Für viele Makler und Vermittler von Finanzdienstleistungen ist die Zusammensetzung der eigenen Kosten eher intransparent. Nur selten können diese auf Anhieb sagen, wie hoch der Anteil der Kosten für Personal, Software oder IT insgesamt ist.

Im Ergebnis unserer Untersuchungen als spezialisierter Unternehmensberater für Makler finden wir in der Praxis Personalkosten inklusive des Maklerlohns zwischen 45 Prozent bis 75 Prozent vor. Natürlich differiert dieser Kostenanteil je nach Größe und Ausrichtung der Maklerfirma.

Bei größeren Maklerunternehmen liegt der Prozentsatz der Personalkosten oft unter 50 Prozent, dafür ist dann (selbstverständlich) der Kostensatz für Software und Hardware entsprechend größer. Bei Unternehmen mit einem Umsatz von über einer halben Million Euro liegen die Softwarekosten nicht selten bei über 10.000 Euro.

Größere Umsätze ohne Software nicht möglich

Die Serviceleistungen für tausende von Kunden haben ihren Preis. Die effiziente Verwaltung der Kundendaten in digitalisierter Form, Archivierung und Dokumentationen geht ohne entsprechende Software gar nicht mehr. Schauen wir uns das einmal im konkreten Fall an.

Aus der Analyse eines mittelständischen Unternehmens mit zirka 5.000 Kunden und 20.000 Verträgen ergaben sich folgende Daten im Bereich der Hard- und Software. Die Bilanz des Unternehmens mit ungefähr 500.000 Euro aus Eigenumsatz zeigte, dass die Mitarbeiter der Firma aktuell mit Hardware im Wert von ungefähr 20.000 Euro arbeiten.

Interessant sind die Aufwendungen für die Software. Im betreffenden Unternehmen werden jährlich rund 19.000 Euro für Softwarelizenzen und entsprechende Updates ausgegeben. Dazu kommt noch ein Servicevertrag für die IT in der Größenordnung von 3.000 Euro. Damit beträgt der Anteil der Software am Umsatz ungefähr 5 Prozent, ohne die Abschreibungen für die Hardware zu berücksichtigen. Stellt sich nun die Frage, ob diese Investitionen zu hoch oder zu niedrig sind.

IT-Kosten von über 10.000 Euro pro Mitarbeiter pro Jahr sind in zahlreichen Branchen keine Seltenheit. Eine Untersuchung von PricewaterhouseCoopers zeigte beispielsweise für Mitarbeiter von Banken einen Spitzenwert von fast 30.000 Euro auf. Selbst der Mittelwert lag noch bei über 8.000 Euro.

In der Energiewirtschaft liegen bei 25 Prozent der Firmen die IT-Kosten zwischen 5.000 und 29.000 Euro. Nur die öffentlichen Verwaltungen liegen mit einem Median von rund 800 Euro weit hinter der Wirtschaft zurück. Zwischen diesen Positionen liegt die Orientierung für freie Versicherungsvermittler.

IT-Investments müssen zur Strategie passen

Natürlich geht es bei Investments in Soft- oder Hardware nicht um irgendwelche Investments an sich. Günther Zahnweh, Vorstand der Tigon AG, beschreibt die Grundsatzentscheidungen zu IT-Investments so:

„Richtige IT-Investitionsentscheidungen erfordern vorab die Beantwortung einiger Fragen der strategischen Ausrichtung: Wie will ich mich grundsätzlich positionieren? Welche Schwerpunkte setze ich im Bestands- und Neukundengeschäft? Welche (digitalen) Wege zum Kunden möchte ich künftig nutzen?“

Einzellösungen bringen nach Meinung des Regensburger Experten für komplexe IT-Lösungen die Maklerunternehmen nicht weiter:

„Bei den IT-Investitionen eine richtige und kostengünstige Auswahl zu treffen, ist bei der Vielzahl von Softwarelösungen und Möglichkeiten am Markt kein leichtes Unterfangen. Mit der Auswahl ist es allerdings alleine nicht getan. Im Hinblick auf die Digitalisierung eine ganz wichtige Frage: Können die einzelnen Softwarekomponenten/Daten für die verschiedenen digitalen Wege (zum Kunden und Produktpartner) verknüpft werden?“

Das schwere Los der Einzelkämpfer

Besonders die Einzelkämpfer unter den Versicherungsvermittlern haben mit dem effektiven Einsatz der Investitionen für Hard- und Software zu kämpfen. So verwundert es auch nicht, wenn 25 Prozent der Vermittler mit einem Umsatz bis 100.000 Euro nicht einmal 200 Euro pro Jahr für Software ausgeben. Das sind nicht einmal 20 Euro pro Monat, wie eine Untersuchung von Finanzwelt kürzlich aufdeckte.

Natürlich gibt es auch andere Beispiele, wie Consulting & Coaching Berlin bei der Bewertung von Maklerfirmen immer wieder feststellt. So ist es durchaus ehrenwert und kundenorientiert, wenn sich eine kleine Makler-GmbH jeweils ein hochwertiges und teures BU-, PKV- und Kfz-Vergleichsprogramm leistet. Aber unter Ertragsgesichtspunkten rechnen sich 5.000 Euro für diese Lizenzen in Relation zu 80.000 Euro Umsatz dann doch eher nicht.

Es ist demnach nicht verwunderlich, wenn Vermittler mit Umsatzgrößen zwischen 50.000 und 100.000 Euro auf die Serviceangebote von Maklerpools ausweichen und damit auch eine eingeschränkte Auswahl an Software-Angeboten und auch zur Verfügung stehenden Produktanbietern in Kauf nehmen müssen.

Zeitreserven mit Köpfchen erschließen

Noch fristen verschiedene Software-Lösungen für wichtige Prozesse in den Vermittlerfirmen ein Schattendasein. Der Einsatz von Kundenverwaltungsprogrammen bringt nur dann die gewünschten Fortschritte bei der Effektivität im Büro, wenn deren Möglichkeiten vollumfänglich genutzt werden.

Tigon-Vorstand Zahnweh berichtet aus den Erfahrungen seines Unternehmens bei der Optimierung der technischen Grundlagen in Maklerfirmen:

„Wir erleben häufig, dass Maklerunternehmen zwar in IT investieren, allerdings die Möglichkeiten – und die damit verbundenen Einspar- und Ertragspotenziale – bei weitem nicht nutzen.“

Demnach gilt es, sich vor dem Kauf der Software Gedanken zu machen, wie die einzelnen Komponenten sinnvoll verbunden werden. Euphorische Begeisterung am Anfang ist gut, Überlegungen zum vollumfänglichen Einsatz sind besser.

Ein Maklerverwaltungsprogramm, in dem nur teilweise die E-Mail-Adressen der Kunden, nur wenige Geburtstage oder Fremdverträge erfasst sind, kann seine Wirkung für ein effektives Contentmarketing nicht erfüllen. Dies führt dann wiederum zu der hier in der Kolumne schon mehrfach beschriebenen Situation, dass viele freie Vermittler pro Kunden kaum mehr als zwei Verträge platziert haben.

Wenn überhaupt vorhanden, gilt dies auch für den Einsatz von Beratungssoftware. Wenn diese anfänglich nicht zum Vermittler und seiner Beratungsphilosophie passend eingerichtet und dann immer wieder auch so verwendet wird, dann kann die mögliche Zeitersparnis für administrative Tätigkeiten einfach nicht erreicht werden.

Courtagekontrollen wie im Mittelalter

Nach unserer Erfahrung sieht es nicht nur bei kleineren Vermittlerfirmen oft besonders schwierig in der Frage der Erfassung und Kontrolle der Courtagen aus. Ich muss da immer an die Bilder der Kontoristen der 1950er Jahre denken, die mit Ärmelschützern tagein und tagaus mit dem Federkiel in der Hand Listen füllen.

Nicht wenige Makler verwenden für die Eingangskontrolle der Courtagen entweder persönlich oder mit personeller Unterstützung von Buchhaltungskräften viel Zeit und Aufwand, um den Cashflow manuell zu registrieren und zu kontrollieren. Es steht außer Frage: Das muss so sein, da auf die Überweisung von so manchem Versicherer kein hundertprozentiger Verlass ist.

Hier müssen zeitgemäße Lösungen her, bei deren Auswahl einfach einmal externe Hilfe genutzt werden muss. Als Varianten stehen hier unter anderem das Outsourcing dieser Aufgaben oder der Kauf von Software, die diese Fragen fast komplett automatisch löst, zur Auswahl.

Bei einer Firma wie der Anfangs der Kolumne beschriebenen mit zirka einer halben Million Euro Umsatz kann das Problem oft schon mit einem Investment ab 1.000 Euro pro Monat gelöst werden. Damit kann es möglich werden, dass eine bisher als Buchhalterin eingesetzte Mitarbeiterin wichtigere und beruflich interessantere Beiträge für die Maklerfirma bringen kann, als Courtagelisten manuell abzuhaken.

Komponenten eines modernen Werkzeugkastens für Makler

Die Frage nach den „must have“-Werkzeugen für einen Makler wird sicher je nach Positionierung unterschiedlich beantwortet. Einen Anhaltspunkt dafür können die Erfahrungen der Servicedienstleister von Tigon für Makler darstellen:

„Zur Ausstattung eines zukunfts- und wettbewerbsfähigen Maklers gehören aus unserer Erfahrung folgende Komponenten:

Priorität A

–    Leistungsfähiges Maklerverwaltungsprogramm
–    Professioneller Makler-Homepage-Baukasten
–    Tarifrechner/Tools der Gesellschaften
 
Priorität B

–    Vergleichsrechner – je nach Ausrichtung und Schwerpunkte
–    Beratungstools – je nach Ausrichtung und Schwerpunkte.“

Wenn diese Komponenten in einer ansprechenden Qualität erworben werden, dann können damit Kosten zwischen 3.000 bis 8.000 Euro pro Jahr verbunden sein. Und genau diese Summen überfordern Einzelmakler oder kleine Maklerfirmen nicht selten.

Daraus ergibt sich die Frage nach Alternativen, die einen Spagat zwischen der gewünschten Unabhängigkeit des Maklers und einem wirtschaftlichen Betrieb seiner Firma möglich machen.

Schritt zur Kooperation kann eine Lösung sein

Ein Landwirt wird genau überlegen, welche Maschinen und welche Software er sich anschafft. Er kalkuliert, welchen Umsatz er mit diesen Investitionen erreichen will. Und wenn sich für ihn der Kauf eines Mähdreschers wegen des zu geringen Ernte-Ertrages nicht rechnet, dann geht er Kooperationen mit anderen Landwirten ein.
 
Überlegen Sie als Vermittler deshalb genau, mit welcher Software Sie welche Ergebnisse für die Kunden und für sich selbst erreicht wollen. Und unterm Strich müssen Aufwand und Nutzen betriebswirtschaftlich stimmen.

Eine gute Beratungssoftware für private Krankenversicherungen ergibt nur dann Sinn, wenn Sie das entsprechende Klientel für Voll- und Zusatzversicherungen haben oder erobern wollen. Wenn dem noch nicht so ist, bietet sich eine Kooperation mit einem Kollegen an, der in dem jeweiligen Segment der Beratung eine Spezialisierung aufweist.

Natürlich bergen Kooperationen zwischen Vermittlern neben den Potenzialen auch Risiken, die es zu beachten gilt. Ein Leitfaden für die Vorbereitung, vertragliche Vereinbarung und Pflege von Kooperationen kann für solche strategischen Partnerschaften hilfreich sein.

Zu den Alternativen gehören aber auch die angebotenen Lösungen von Maklerpools mit und ohne Servicepauschale oder von Servicedienstleistern, die sich über einen geringe Overhead-Courtage vom Geschäft des Maklers finanzieren.

Fazit

Die Möglichkeiten des Einsatzes von Software in kleinen und großen Unternehmen der Versicherungs- und Finanzdienstleistungsbranche sind schier endlos. Immer schneller kommen technische Innovationen, die durch die führenden Hersteller von Betriebssystemen auf der Welt
noch beschleunigt werden.

Fast die Hälfte aller Investitionen in den USA gehen heute in Softwarefirmen. Und das wirkt sich auf die Weltwirtschaft und jeden einzelnen Selbstständigen zwar zeitverzögert aber dennoch unmittelbar aus. Denn mit dem Einsatz von neuer Software steigt die Effektivität in den Betrieben der Mitbewerber und damit der Kostendruck auch auf jedes Versicherungsmaklerunternehmen.

Widmen Sie sich der Information über Möglichkeiten der Steigerung der Effektivität in Ihrer Firma und damit auch der Kostensenkung als ein Thema, das Sie als Unternehmer herausfordert. Ohne die zu Ihnen passenden Software-Systeme werden Sie die Zukunft Ihrer Firma nicht erfolgreich bewältigen können.

Gerne komme ich mit Ihnen zu diesen Themen während der John-Vermittlerfortbildung 2015 ins Gespräch, da an dieser Stelle pauschale Empfehlungen nicht zielführend sind.

Der Satiriker Ephraim Kishon soll einmal gesagt haben: „Computer werden kleiner und kleiner, bald verschwinden sie völlig“. Wer die heutigen Tablets und Smartphones im Blick hat, wird Kishon vielleicht zustimmen.