Schneller, effizienter, kostenschlanker – Versicherungsmakler sind einem immer höheren Druck ausgesetzt, ihre Arbeitsprozesse geschmeidiger und somit digitaler zu gestalten. Ein entscheidender Schlüssel, um dieser Anforderung gerecht zu werden, sind Maklerverwaltungsprogramme (MVPs). Die gute Nachricht ist: Ein Mangel an Angeboten herrscht wahrlich nicht. Doch welches dieser Programme erweist sich gewissermaßen als die goldene Nadel im Heuhaufen – und gibt es die überhaupt?

Tatsächlich wissen Makler aus eigener Erfahrung zu berichten, dass es so etwas wie das perfekte MVP nicht gibt. Oder doch? „Der Eindruck ist richtig, aber das trifft selbstverständlich auf jedes Produkt zu“, sagt der Unternehmensberater und Marktanalyst Michael Franke gegenüber Pfefferminzia.

Die Gründe hierfür seien vielschichtig: So gebe es zum Beispiel keine Richtlinie, was ein MVP eigentlich ausmache – mit der Folge, dass manches Angebot diesen Namen „nur bei großzügiger Auslegung“ verdiene, wie Franke berichtet. Zudem gehen die Meinungen oft schon bei der Frage auseinander, welche Funktionen ein Makler überhaupt braucht – oder brauchen sollte. „Für den einen sind leistungsfähige Courtage-Abrechnungen wichtig, ein anderer sagt wiederum: Ich habe keine Untervermittler, und das Kontrollieren der Abrechnungen des Versicherers lohnt den Aufwand nicht – selbst wenn eine Abweichung mal ein paar Hundert Euro ausmacht“, schildert Franke.

Sehr unterschiedliche Geschäftsmodelle

Und dann gebe es ja auch noch Makler, die regelmäßige Kampagnen unter ihren Kunden fahren und entsprechende Funktionen für Datenbankrecherchen und Mailings bräuchten, wo andere Makler nur abwinken. Kurzum: „Die Geschäftsmodelle sind einfach sehr unterschiedlich“, fasst der MVP-Experte das Grundproblem zusammen. Was daher oft entstehe, sei ein System mit einer Schnittmenge an Features, die einen Kompromiss darstellten.

Auch Karsten Allesch, Geschäftsführer des DEMV Deutscher Maklerverbund, dürfte schon allerlei System-Stückwerk gesehen haben – was aber auch kein Wunder wäre, denn „viele Maklerverwaltungsprogramme am Markt basieren auf einer veralteten Systemarchitektur und Codes, die kaum noch erweiterbar sind“, wie er sagt. Diese sogenannten technischen Schulden führten im Ergebnis dazu, so Allesch, dass etliche MVP-Hersteller eher mit der Wartung als mit Neuentwicklungen beschäftigt seien. „Zudem unterstützen klassische Maklerverwaltungsprogramme, wie es der Name bereits verrät, lediglich bei der Verwaltung“, sagt der DEMV-Chef. Damit nicht genug, würden Aufgaben wie der Import von Kunden- und Vertragsdaten vielerorts dem Nutzer überlassen. „Für Makler ist es jedoch ein immenser Aufwand, die Bestandsdaten Tag für Tag aufs Neue zu pflegen“, betont Allesch.

Würde es die sprichwörtliche „eierlegende Wollmilchsau“ unter den MVPs geben, so wäre wohl die Beschreibung von Sebastian Grabmaier, Vorstandsvorsitzender des Maklerpools Jung, DMS & Cie., am treffendsten: „Eine einfach zu bedienende, medienbruchfreie Software, die sämtliche Prozesse in sämtlichen Sparten abdeckt und die entsprechende Datenqualität und -tiefe beinhaltet.“

Uff, sonst noch Wünsche? Nun, Grabmaier wollte damit eigentlich nur das Idealziel in einen Satz kleiden, dem immer mehr Makler versuchen näherzukommen. Nämlich, indem sie sich „für die zentrale Datenhaltung in nur einem System entscheiden, das dann natürlich möglichst alle Facetten abdecken muss“. Ach ja, bedarfsweise gepaart mit einer starken Kunden-App. Logisch.

Grabmaier räumt zwar ein, dass Perfektion schon deswegen nicht gelingen könne, „weil diese ja im Auge des jeweiligen Betrachters liegt“. Gleichwohl lieferten die führenden MVPs bereits sehr gute Lösungen für alle Arten von Maklern, ist der JDC-Chef überzeugt. Der Pool aus München setzt auf das selbst entwickelte und programmierte MVP „iCRM“, mit dem man sich „sehr gut positioniert“ sehe. IT-Experte Franke zufolge hat ein Drittel der Pools und Verbünde ein eigenes MVP entwickelt, „das im Zweifel besser in die Prozesse und Datenflüsse des Pools integriert ist als ein Fremdsystem“.

Entscheidend ist, was drinsteckt

Und tatsächlich kann JDC mit „iCRM“ in einem aktuellen Marktvergleich einen hervorragenden zweiten Platz hinter dem Tool des DEMV erzielen (siehe Tabelle auf der ersten Seiten). Insgesamt erzielten die Münchner 80 Punkte und verbesserten sich somit gegenüber dem Vorjahr um sechs Zähler, was damals „nur“ für Platz 4 reichte. Das Ranking basiert auf der Online-Befragung „Makler-Champions 2021“, bei der zwischen September 2020 und Januar 2021 1.746 Vermittler-Meinungen zusammenkamen. Hinter der Analyse steht das „Versicherungsmagazin“, das hierfür mit dem Analysehaus Service­Value kooperierte.

„Makler müssen nicht nur darauf schauen, dass ein MVP gut bedienbar ist, sondern entscheidend ist meist, was drinsteckt: also richtige, sich automatisch aktualisierende Daten mit möglichst kompletter Dokumentenversorgung und dazu möglichst reibungslose Prozesse“, betont Grabmaier, denn der „Maschinenraum“ hinter einem MVP sei oft wichtiger als das konkrete MVP selbst. „iCRM“ vereine somit die „Grundanforderungen Software, Prozesse und Daten am besten“, findet der JDC-Chef.

Auch Kollegen befragen

Makler dürfen das natürlich so glauben, wenn sie denn wollen – doch IT-Experte Franke hat noch einen anderen Rat: „Für den Makler ist wichtig, sich nicht nur in einer Vorführung überzeugen zu lassen, sondern zum Beispiel einem Kollegen, der ein System in der engeren Wahl seit Längerem einsetzt, ausreichend ausführlich über die Schulter zu schauen.“ Aber auch dieses Vorgehen stößt an Grenzen: Denn es sei zwar „besser als nichts“, ein System eine begrenzte Zeit lang mit Spieldaten auszuprobieren, so Franke, zugleich räumt der Fachmann allerdings ein, dass das „für sich genommen wenig aussagekräftig“ sei, weil man das Tagesgeschäft eben nur schwerlich „simulieren“ könne.

Immerhin: Die Zugangshürden zu den diversen MVPs sind oft gar nicht mal hoch. So nutzen immerhin 39 Prozent der Makler, die ein MVP einsetzen, ein kostenloses Tool, das ihnen der jeweilige Pool zur Verfügung stellt. Dahinter steckt natürlich ein strategischer Nutzen: „Wem es gelingt, den Makler in sein Verwaltungssystem zu bringen, hat ihn quasi mit sich verheiratet“, sagt Michael Franke. Ob diese Ehe auch von Dauer ist, ist nicht gewiss.