Vor dem Griff zum Telefonhörer sollten Vermittler bei der Zielgruppe Heilberufe einiges beachten. © Freepik.com
  • Von Redaktion
  • 14.06.2021 um 14:22
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Einfach unvorbereitet zum Telefon greifen und einen Apotheker anrufen? Keine so gute Idee, meint Heilberufe-Experte Ralf Willms. Mit welchen Strategien Telefon-Termine zum Erfolg werden, berichtet er in seinem Gastbeitrag.

Egal bei welcher Zielgruppe wir anrufen, überall ist gute Vorbereitung elementar wichtig. Reicht bei Gewerbekunden das steuerliche Basisvokabular, ist bei Heilberuflern zudem spezifisches Fachwissen unabdingbar, was nicht heißt, dass wir heilberufliche Ausbildungen genossen haben sollten, doch das hilft ungemein, wie selbst ich als gelernter Zahntechniker immer wieder feststellen kann.

Fangen wir doch mal bei den Apothekern an: Man sollte unbedingt wissen, dass die Apotheker untereinander in einem starken Konkurrenzkampf stehen. Das heißt, man sollte niemals dem Apotheker mitteilen, dass seine ,,Kollegen“ bereits von Vorteil X, Y profitieren.

Der Apotheker hat Präsenzpflicht während der Öffnungszeiten und ist dann meist in seiner Offizin gebunden. Ärzte oder Zahnärzte hingegen in ihren Behandlungsräumen, denn Praxen sind meist zuverlässig voll. Apotheker scheinen also besser erreichbar als die Ärzte. Diesen Irrtum merken Telefonisten aber zügig.

Nur Neugier bringt den Termin

Der Kardinalfehler schlechthin ist ein Telefonleitfaden für alle; jede Teilzielgruppe verlangt ein eigens auf sie abgestimmtes Telefonkonzept. Nach Klaus J. Fink, den bekanntesten Telefontrainer unsere Branche, gilt nur ein Prinzip überall: „Nichts als Neugier bringt den Termin“. Sie professionell zu wecken ist alleiniger Grund für den ersten Anruf. Der angerufene Arzt oder Apotheker muss sofort erkennen, dass er gerade etwas NEUES hört, das ihm NUTZEN könnte. Termintelefonisten müssen also in kürzester Zeit vermitteln können, worum es in exakt diesem Telefonat präzise geht. Mangels guter Vorbereitung gelingt das den meisten Anrufern jedoch nicht.

Mein Tipp: Vor den ersten Anrufen die Besonderheiten der Kammerberufe nachlesen. Auch dafür ist ein neues Exklusiv-Paket vom Versicherungsjournal-Verlag aufgelegt worden (Infos dazu finden Sie rechts in der Seitenleiste). Für Apotheker sind demnach nur die apothekenspezifischen Risiken wirklich spannend. So zum Beispiel die Pharmazierat-Klausel, Retax oder Fehlabgabe Kontrazeptiva, aktuell neue Corina-Risiken oder je nach Alter des Inhabers oder Lage der Apotheke möglicherweise Neuwertersatz, Nachhaftung oder Feuerhaftung. Um nur einige von vielen zu nennen.

Plakative Beispiele helfen

Die Kunst des Telefonisten ist hier die Wahl der plakativsten Beispiele, die genau hier zutreffen (=Gier) und – Achtung entscheidend: NEU – die er so noch nie von anderen Vermittlern gehört hat. Drittens und ebenso erfolgsentscheidend für den gewünschten Terminvorschlag ist natürlich ein Mindestmaß an Zielgruppen-Fachsprache erforderlich, denn der Nutzen muss in „kundisch“ vorgetragen werden, nicht versicherungsfachchinesisch. Dazu ein plakatives Beispiel: Wer zur Arbeitskraftabsicherung telefoniert, sollte über das Verlustrisiko der Approbation kommen – nicht über die Erwerbsunfähigkeitsrente. Zudem sollte er sattelfest sein in den sonstigen Lücken der Kammerversorgung.

Zwei Terminkiller: keine Vorbereitung und falsches Timing

Neben der detailversessenen Vorbereitung, die heutzutage selbstverständlich auch die eingehende Analyse der entsprechenden Webseiten und sozialen Medien beinhalten sollte, ist das Timing die zweite Klippe für erfolgreiche Terminierungsanrufe. Mein Tipp: Streichen Sie alles, was Sie über die richtigen Anruf-Zeitfenster bei anderen Zielgruppen wissen – die Kernarbeitszeit ist bei Heilberuflern tabu!

In Apotheken geht es zyklisch zu. Vor der Öffnungszeit sind die Inhaber meist nicht da. Ab 9 Uhr kommen die Rezeptbesitzer, dann ist „Flut“, wie es Apothekenexperte Michael Jeinsen in seinem Apothekerbuch erklärt. Erst wenn die Akutsprechstunde in den Praxen endet, irgendwann kurz vor Mittag, tritt etwas Ruhe ein. Später, das ist für jede Region individuell zu recherchieren, kommt die zweite Flutwelle mit der Nachmittagsbelieferung. Danach, meist zwischen 15 und 16 Uhr, passt es wieder. Und warum Anrufe danach gänzlich stören, erklärt das Buch auch.

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