Die meisten Versicherungsmakler arbeiten heute mit einem Maklerverwaltungsprogramm (MVP) – und das aus gutem Grund. Systeme wie Professional Works, ABAgenta, Ameise oder vergleichbare Lösungen decken zentrale Branchenanforderungen zuverlässig ab: von der Vertragsverwaltung über GDV-/Bipro-Schnittstellen bis hin zu Vergleichsrechnern und Dokumentenmanagement.
Doch mit zunehmender Digitalisierung und steigenden Anforderungen an Prozesse stellt sich für viele Makler eine neue Frage: Reicht das MVP allein noch aus – oder wird ein ergänzendes Customer-Relationship-Management-System (CRM) sinnvoll?
Die Rolle des MVP: Stabiler Kern für die Bestandsverwaltung
Ein MVP ist in erster Linie darauf ausgelegt, den Bestand zu verwalten und klassische Maklerprozesse abzubilden. Angebote, Policen, Dokumente und standardisierte Abläufe sind hier gut aufgehoben. Gerade für kleinere Betriebe oder Makler mit stark verwaltungsorientiertem Fokus ist ein MVP oft die effizienteste Lösung.
Die Stärke liegt klar in der Branchenspezialisierung: Viele Prozesse sind bereits vordefiniert und müssen nicht individuell entwickelt werden. Das spart Zeit und reduziert Komplexität.
Wo MVP-Systeme an Grenzen stoßen
Mit wachsendem Geschäft oder zunehmender Spezialisierung zeigen sich jedoch typische Grenzen:
- Individuelle Vertriebsprozesse lassen sich nur eingeschränkt abbilden
- Automatisierungsmöglichkeiten sind oft begrenzt
- Lead-Management findet außerhalb des MVP statt (zum Beispiel in Excel oder E-Mail)
- Neue Geschäftsfelder (wie Baufinanzierung, Immobilien, Investments) führen zu Insellösungen
- Marketing und Kundenkommunikation sind selten integriert
Das Ergebnis: Prozesse verteilen sich auf mehrere Tools, Informationen gehen verloren oder müssen doppelt gepflegt werden.
CRM als Ergänzung: Struktur für Vertrieb und Prozesse
Ein CRM setzt genau an diesen Punkten an. Es ist nicht dafür gedacht, das MVP zu ersetzen, sondern es zu ergänzen – insbesondere im Bereich Vertrieb, Kommunikation und Prozesssteuerung.
Ein sinnvoll eingesetztes CRM kann:
- Leads systematisch erfassen und nachverfolgen
- Vertriebsprozesse klar strukturieren
- Aufgaben und Wiedervorlagen automatisieren
- Kundenpotenziale sichtbar machen
- individuelle Workflows abbilden
- verschiedene Tools in einer Plattform bündeln
Gerade die Flexibilität unterscheidet ein CRM vom MVP: Prozesse können frei gestaltet und an das eigene Geschäftsmodell angepasst werden.
Der kombinierte Ansatz: MVP und CRM
In der Praxis zeigt sich häufig, dass eine Kombination beider Systeme den größten Mehrwert bietet:
Das MVP übernimmt Bestandsführung, Angebote und Vertragsverwaltung und das CRM steuert Vertrieb, Prozesse, Kommunikation und Automatisierung.
Durch Schnittstellen lassen sich beide Welten miteinander verbinden. So entsteht ein System, in dem jedes Tool das übernimmt, was es am besten kann. Dieser Ansatz reduziert Insellösungen und schafft gleichzeitig mehr Transparenz im gesamten Betrieb.
Wann sich ein CRM wirklich lohnt
Ein CRM ist nicht für jeden Makler automatisch sinnvoll. Der Einsatz lohnt sich vor allem dann, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind.
Ein CRM wird interessant, wenn:
- mehrere Mitarbeiter im Vertrieb arbeiten
- regelmäßig Leads generiert und bearbeitet werden
- Prozesse standardisiert und automatisiert werden sollen
- Spezialisierungen oder komplexe Beratungsabläufe bestehen
- zusätzliche Geschäftsfelder integriert werden sollen
- ein klarer Wachstumsfokus vorhanden ist
Weniger sinnvoll ist ein CRM, wenn:
- der Betrieb stark verwaltungsorientiert ist
- nur wenige oder keine neuen Leads generiert werden
- Prozesse bereits einfach und überschaubar sind
- keine Kapazität für Systemeinführung und Pflege vorhanden ist
In solchen Fällen kann ein CRM eher zusätzlichen Aufwand erzeugen als echten Mehrwert liefern.
Typische Fehler bei der Einführung
Ein häufiger Fehler ist der Versuch, sofort komplexe Prozesse abzubilden, ohne eine saubere Grundlage zu schaffen. Ein CRM entfaltet seinen Nutzen erst dann, wenn die Basis stimmt:
- Klare Struktur von Kunden, Verträgen und Beziehungen
- Sauberes Datenmodell
- Definition der Kernprozesse
- Erst danach: Automatisierung und Feinschliff
Wer diesen Aufbau überspringt, riskiert ein unübersichtliches System, das später aufwendig korrigiert werden muss.
Welche CRM-Lösungen werden eingesetzt?
Für Makler gibt es eine Auswahl an CRM-Lösungen, die sich je nach Einsatzzweck und Kostengesichtspunkten als unterschiedlich sinnvoll erweisen. Die verbreiteten Lösungen sind:
- Pipedrive
- Hubspot
- Zoho One
- Bitrix24
Fazit: Ergänzung statt Ersatz
Ein CRM ersetzt kein Maklerverwaltungsprogramm – es erweitert es. Während das MVP die stabile Grundlage für die Bestandsverwaltung bildet, schafft das CRM Struktur, Transparenz und Effizienz in Vertrieb und Prozessen.
Ob sich die Ergänzung lohnt, hängt stark vom eigenen Geschäftsmodell ab. Für wachsende, spezialisierte oder stark vertriebsorientierte Makler kann ein CRM ein entscheidender Hebel sein. Für kleinere oder rein verwaltende Betriebe bleibt das MVP hingegen oft die bessere und schlankere Lösung.
Am Ende geht es weniger um die Frage „CRM oder MVP“, sondern vielmehr um die richtige Kombination beider Systeme – abgestimmt auf die individuellen Anforderungen des Maklers.
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Über den Autor
Daniel Seeger war 2016 bis 2025 Geschäftsführer der ZVO GmbH, Onlinemakler für Zahnzusatzversicherung. Seit 2024 ist er Partner bei Tino Scraback Consulting (TSC). Mit Tino Scraback arbeitet Seeger schon seit 2016 zusammen. Die Beiden schauen sich auf Wunsch unverbindlich an, ob ein CRM für einen Betrieb sinnvoll ist – oder ob ein MVP ausreicht. Weitere Infos oder Termine gibt es hier.