Eigentlich müsste das „Massengeschäft“ in den vergangenen Jahren einfacher geworden sein. Gerade in der Kfz-Versicherung hat der Grad der Digitalisierung ein ansehnliches Niveau erreicht. Immerhin schon zwölf Jahre gibt es die elektronische Versicherungsbestätigung (eVB). Dazu sind digitale Angebots- und Vertragssysteme gekommen, viele Makler bieten den Kunden automatisierte Tarifprüfungen an oder verbinden diese mit neuen Ausschreibungen.
Aber durch die Digitalisierung und das damit verbundene neue Kundenverhalten ist die Arbeit mit Kunden, Portalen und Versicherern schneller und komplexer geworden. Dazu kommt der gestiegene Wettbewerbsdruck durch Vergleicher, Insurtechs und immer neue Start-ups. Kunden haben sich an einen 24/7-Service gewöhnt, der möglichst ständige Erreichbarkeit und eine Flut von „sofort“ zu erledigenden Vorgängen für den Makler bringt.
Wer sich nicht völlig auspowern lassen und dem Druck standhalten will, braucht optimale Geschäftsprozesse, eine gute Arbeitsteilung im Maklerunternehmen und auch ausgeprägte Selbstdisziplin und -organisation. Wer erst in einem Stressmonat wie November anfängt, sich dazu Gedanken zu machen, hat meist schon verloren. So ist auch zu verstehen, dass Vermittler mit mangelnder Selbstorganisation die Situation im November oft nur durch Mehrarbeit kompensieren können.
Um zu einer optimalen Selbstorganisation und einem lebenswerten Zeitmanagement zu kommen, sollte das Geschäftsmodell in Sachen „Massenprodukte“ durchdacht werden. Wie kann ich als Makler dieses Geschäftsfeld, in dem die Margen oft gering sind, so bewältigen, dass es effektiv läuft und die aus dem Kfz-Geschäft versprochenen Kontakte und Services für die Kunden unternehmerisch Sinn ergeben. Befassen Sie sich mit folgenden Spannungsfeldern:
Für jedes dieser Spannungsfelder kommen Sie nicht umhin, sich mit Ihrer eigenen Arbeitsweise und Arbeitsorganisation auseinanderzusetzen. Vom Geschäftsmodell hängen dann auch die jeweiligen Antworten ab, die für eine effektive Arbeit im Unternehmen wichtig sind.
So kann es richtig sein, für das Kfz-Geschäft und die damit verbundenen Servicewünsche, ein oder mehrere Mitarbeiter zu spezialisieren. Somit wird der Inhaber entlastet und kann sich komplexeren oder spezielleren Beratungsthemen zuwenden.
So kann es richtig sein, für das Kfz-Geschäft und einen Self-Service der Kunden das passende Angebotsprogramm auf die Homepage zu bringen, wo der Kunde für ausgewählte Tarife selbst eine Optimierung vornehmen kann. Auch damit kann der Inhaber entlastet werden.
So kann es richtig sein, das Kfz-Geschäft nur für Vollkunden zu erledigen, die alle anderen Versicherungsverträge von A wie Arbeitskraftsicherung bis Z wie Zahnzusatzversicherung zum Vermittler bringen und so den Aufwand für Kfz in ein ausgewogenes und unternehmerisches Verhältnis zu bringen.
So kann es richtig sein, für Kunden mit besonderer Affinität zu günstigen Preisen oder aufwandstarken Kfz-Flotten endlich Servicevereinbarungen zu schließen, die dann auch mit Konsequenz umzusetzen sind.
Auf jeden Fall sollten Sie mit kühlem Kopf die Wirtschaftlichkeit Ihres Geschäftsmodells auf den Prüfstand stellen. In unserem Wegweiser „Neuer Kurs für Maklerunternehmen“ für Jungmakler und Makler, die ihr Geschäftsmodell optimieren wollen, haben wir dem häufig unterbelichteten Thema ein ganzes Kapitel gewidmet. Eine nachhaltige Entwicklung des Vermittlerunternehmens ist ohne Blick auf Aufwand und Kosten, Servicequalität und Vergütung und effektive Beratungs- und Betreuungsmodelle nicht möglich.
Auf Dauer geht es den meisten Menschen am besten, wenn der Arbeitstag, die Arbeitswoche und das Jahr gut strukturiert sind. Dazu gehören regelmäßig wiederkehrende Tätigkeiten und weitgehend feste Zeiträume für bestimmte Tätigkeiten und Abläufe. So wippen wir bei Musik im Takt, lassen uns von rhythmischem Applaus anstecken und nehmen wiederkehrende Übungen im Fitnessstudio gerne auf. So ist das auch bei der Arbeit.
Wer besonders in Stressphasen wie dem Monat November auf solche psychologische Stützen verzichtet und ohne einen bestimmten Rhythmus in den Arbeitstag gehen, bei dem werden sich schnell Überlastungen bis zum Burnout einstellen. Selbst Selbstständige, die noch in die ersten Stunden des Tages mit einem Plan oder einer positiven Routine wie beispielsweise die Runde mit dem Hund gehen, lassen sich durch ungeplante Telefonate, spontane Kunden- oder Mitarbeiteranliegen aus dem Rhythmus bringen.
Was sind die Folgen? Es werden geplante Themen verschoben und das scheinbar eilige Thema (oft nicht eilig und wichtig) zuerst erledigt. So gelangen komplexe Themen nach hinten, Pausen finden nicht statt und der sich sammelnde Arbeitsberg verlagert sich auf den Abend oder das Wochenende. Die Überlastung steigt. Zufriedenheit stellt sich kaum noch ein. Die Qualität der Arbeit und die Stimmung sinkt.
Lassen Sie uns ein Rezept gegen diese Abwärtsspirale anschauen: Fragen Sie sich zunächst selbst, wann Ihre produktiven Phasen im Laufe des Tages sind. Der Biorhythmus der Menschen ist unterschiedlich. Mancher Unternehmer ist morgens besonders kreativ, weil dann das Telefon noch stillsteht. Andere kommen erst im Laufe des späten Nachmittags so richtig in Fahrt. Haben Sie das für sich herausgefunden, kann die Planung des eigenen effektiven Arbeitsrhythmus beginnen.
Kein Mensch kann von morgens früh bis abends spät durcharbeiten. Legen Sie sich deshalb ein Tages-, Wochen- und Monatszeitraster an. Blocken sie Ihre Kreativphasen (Biorhythmus!) für strategische Überlegungen und Entscheidungen sowie komplexe Beratungsthemen. Also: Welcher Zeittyp sind Sie? Danach kommen Zeitblöcke für Rücksprachen und Teamarbeit mit den Mitarbeitern. Erst dann reservieren Sie Zeiten für Mails, Telefonate und Social-Media-Aktivitäten.
Durch einen guten Wechsel der Tätigkeitsarten und auch der Arbeit mit technischen Medien (PC, Laptop, Telefon, Apps, Handy…) geben Sie sich Abwechslung und Ihrem Gehirn einen guten Wechsel zwischen Anspannung, Entspannung und Regeneration. Orientieren Sie sich gerne an den Schulstunden von 45 bis 60 Minuten und räumen sich dann auch entsprechende Pausen ein. Auch der Wechsel zwischen Kommunikation und stiller Arbeit wird Ihnen gut bekommen.
Die Festlegung von Zeitblöcken wird Ihnen bei ausufernden Rücksprachen oder Video-beratungen ebenso helfen wie bei Rücksprachen mit Mitarbeitern. So zieht Ruhe und Ordnung ins Unternehmen ein und Störungen durch dauerhaft klingelnde Telefone werden auf die jeweiligen Telefonzeiten gelenkt! Dies gilt übrigens auch für eine Vorgabe für die Arbeit im Homeoffice. Auch Mitarbeiter brauchen ein „Geländer“ für einen effektiven Wechsel zwischen administrativen Tätigkeiten, der Kommunikation mit Kunden oder Mitarbeitern und regelmäßigen Pausen.
Es ist leider so, dass Selbstständige wie Angestellte oft sogar genügend Zeit haben, diese aber nicht richtig oder ungenügend nutzen. Ursache sind häufig die nicht erkannten Zeitfresser. Diesen Zeitfressern auf die Spur zu kommen, helfen zahleiche digitale oder mechanische Tools.
Bei meinen Beratungen zum Zeitmanagement kommen sowohl digitale Erfassungen von Zeiten und Tätigkeiten als auch einfache Excel-Erfassungsbögen zum Einsatz. Je nachdem, was dem jeweiligen Mandanten mehr liegt. Das allein schon mal eine Woche durchgehalten – und es kommen die unangenehmen Wahrheiten ans Licht. Ähnliches kann man auch bei Telefonaten oder bei Teammeetings so machen, wie wir in einer entsprechenden Checkliste zum Zeitmanagement nebst 5 Anlagen und 100 Zeitspartipps aufzeigen.
Sind die Zeitfresser erkannt, kann man gegensteuern und die Arbeitsprozesse und das eigene Zeitmanagement anpassen. Lassen Sie sich in jedem Fall genügend Zeit für ungeplante und spontane Ereignisse. Planen Sie dann vom Dringlichen zum Wichtigen.
Dann ist Konsequenz gefragt: Durchhalten! Oder um es mit dem Psychologen Martin Krengel zu sagen:
Du kannst die Batterien aus deiner Armbanduhr herausnehmen oder den Wecker kaputtschlagen – die Zeit läuft dennoch weiter. Wichtiger ist, was du mit ihr anstellst.
Gerne stehe ich Ihnen mit verschiedenen Zeitmanagement-Methoden und Tipps zur Seite. Jetzt kommen Sie aber erstmal gut durch den anspruchsvollen November.