Die betriebliche Altersversorgung (bAV) ist ein essenzieller Baustein in der Personalpolitik. Die Digitalisierung dieser nimmt einen wachsenden Stellenwert ein und führt zu einer deutlichen Entlastung der Beteiligten. Auch das Thema Nachhaltigkeit hat Einfluss auf die Handelnden – unabhängig, ob es sich um Versicherungsunternehmen beziehungsweise Versorgungsträger, Arbeitgebende oder Arbeitnehmende handelt.
Verwaltungsplattformen sind ein wichtiger Bestandteil, um die Themen Digitalisierung und Nachhaltigkeit im Rahmen der bAV voranzutreiben. Dabei handelt es sich um eine digitale Plattform, auf die alle Beteiligten Zugriff haben und digital miteinander in Kontakt treten. Über ein Firmenkundenportal können Informationen und Angebote abgerufen sowie Services zur Vertragsverwaltung genutzt werden. Die analoge Kommunikation, beispielsweise per Papier, entfällt weitestgehend und trägt somit positiv zur Reduzierung des ökologischen Fußabdrucks bei.
Etliche Versorgungsträger bieten für die bAV ein Firmenkundenportal an und auch die Nutzenden werden offener dafür, diesen digitalen Service in Anspruch zu nehmen. Oftmals aber entsprechen die Firmenkundenportale noch nicht den Anforderungen und Erwartungen, weshalb sich der Erfolg noch in Grenzen hält. Welche Nutzungsszenarien, aber auch Herausforderungen müssen hier künftig also im Fokus stehen?
Alle an einem Tisch
Allgemein ist der Nutzen, alle Beteiligten „an einen virtuellen Tisch“ zu bekommen und über die Plattform direkt miteinander in Kontakt treten und Daten austauschen zu können. Eine aufwändige Kommunikation wird vermieden, der klassische Briefverkehr entfällt, die Effizienz und Produktivität der Beteiligten steigt und trägt zudem positiv zur Nachhaltigkeit bei.
Bestehende bAV-Prozesse können über ein Firmenkundenportal schlank und entlang der Wertschöpfungskette automatisiert gestaltet werden und so zur Kostenreduzierung beitragen. Auch der digitale Kontakt und die damit verbundene Kontaktfrequenz zu den Nutzenden hat beispielsweise durch verkürzte Antwortzeiten einen positiven Einfluss auf deren Zufriedenheit.
Firmenkundenportale oft nur rudimentär
Versicherungsunternehmen und Versorgungsträger bieten für ihre Vertragspartner der bAV trotzdem oftmals ein – teilweise sehr rudimentär vorhandenes – Firmenkundenportal an. Und das, obwohl der Nutzen für alle Beteiligten deutlich ist und diese von der Umsetzung profitieren. Ziel muss es sein, den Nutzenden und (potenziellen) Kunden einen Mehrwert zu bieten und diese von den Produkten und Leistungen zu überzeugen.
Umfangreiche Möglichkeiten bestehen, die Eintrittsbarrieren rund um das Thema bAV und die Prozesse abzubauen. Darüber hinaus können die Kernfunktionen sowie Prozesse optimal für Nutzende gestaltet werden und das Firmenkundenportal lässt sich als zusätzlicher Vertriebskanal nutzen.
Anhand verschiedener Praxisbeispiele werden die Vorteile deutlich: Das Versicherungsunternehmen beziehungsweise der Versorgungsträger stellt allgemeine Informationen rund um das Thema bAV zur Verfügung. Das Firmenkundenportal kann individuell für den Kollektivvertragspartner durch Vorbelegungen mit dem im Kollektivvertrag geltenden Rahmenbedingungen, wie Produkte und Zuschüsse des Arbeitgebers, erstellt werden. Formulare können als Datei oder als Online-Formular zur Verfügung gestellt werden. Die Dateien können von dem Nutzenden heruntergeladen, ausgefüllt, hochgeladen und an das Versicherungsunternehmen beziehungsweise den Versorgungsträger übermittelt werden.
Klassisches Beispiel ist die (listenmäßige) Neuanmeldung oder der Dienstaustritt von Arbeitnehmern. Der Arbeitgeber erstellt eine Datei mit den zu versichernden beziehungsweise ausscheidenden Arbeitnehmern, lädt diese im Firmenkundenportal hoch und übermittelt diese an das Versicherungsunternehmen beziehungsweise den Versorgungsträger. Alternativ kann das Online-Formular manuell vom Nutzenden direkt am Bildschirm ausgefüllt und dann übertragen werden. Aus den übermittelten Daten werden Geschäftsvorfälle generiert, die über die Dunkelverarbeitung teilweise oder ganz automatisiert durchgeführt werden. Der manuelle Eingriff durch einen Sachbearbeiter für Standard- und Massenfälle wird reduziert und der Arbeitgeber erhält zeitnah eine digitale Rückmeldung zum durchgeführten Geschäftsvorfalls einschließlich der relevanten Dokumente.
Änderungen einfach digital durchführen
Auch der Arbeitnehmende kann über einen eigenen Account Zugang zum Firmenkundenportal erhalten. Er kann sich seine Versicherungsverträge mit den bestehenden und zu erwartenden Leistungen anzeigen lassen und diese Verträge beauskunften. Auch Änderungsanträge, beispielsweise Adressänderung und Anpassung der bAV, lassen sich digital beantragen. Über eine bAV-Beratungskomponente kann ein Berater dem Arbeitnehmer seine Versorgungslücke visualisieren und darauf ausgelegte Angebote erstellen, um die Versorgungslücke zu schließen. Durch das individualisierte Aufsetzen des Firmenkundenportals auf Grundlage des bestehenden Kollektivvertrages werden dem Arbeitnehmer dann nur die relevanten Produkte mit deren Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung gestellt und bei der Angebotserstellung berücksichtigt.
Desweiteren besteht die Möglichkeit, den Mitarbeitenden mögliche Versicherungsleistungen, Eigenaufwand, Arbeitgeberzuschüsse und gegebenenfalls Steuerersparnis auf einen Blick auszuweisen. Betrachtet der Mitarbeitende die Zahlen, erkennt er den finanziellen Vorteil und wird animiert, seine Versorgungslücke zu schließen. Dadurch entsteht die Sicherheit, im Leistungsfall finanziell abgesichert zu sein und den Fall in die Altersarmut zu vermeiden. Die Angebotserstellung und weiterführenden Informationen im Firmenkundenportal unterstützt den Vertriebsmitarbeitenden bei der Beratung. Der Vertragsabschluss kann über das Firmenkundenportal erfolgen und die Vertragsdokumente hierüber zur Verfügung gestellt werden.
Nach Einführung eines Firmenkundenportals können bereits innerhalb einer kurzen Zeit hierüber Geschäftsvorfälle weitestgehend abgewickelt werden. Erfahrungsgemäß beläuft sich der Anteil aller Neuverträge, die über das Firmenkundenportal eingereicht werden, auf bis zu 25 Prozent. Das Firmenkundenportal bietet neben der Beantragung von Neuverträgen auch die Möglichkeit, die Aktualisierung von Bestandsdaten zu melden. Bisher hat sich gezeigt, dass bis zu 40 Prozent der Änderungen zur Bestandspflege über ein Portal eingereicht werden.
Darüber hinaus werden 45 Prozent der Beitragsänderungen und 30 Prozent der Unternehmensaustritte über das Firmenkundenportal beauftragt. Dabei ist zu erwähnen, dass die digitale Verarbeitung den Automatisierungsgrad vorantreibt und bei diesen Geschäftsvorfällen bereits eine Dunkelverarbeitungsquote von bis zu 80 Prozent erreicht werden kann. Die Verarbeitung der Geschäftsvorfälle läuft dann vollständig automatisiert, also ohne manuellen Eingriff eines Mitarbeitenden, ab. Dieses Vorgehen trägt somit positiv zur Reduktion der Kosten, Durchlaufzeiten und Fehlerquote sowie zur Erhöhung der Kundenzufriedenheit und -bindung bei.
In der Praxis nutzen Arbeitgeber oftmals das Intranet als Kommunikationskanal, um ihre Mitarbeitenden über die bAV mit ihren Vorteilen, den unternehmensrelevanten Prozessabläufen und einen Verweis auf das Firmenkundenportal des Versicherungsunternehmens beziehungsweise Versorgungsträgers sowie über weitere Corporate Benefits, also den Mitarbeitervorteilen, zu informieren. Ziel ist, den Mitarbeitenden über besondere Zusatzleistungen und Angebote des Arbeitgebers aufmerksam zu machen.
Ein Firmenkundenportal bietet eine Reihe von Vorteilen wie die Zeit- und Kostenersparnis für alle Beteiligten. Darüber hinaus werden beim Versicherungsunternehmen beziehungsweise Versorgungsträger die Prozesse digitalisiert und optimiert, die Dunkelverarbeitung und Automatisierung genutzt, die Verwaltungskostenquote gesenkt, die Durchlaufzeiten für die Durchführung des Geschäftsvorfalls reduziert und die Kundengewinnung, -bindung und -zufriedenheit gestärkt.
Unternehmen, die ihren Arbeitnehmern beziehungsweise Versicherungskunden ein Firmenkundenportal anbieten, die den Nutzenden einen Mehrwert durch eine einfache und nutzerfreundliche Lösung anbieten, haben also einen klaren Wettbewerbsvorteil.
Anforderungen an ein Firmenkundenportal
Die Erwartungen und Anforderungen von Versicherungskunden bezüglich des Firmenkundenportals sind hoch. Aus unserem alltäglichen Leben sind wir einfach und schnelle Portalregistrierung gewohnt und erwarten ansprechende Inhalte sowie interaktive Nutzeroberflächen, um schnell und ohne Hindernisse ans Ziel zu kommen. Dabei ist die Einhaltung der Datenschutzregulatorien unbedingte Voraussetzung.
Bei der Einrichtung beziehungsweise Anpassung des Firmenkundenportals sind diese Erwartungen und Anforderungen seitens der Verantwortlichen miteinander in Einklang zu bringen. Empfohlen wird, sich in die Lage des (potenziellen) Kunden zu versetzen und seine Sicht einzunehmen. Das Portal mit seinen digitalen Services müssen zu der persönlichen Lebenssituation des Nutzenden passen und einen signifikanten Mehrwert bieten. Je besser das Firmenkundenportal gestaltet ist, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass dieses auch von den (potenziellen) Kunden genutzt wird. Vor allem, wenn die Erwartungen übertroffen und die digitalen Services mit Vergnügen bedient werden.
Über die Autorinnen
Tanja Hayo ist als Teamleiterin im Consulting Insurance bei Adesso tätig. Seit 2006 ist Tanja in der betrieblichen Altersversorgung (bAV) aktiv und engagiert sich seit über zehn Jahren als Projektleiterin bei IT-Vorhaben sowie für die Entwicklung von digitalen und innovativen Lösungen der bAV.
Sandra Weis ist als Senior Business Consultant bei Adesso tätig. Sie hat jahrzehntelange Erfahrung im Projektmanagement und als Business Analyst im Bereich der Lebensversicherung einschließlich bAV sowie Biometrie.