Kennen Sie das? Kaum in den Büroalltag gestartet und schon ist wieder Mittag? Zwei Kundengespräche und schon ist der Nachmittag herum. Die Zeit scheint zu rasen. Aber nicht nur viele Termine und Aufgaben sind schuld daran. Ein Blick auf das eigene Zeitmanagement tut Not.
Viele Versicherungsvermittler sind hervorragende Verkäufer. Sie haben aber oft auch ein Problem. Mit der Selbstorganisation hapert es. Anzeichen dafür sind in Vermittlerbüros für den externen Besucher schnell erkannt.
Chaotisch oder schlechtes Zeitmanagement?
So fallen mir bei Beratungsterminen bei Maklern vielfach Aktenberge auf den Schreibtischen oder sogar auf dem Fußboden, überfüllte Ablagefächer oder auch seit Wochen veraltete Schaufenstergestaltungen auf.
Problembewusstsein ist manchmal durchaus anzutreffen. Da hört man „Sorry, ich bin ein bisschen chaotisch“. Oder: „Ist gestern spät geworden“. Oder: „Sie finden sicher noch ein Plätzchen für Ihre Tasse Kaffee.“ Ganz einfach – hier ist Not am Mann. Zeitnot. Dabei stellt sich im Gespräch später heraus, dass die Zeit gar nicht so sehr knapp ist.
Zeit für Postings ab dem frühen Morgen in sozialen Netzwerken, Erledigung von Lieblingsaufgaben oder auch für andere angenehme Angewohnheiten ist durchaus vorhanden. Das wäre im Grunde auch nicht schlimm, wenn nicht am Ende des Tages viel Zeit verflossen wäre. Aber das Zuschließen des Büros mit dem Wissen, dass viele Aufgaben nicht geschafft wurden, macht unzufrieden und stört früher oder später auch einen ruhigen Schlaf.
Wenn die Kunden verärgert sind, wird’s höchste Zeit
Sich von lieb gewonnenen Gewohnheiten zu verabschieden ist nicht leicht. Manchmal braucht es erst eines heftigen Anstoßes von Außen. Vergessene Termine. Nicht eingehaltene Versprechen. Verärgerte Kunden. Dann wird es höchste Zeit das Thema Zeitmanagement anzugehen. Die Erkenntnis, dass etwas passieren muss, ist schon mal gut. Die folgenden Schritte sind schon schwerer.
Holt man sich einen externen Berater, der ein individuelles Coaching aufsetzt? Geht man zu einem Seminar für Zeitmanagement? Beides kann hilfreich sein, wenn man den festen Willen zu Veränderungen im eigenen Tagesablauf, der Selbstorganisation und den Prozessabläufen im eigenen Büro und Alltag hat. Nicht das Wissen um Möglichkeiten des effektiven Umgangs mit der Zeit ist das Problem, sondern die konsequente Umsetzung.
Umgestaltung des Tagesablaufs mit System
Vielen Menschen hilft ein neues System, um in neue Zeitabläufe oder auch Aufgaben hineinzuwachsen. Denken Sie an einige Diät- oder Fitness-Programme. Stunden- oder taggenaue Vorgaben, was zu tun ist – das scheinen wir Menschen zu brauchen. Der routinierte Tagesablauf muss durchbrochen werden. Dazu gehören alle Aufgaben und Gewohnheiten auf den Tisch der Prüfung.
Nehmen wir uns ein Beispiel: Wenn Sie eine detaillierte Telefon-Abrechung von Ihrem Anbieter bekommen, dann schauen Sie einmal fokussierter darauf, wann und wie lange Sie telefonieren. Daraus können sich schon zwei Schlussfolgerungen ergeben. Das ist zum einen: Zu welchen Tageszeiten telefonieren Sie am meisten? Und zum anderen: Wie lange telefonieren Sie mit wem? Verfolgen wir diese Erkenntnisse mal weiter.
Schwerpunktzeiten freihalten
Wenn Sie erkennen, dass Ihre Schwerpunktzeiten zum Telefonieren vormittags zwischen 10:00 und 11:30 Uhr und nachmittags zwischen 15:00 und 16:30 Uhr liegen, dann sollten Sie in dieser Zeit nichts anderes machen.
Die restlichen Zeiten können dann für Marktrecherchen, Erstellung von Angeboten, Dokumentation und persönliche Kundenberatungen genutzt werden. So kommen Sie zu einer neuen Struktur für die Woche, die sich beispielsweise auch in den Öffnungszeiten für Ihr Ladenbüro niederschlagen sollten. Legen Sie die Zeiten genau fest und halten Sie diese ein.
Telefonate vorbereiten um Zeit zu sparen
Wenn Ihnen Ihre Telefon-Abrechung zeigt, dass Ihre Telefonate oft 10 Minuten oder länger dauern, dann haben Sie einen richtigen Zeitfresser entdeckt. Gut vorbereitete Telefonate müssen nicht so lange dauern.
Wenn klar ist, was Sie vom Kunden oder der Versicherungsgesellschaft wollen, dann kann das Anrufthema (Warteschleifen mal ausgenommen) auch in 90 Sekunden statt in 10 Minuten erledigt sein. Die Zeitersparnis über den Tag ist enorm.
Mail kommt, Arbeit bleibt liegen
Zeitfresser Nummer 2 ist der Email-Eingang. An keiner dieser Mailbox hängt kein Schild mit der Ausschrift „Leere mich sofort! Jetzt!“ Aber genau danach verfahren viele Vermittler. Kaum ist die Mail eingegangen und auf dem Bildschirm eingeblendet wird alles stehen und liegen gelassen.
Mails bekommen bei Vermittlern oder deren Angestellten oft eine Priorität, die ihnen gar nicht gebührt. Lassen Sie sich und Ihre Mitarbeiter nicht durch Mails durch den Tag treiben. Erkenntnis des Problems ist ein wichtiger Schritt beim Zeit sparen. Schreiten Sie zur Tat. Reservieren Sie einen bestimmten Tagesabschnitt oder bestimmte Stunden im Arbeitstag für die Mailbearbeitung und dann machen Sie nichts anderes.
Belohnen Sie sich mit Entspannung
Eine komplette Umstrukturierung des Tagesablaufes hat in der Regel nicht den Sinn, dass Sie in der gewonnenen Zeit noch mehr arbeiten. Wenn Ihre Arbeitszeitnutzung schon sehr effizient geworden ist, dann ist es an der Zeit für eine (neue) personelle Verstärkung.
Ziel eines guten Zeitmanagements ist es, die vorhandene Zeit effizient für Ihre Stärken als Verkäufer und Berater zu nutzen. Sie brauchen aber auch Phasen der Entspannung und Regeneration. Häufig sitzende Tätigkeit im Büro oder Auto braucht auch Zeit für sportlichen Ausgleich, Zeit für die Familie oder auch für Weiterbildung. Und die müssen Sie in Ihren Tages- und Wochenablauf einplanen.
To-Do-Listen für die wichtigsten Aufgaben
Mit kleinen Hilfsmitteln können Sie zusätzlich die Zufriedenheit mit den Ergebnissen Ihres Tageswerkes steigern. Mein Tipp sind To-Do-Listen für die wichtigsten Aufgaben des Tages oder eine qualifizierte Telefonliste für den Tag.
Wenn ich die erledigten Aufgaben und Telefonate am Ende des Tages abgehakt sehe dann weiß ich, was ich geschafft habe. Mein Inneres kommt dann zur Ruhe und konzentriert sich dann zum Feierabend auf das „Erledigte“ und nicht auf das „Nichtgeschaffte“. Entspannung kann beginnen.
Aufgaben priorisieren lernen
Ich möchte Ihnen einen aus unseren Erfahrungen beim Coaching von Mitarbeitern und besonders Makler zum Thema „Zeitmanagement“ entwickelten Leitfaden empfehlen.
Der Leitfaden hilft Ihnen sofort bei der Priorisierung Ihrer Aufgaben und bei einer neuen Struktur für den Wochenablauf. Beispiele zu „klassischen“ und „modernen“ Methoden zum „Zeitsparen“ können Ihnen wichtige Impulse geben.
Für Pfefferminzia-Leser fügen wir in den Leitfaden noch vier „Zeitspar-Werkzeuge“ ein.
Nehmen Sie diese morgens nach dem ersten Kaffee auf den Tisch, sortieren und priorisieren Sie die Aufgaben und Telefonate nach Wichtigkeit und Eiligkeit. Und dann kann ein gut strukturierter Tag beginnen an dessen Ende Sie sehen, was Sie geschafft haben.