prozentsatz dieser Datenübertragung automatisch laufen und die Mitarbeiter können mit neuen Aufgaben betraut werden.
Neben oder nach den „Lean-Prozessen“ gilt es, den Wandel zu „Agil-Prozessen“ einzuschlagen. Darunter versteht man die schnellere und flexible Anpassung auf Veränderungen oder Kundenbedürfnisse, die durch eine entsprechende Veränderungskultur im Unternehmen gefördert werden können. Dafür ist die Verlagerung von Entscheidungskompetenzen, eine Verbesserung der internen Kommunikation und eine effizientere Arbeitsteilung eine Voraussetzung.
Bei der Kundenbetreuung bemerken Mitarbeiter, dass Kunden sich mehrfach darüber beschweren, dass sich seit Monaten oder Jahren der Makler nicht mehr bei ihnen gemeldet hat. Damit wurde also ein wahrscheinlich allgemeines Bedürfnis der intensiveren Bestandspflege bei den Kunden erkannt, welches etwa durch eine regelmäßige Mailkommunikation, Newsletter oder WhatsApp-Kommunikation größtenteils behoben werden kann.
Nächsten Dienstag geht es im zweiten Teil um das effiziente Maklerverwaltungsprogramm.
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