Die Zeit ist reif für Veränderungen. Das ist mein Eindruck bei Beratungen von Maklern, Mehrfachagenten oder auch Ausschließlichkeitsvermittlern wenn ich Regale voller Akten, oft gut sortiert von A nach B oder nach Jahrgängen sehe. Überquellende Aktenschränke, Hängeregistraturen oder auch speziellen Archivräumen mit Kundenakten.

Manchmal neigt man als Besucher eines Vermittlerbüros dazu zu fragen, ob die Firma zur Aktenvernichtung in diesem Jahr noch nicht da war. Knapp 40 Euro für eine 240-Liter-Tonne verlangen diese für das Schreddern. Natürlich plus Steuer. Doch was hier noch lustig klingt verliert seinen Spaß, wenn so eine Vermittlerfirma oder ein Bestand verkauft werden soll.

Kaum ein Käufer übernimmt ein Lebenswerk in Papierform gerne. Und wenn, dann nur mit Preisabschlägen für die sichere Aktenvernichtung oder auch die Digitalisierung. Das Wort Digitalisierung macht aktuell die Runde, auch wenn jeder etwas anderes darunter versteht.

Das Zauberwort „Digitalisierung“

Inzwischen hat die Digitalisierung auch das Ende der Kette im sogenannten Workflow der Versicherungswirtschaft erreicht. Die meisten Versicherungen haben es schon hinter sich. Die elektronische Speicherung von Daten aus jahrzehntealten Unterlagen, aktuellen Anträgen, Verträgen, Leistungsbelegen und natürlich den Daten der Kunden selbst ist Alltag geworden.

Es wirkt geradezu gespenstisch, wenn die eingehende Post bei Versicherern oder auch sehr modern aufgestellten Maklerunternehmen fast komplett automatisch gescannt und verarbeitet wird. Erst kürzlich konnte ich ein Beispiel für die Effizienz von Texterkennungssoftware nach dem scannen bei einem führenden Maklerunternehmen näher kennenlernen. Manuelle Kontrolle von Courtageabrechnungen, Abgleich von alten oder neuen Policen von Kundenverträgen, manuelles Sortieren von Kunden anschreiben nach Risikomeldungen oder von Meldungen zu Schäden – alles gehört der Vergangenheit an. Das ist komplette Digitalisierung aller wichtigen Teiles des Arbeitsprozesses pur.

Radikaler Umschwung

Innerhalb von rund 15 Jahren gab es in der Wirtschaft im Allgemeinen und bei den Versicherungen im Besonderen einen radikalen Umschwung von analogen zu digitalen Daten. Fast 100 Prozent der Daten und Informationen sind inzwischen nur noch digital, also elektronisch, verfügbar.

Aber außer in vielen Behörden ist bedauerlicher Weise bei Vermittlern von Versicherungen immer noch die Vergangenheit aktuell. Woran liegt das?

Ursachen der digitalen Verweigerung

Die Ursachen der Verweigerung zur Speicherung von Daten auf elektronischen Wegen sind vielfältig. Zunächst wirkt die aktuelle gesellschaftliche Diskussion zum Thema Vorratsdatenspeicherung. Da mischen sich das Misstrauen der Menschen gegenüber der Politik und der Technik ebenso mit den technischen Fähigkeiten von Menschen und Vermittlern in sich selbst.

Diese Unsicherheiten werden durch die juristische Praxis, dass mancher Richter als Entscheidungsgrundlage auch noch ein Stück Papier in der Hand halten will, auch noch gefördert. Also lieber Papier aufheben?

Nicht zu vergessen sind auch die Investitionsmöglichkeiten des einzelnen Vermittlers. Wenn man sich mit Neuabschlüssen und Bestandscourtagen gerade ein regelmäßiges Einkommen erarbeitet hat, dann fallen Investitionen in Hard- und Software in Höhe von mehreren tausend Euro schwer.

Klar, auch die Frage der Generation, des Alters kommt bei manchem Vermittler jenseits der 50 oder 60 dazu. Der Kölsche Grundsatz „Et hätt noch immer jot jejange“ trifft dann ziemlich genau zu. Es ist aber ein Irrglaube, wenn der Vermittler denkt, es geht schon weiter so. Vermittler mit 100 Prozent manueller und analoger Administration werden scheitern.

Erster Schritt zur Digitalisierung

Mangelnde Effizienz im Büro, zunehmender Kosten- und Zeitdruck oder eben auch die Situation eines gewollten oder notwendigen Verkaufs der Firma führen zwangsläufig auf das Thema Digitalisierung. Aber wo anfangen?

Meine Empfehlung ist immer dem „Workflow“ zu folgen und entweder den gesamten Beratungsprozess oder die ersten Abschnitte davon auf Digitalisierung umzustellen. Ein erster Schritt kann die Eindämmung der Papierflut durch technische Lösungen bei der Erstellung von Angeboten sein.

Viele freie Vermittler arbeiten inzwischen nicht mehr mit der Angebotssoftware der Versicherer, denn spezialisierte unabhängige Dienstleister passen viel besser zu Maklern, die bekanntlich per Gesetz stärker im Interesse der Kunden arbeiten müssen.

Wie der volldigitale Beratungsprozess funktioniert, erklärt am Beispiel Innosystems

Ein Beispiel für Anbieter volldigitalisierter Prozesse ist das 1998 gegründete Unternehmen Innosystems. Es gibt Experten für Digitalisierung am Markt, die diese Firma auch als „Erfinder“ der erfolgreichen Umsetzung der Digitalisierung für Maklerfirmen bezeichnen.

Die marktbekannten Online-Vergleichsrechner Sniver für verschiedene Sparten werden inzwischen nicht nur von vielen Einzelmaklern, sondern auch von Versicherern, Dienst- und Serviceleistern sowie Konzeptanbietern genutzt.

Neben den eigentlichen Recherchen zu den Angeboten des Marktes beispielsweise zu Wohngebäudeversicherungen werden ausführliche Vergleiche von bis zu 60 Einzelleistungen vorgenommen. Damit ist der Software-Anbieter aus Inning am Ammersee führend am Markt.

Außerdem werden die notwendigen Unterlagen zur Bewältigung der Informationspflichten des Maklers gegenüber dem Kunden durch deren Vergleichsprogramme gleich miterzeugt.

Thema der Schnittstellen muss gelöst sein

Die erzeugten PDFs zum Angebot und den Pflichtinformationen für den Kunden können in verschiedene Kundenverwaltungsprogramme direkt übernommen werden. Damit bleibt die Papierflut für die herkömmliche Kundenakte gleich Null.

Auch für den zweiten Schritt, die Antragstellung, bietet Innoysytems exemplarisch einen digitalisierten Prozess. Der Papierantrag der meisten Versicherer kann in der Schublade bleiben. Mit Sniver kann der Vermittler selbst entscheiden, mit welchem Verfahren der Antrag gestellt wird.

Der Rest geht schnell. Der Antrag geht an das Versicherungsunternehmen oder an den Deckungskonzept-Partner und dieser verarbeitet dann den Antrag. Die Informationsübergabe an den Kunden kann ebenso per Mail erfolgen.

Mit der Maklerplattform Sniver-Suite kann der Nutzer medienbruchfrei arbeiten und alle Angebots-, Antrags- und Tarifierungsprozesse vollautomisch inklusive elektronischer Unterschrift bewältigen. Der Beratungsprozess ist damit in voller Digitalisierung abgeschlossen.

Aufarbeitung von „Altakten“

Bleibt abschließend die Frage, was man mit den Papierakten machen sollte. Grundsätzlich ist natürlich zu beachten, dass es differenzierte Fristen zur Aufbewahrung von Belegen gibt. Diese gilt es zu beachten.

Dennoch empfiehlt es sich besonders bei einem geplanten oder anstehenden Verkauf die alten Akten digitalisieren zu lassen. Consulting & Coaching Berlin bietet im Rahmen der Beratungsdienstleistungen für Bestandsverkäufe und der Steigerung des Wertes bis zum Verkauf entsprechende Dienstleistungen zur Digitalisierung von Altakten an, die für den Senior-Makler zu einem aufgeräumten Büro und einem Kundendatenbestand auf einer CD oder DVD führen können.

Diese nachträglich digitalisierten Daten können dann meist sehr einfach in das Bestandsverwaltungssystem des Käufers oder Nachfolgers importiert werden.

Fazit

Die Digitalisierung der Prozesse zwischen Makler und Versicherer sowie zwischen Makler und Kunden ist eine technische Revolution mit enormen Folgen für Vermittler von Versicherungen. Der Wandel von „alt“ zu „neu“ ist nicht einfach, aber die Vorteile sind überzeugend.

Die komplette Digitalisierung aller Beratungs- und Verwaltungsprozesse führt zu mehr Effizienz. Mehr Zeit für die Kunden, eine deutliche bessere Qualität bei der Angebotsauswahl und eine zeitgemäße Dokumentation tragen dazu bei, dass die Kosten für Beratung und Verwaltung gesenkt werden.

Und noch ein Aspekt zur Qualität. Die Arbeit für den Kunden und die Zusammenarbeit mit Versicherern wird fehlerfreier. Bei der Erfassung der notwendigen Daten schützen Plausibilitätsprüfungen alle Seiten vor Irrtümern und vor dem Vergessen. Viele gute Argumente um das Thema Digitalisierung endlich anzugehen.