Wie Fixkosten im Maklerbüro und im Vertrieb reduzieren?

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Von Martin Kinadeter

Ein Problem, dass jeder Makler zur Genüge kennt: Zahlreiche Regulierungsvorschriften haben den Verwaltungsaufwand aufgebläht, die zur Verfügung stehende Arbeitszeit wird dadurch immer weiter aufgezehrt. Für die eigentliche Kundenberatung bleibt weniger Zeit. Viele Makler beziffern mittlerweile den Verwaltungsaufwand auf bis zu 70 Prozent.

Einige Probleme sind hausgemacht: Eine mangelhafte Büro-Organisation und eine nicht optimale Ausstattung mit IT tragen ebenfalls signifikant zu Zeit- und Reibungsverlusten im Maklerbüro bei. Etwa, wenn bei der Übertragung von Daten Medienbrüche auftreten und Mehrfacheingaben notwendig werden.

Hinzu kommt, dass eine kundengerechte Protokollierung am Ende eines Beratungsvorgangs aus Zeitgründen häufig nicht ausführlich genug erfolgt – ein Problem, das teuer werden kann, denn bei Haftungsfragen benötigt der Berater ein einwandfreies Beratungsprotokoll.Es lohnt sich daher, dass sich Makler intensiv mit den Prozessen in ihrem Maklerbüro auseinandersetzen, ihr Optimierungspotenzial erkennen und systematisch ausschöpfen. Insbesondere wenn mehrere Personen mit im Boot sind, ist eine durchdachte Datenverarbeitung Zeit und Geld wert.

Wo fallen Mehrfacheingaben von Daten an und wie können sie vermieden werden? Wie und wo werden die Daten verwaltet, sind die Zugriffsmöglichkeiten einfach und selbsterklärend? Wo lassen sich immer wiederkehrende Prozesse technisch automatisieren?

Ein Beispiel: Der Berater nimmt die Kundendaten auf und speichert sie, er oder eine Innendienstkraft übernimmt die Daten ins Verwaltungsprogramm, der Berater erzeugt mehrere Angebote und speichert sie direkt zum betreffenden Kunden. Oder: Das Beratungsprotokoll wird aus diesen Vorgängen mit nur wenigen Ergänzungen inklusive aller wichtigen Informationen und Dokumente erstellt. Dabei fallen Mehrfacheingaben in unterschiedliche Bestandssysteme, wie MVP, Outlook, CRM an, die automatisiert werden könnten.

Müssen zudem wirklich alle zeitraubenden Backoffice-Tätigkeiten vom Makler persönlich erledigt werden oder lassen sich etwa Verwaltungsakte, wie das Scannen von Anträgen, Rückfragen des Kunden und von Versicherern sowie die Policen- und Provisionskontrolle kostengünstig an versierte Servicedienstleister outsourcen?

Wer sich diese Fragen stellt und bereit ist, die so erkannten Mankos anzugehen, wird künftig wieder mehr Zeit für seine Kunden haben.

Pfefferminzia HIGHNOON